Кризис, связанный с пандемией COVID-19, надолго запомнится множеству компаний во всем мире. Невозможно оставаться в стороне и не реагировать на глобальные изменения, которые приносит нам новая реальность. Большинство компаний узнали на своем опыте, что такое падение прибыли, сокращение сотрудников, урезание заработных плат и экстренная организация удаленной работы.
Карантин крайне негативно повлиял на производительность и рабочую эффективность сотрудников. С нами согласились многие директора и владельцы компаний, начавшие в экстренном режиме поиски инструментов для организации удаленной работы и автоматизации деятельности бизнеса. С началом карантина многие смогли убедиться в том, что наличие инструмента для управления внутренними бизнес-процессами — это необходимость.
Во всем мире давно говорят, что удаленная работа – это современный тренд. Теперь можно уверенно сказать, что он докатился и до нас. Многие уже забыли утренние пробки, встречи с коллегами за чашкой чая и мягкие офисные кресла.
Изменения приходят стремительно и неожиданно. Многим компаниям пришлось искать нужные диджитал-инструменты и брать их на вооружение в кратчайшие сроки. Но компании, которые имели в своей структуре отлаженные и автоматизированные бизнес-процессы, намного легче адаптировались к актуальным вызовам. Они смогли оперативно и гибко трансформироваться, не тратя драгоценное время на рутинные операции.
Almexoft – это low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота.
Платформа состоит из двух основных функциональных модулей: AlmexECM и AlmexBPM. AlmexECM – это модуль для работы с юридически-значимыми электронными документами с применением ЭЦП. AlmexBPM – модуль автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Также в рамках marketplace Almexoft предоставляет возможность подключить дополнительные модули, например, сервис обмена электронными документами, интеграционный модуль с сервисом «Вчасно» или модуль для автоматизации совещаний и коллегиальных органов.
Almexoft – это инструмент, который позволяет организовать работу в режиме онлайн без потери эффективности и слаженности команд. Оцифрованные бизнес-процессы, система электронного документооборота и инструменты контроля исполнительской дисциплины сотрудников – все это обязательные условия функционирования бизнеса во времена стремительных изменений. И мы готовы поделиться опытом успешной автоматизации на примере компании Moneyveo.
Moneyveo входит в ряды тех компаний, что начали свою цифровую трансформацию заранее, и смогла уверенно выстоять во время карантинных ограничений.
В августе 2020-го ровно год с момента завершения проекта по выбору и внедрению системы. За это время в компании Moneyveo успели почувствовать ее влияние на эффективность бизнес-процессов, а впоследствии и бизнеса.
Moneyveo – это сервис, благодаря которому украинцы решают свои финансовые вопросы. Компания предоставляет инновационные услуги клиентам и обеспечивает при этом максимальную защиту данных и финансовых операций. Она является основателем сферы онлайн-кредитования в Украине и удерживает лидерство на рынке уже более 7 лет.
«Первая позиция на рынке требует пристального внимания к бизнесу и постоянных улучшений. Это можно реализовать только развивая процессный подход в управлении. Именно в рамках данной задачи мы определили одной из целей – внедрение low-code платформы», — говорит Сергей Синченко, операционный директор Moneyveo.
Как в компании Moneyveo происходил процесс выбора системы, и почему отдали предпочтение Almexoft.
Определили основную цель и требования к системе
Вопрос о переходе на систему электронного документооборота лежал в плоскости оптимизации кроссфункциональных бизнес-процессов. Moneyveo стремится обеспечивать прозрачность бизнес-процессов компании, делать их максимально гибкими и повышать их эффективность.
В связи с этим критериями выбора системы были:
1. Простота и гибкость настройки бизнес-процессов.
- Настройка маршрутов бизнес-процессов может осуществляться бизнес-овнером, без необходимости полноценного подключения ресурса узких специалистов из разработки;
- настройка должна быть готова к изменениям, без необходимости перестраивать маршрут бизнес-процесса с самого начала.
2. Функциональность.
Система должна быть укомплектована широким спектром функций для настройки бизнес-процессов (параллельность/последовательность этапов, возможность доработок, возможность поручений и делегирования).
3. Кастомизация и возможность реализации интеграций с другими сложными IT-системами.
В рамках автоматизации бизнес-процессов закладывается необходимость интегрировать систему с другими платформами, поэтому нужна система с открытым API.
4. Дружелюбный интерфейс пользователя.
Система должна быть понятна и удобна для пользователей, бизнес-процессы абсолютно любой направленности должны хорошо «ложиться» в интерфейс для обеспечения универсальности и быстрого переключения пользователя с одного бизнес-процесса на другой.
5. Наличие мобильного приложения.
Обеспечить возможность участникам бизнес-процесса выносить решения, подписывать документы, имея лишь мобильный телефон под рукой.
В качестве партнера для Moneyveo была выбрана платформа Almexoft и системный модуль для работы с юридически-значимыми электронными документами с применением ЭЦП – AlmexECM, так как он отвечал выдвинутым требованиям и критериям отбора.
Разработали и применили итеративный подход для внедрения системы и новых бизнес-процессов
Итеративное внедрение системы в Moneyveo заняло 3 месяца. За этот период:
- развернута система и интегрирована с Active Directory;
- обучены администраторы системы внутри компании;
- автоматизирован первый бизнес-процесс в системе (состоящий из ряда подпроцессов);
- сотрудники, которые входят в число участников первого автоматизированного бизнес-процесса, подключены к работе в системе.
Последующие автоматизации в Moneyveo делаются так же – итеративно, что позволяет при необходимости корректировать вектор автоматизации, вносить доработки меньшим количеством ресурсов, запускать процессы быстро.
На данный момент нами автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящей корреспонденции, согласованию платежей, нормативной документации и ряд других. Мы ежемесячно подключаем новые бизнес-процессы к платформе Almexoft.
Автоматизируем бизнес-процессы, держа фокус на результате
«Если хочешь быть в тренде и занимать первые места на рынке, очень важно знать свой план действий на пути к улучшениям. А улучшения невозможны без анализа текущей картины. Показатели и отчетность – дорога к максимальной эффективности», — коментирует Романа Тимощук, Project Manager.
- Моделируем маршруты бизнес-процессов максимально оптимально, добавляя шаги, осуществляемые системой на основании вводных параметров на старте/в ходе бизнес-процессов.
- На старте автоматизации закладываем показатели, которые будут оцениваться в рамках бизнес-процесса.
- Подключаем аналитические отчеты, позволяющие быстро принимать решения о необходимости вносить изменения, улучшения в бизнес-процессы.
На сейчас Moneyveo имеет инструмент, который помогает видеть эффективность кроссфункциональных бизнес-процессов и понимать, на какие из аспектов стоит влиять, чтобы ее повышать. А это основная задача на пути к непрерывному улучшению.
План Moneyveo – создание большой процессной экосистемы, инструментом для этого являются продукты Almexoft. Внедрив платформу для оптимизации бизнес-процессов и электронного документооборота Almexoft, в Moneyveo взращивается процессный подход в управлении.
Также ознакомится с полным процессом автоматизации вы можете в совместном вебинаре Almexoft и Moneyveo.
В рамках вебинара были затронуты такие темы:
- глобальные тренды цифровой трансформации бизнеса в эпоху пандемии;
- опыт Moneyveo в запуске системы автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
- основные принципы и подходы Moneyveo к автоматизации;
- опыт знакомства, изучения и внедрения AlmexECM;
- kpi и отчетность – ключ к непрерывному совершенствованию любого бизнеса.
Повышенный интерес с которым столкнулся рынок BPM-систем свидетельствует о том, что все больше компаний внедряют процессный подход и подключают системы автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота. Именно с такой активностью бизнеса столкнулись и мы в Almexoft. Все больше компаний хотят обезопасить себя от возможных кризисов, уменьшить риски для своего бизнеса, и быть готовым к новым вызовам современной реальности.
Если вам интересна автоматизация вашего бизнеса вместе с Almexoft — свяжитесь с нами, или закажите бесплатную консультацию у наших специалистов.
Специалист: Снижко Вячеслав.
