Віталій Седлер, СЕО та співзасновник компанії Intellias, у своїй статті розповідає, з якими викликами компанія стикалася через коронакризу, та як їх долала.
12 березня 2020 року чимало українців вперше почали бачити у своїй кухні робочий кабінет, а балкон став місцем відпочинку та усамітнення. Дехто задумався над замовлення зручного крісла, а хтось шкодував, що улюблене горнятко для кави залишилось в офісі.
12 березня в Україні оголосили карантин, незабаром після цього більшість ІТ-компаній перейшли у режим роботи з дому. Відтоді головними для людей та бізнесу стали такі слова як «зміни», «адаптуватись», «нова реальність».
У цій колонці я розкажу, як з приходом карантину ми адаптувались до нових умов реальності в нашій компанії і як коронавірус допоміг нам знайти більш інноваційні рішення в організації роботи.
Карантин — це новий чорний. Невідомо, наскільки довго це лишатиметься актуальним у цілому світі. Пандемія COVID-19 вплинула на розвиток багатьох індустрій, і ІТ-сфера — не виняток. Звичний процес роботи змінився: на період карантину більшість ІТ-компаній перейшли у режим роботи з дому. Постало питання: як адаптувати робочі процеси до нових умов?
До того ж, уже точно зрозуміло, що повністю повернутися у докарантинний режим роботи навряд чи можливо, і нам потрібно розробляти нові практики. Це загальносвітовий тренд: наприклад, більшість спеціалістів Google працюватимуть з дому до 2021 року, а Facebook мають намір перевести половину своїх працівників у віддалений режим роботи на наступні 10 років.
Після впровадження карантину нам важливо було переконатися, що наші спеціалісти почуваються в безпеці, отримують необхідну технічну та організаційну допомогу, а також мають все потрібне для продуктивної роботи.
Окрім цього, ми мали допомогти спеціалістами і менеджерам адаптуватися до віддаленої роботи. Іншим викликом було створити необхідні умови для підтримки емоційного та ментального благополуччя наших команд. Слоган Intellias — ENGINEering by People, тому перехід у віддалений режим роботи ми постаралися зробити по-людськи.
Ми доволі швидко перейшли у режим Work from Home: в березні Intellias перевів понад 96% спеціалістів на роботу з дому, і досі відсоток спеціалістів, які працюють віддалено, доволі високий — офіси відвідують менше 10% загальної кількості працівників.
Окрема команда оперативно надавала віддалений доступ до корпоративної інфраструктури. Вона ж відслідковувала наявність погоджень від замовників та реалізацію всіх заходів безпеки.
Паралельно відділ офісної підтримки збирав запити щодо всього необхідного для роботи з дому: техніки, девайсів, і навіть меблів, наприклад, крісел чи столів. Їм вдалося налагодити чіткий логістичний процес: є потреба — спакували — відправили — отримали — підключили.
На перевезення деякої техніки ми мали отримати спеціальне погодження від замовника. Це — специфічне тестове обладнання одного з наших automotive клієнтів, яке доволі велике, приблизно – метр на метр. В цілях безпеки таке обладнання було застраховане, і перевозилось з додатковими заходами безпеки (пакування в спеціальні бокси та особливо акуратне транспортування).
З початку карантину ми приділяємо особливу увагу онлайн-комунікації, яка б компенсувала нестачу живої взаємодії команд в офісі. Для підтримки корпоративного онлайн-життя ми впровадили низку заходів, зокрема:
- Онлайн-кухня IntelliMornings — ранкові неформальні онлайн-зустрічі, де один з наших працівників чи запрошений гість ділиться чимось цікавим та важливим, а учасники мають змогу це обговорювати. В нас було вже понад 20 таких зустрічей на різні теми, наприклад: як вибрати велосипед, чим гумор допомагає на роботі, особливості кінної їзди як хоббі.
- Щомісячні новини від CEO. Тепер щомісяця працівники дізнаються про те, що відбувається з нашим бізнесом та з ринком.
- Онлайн тренінги, майстер-класи та вебінари. До технічних тренінгів додались ще й вебінари, присвячені ментальному здоров’ю та практикам покращення емоційного стану;
- Yoga-challenge — кількатижневий онлайн йога-марафон;
- Work from Home-чат — чат на всю компанію, де є змога спілкуватись, проводити фото-челенджі та отримувати корисні поради від колег;
- Yammer — корпоративна соцмережа. Карантин пришвидшив її впровадження. Тут ми ділимось новинами, висловлюємо пропозиції, задаємо питання та швидко отримуємо відповіді. Я та інші члени лідерської команди також активно використовуємо цю платформу: робимо короткі апдейти по бізнесу.
Ми щороку святкуємо День захисту дітей і робимо масштабне свято для дітей наших колег. Цього року ми не відмовились від святкування, але воно відбулось онлайн: організували творчий конкурс MiniIntelliChallenge. Діти показували свої таланти, креативність і вигравали призи — розвиваючі ігри.
Загалом, більшість наших робочих процесів стали дистанційними. Серед них — онбординг нових спеціалістів. Нові колеги отримують необхідну для роботи техніку та набір для новачків Welcome Kit через кур’єра — службу доставки або таксі.
Наші support-спеціалісти по телефону допомагають розібратися з усіма технічними питаннями (роздруківку з контактами вкладаємо в коробку з технікою). Всі необхідні посилання, логіни та паролі надсилаємо новачкам у SMS, а зустрічі-знайомства з HR-спеціалістами, командою та менеджером також відбувається онлайн.
За час карантину ми віддалено заонбордили більше 70 спеціалістів. За результатами опитування нових співробітників, середня оцінка ефективності дистанційного онбордингу 9,9 з 10. Тобто нам вдалося організувати HR-процес доволі ефективно.
Цей досвід став у нагоді і з клієнтами: ми консультували деяких з них і навіть ділилися напрацьованою документацією. Змінилася не лише щоденна робоча комунікація, а й процес переговорів з клієнтами. Для однієї з онлайн-презентацій нашому замовнику ми створили графіку офісу і поставили як фон зустрічі. Виглядало ніби команда вже сидить в офісі, який в майбутньому мав би бути офісом нашої співпраці. Це гарно сприйняли .
У дослідженні задоволеності роботою серед спеціалістів Intellias, яке ми провели у червні 2020 року, було питання про повернення в офіси після карантину.
60% співробітників зазначили, що хочуть мати можливість працювати як з офісу, так і віддалено.
Тому в майбутньому ми плануємо впроваджувати гнучкі варіанти роботи, наприклад: 3 дні з офісу — 2 дні з дому або інші комбінації. Це залежатиме від ефективності роботи команд та прийняття нових умов роботи нашими клієнтами.
Для того, щоб забезпечити цю гнучкість, ми розробили підхід IntelliSmartWorkPlaces, який втілимо впродовж найближчих місяців. Він полягає в тому, що всі робочі місця в офісах ділитимуться на три групи:
- Fixed desks — робочі місця, які закріплені за конкретними працівниками. Розраховані для тих колег, хто 100% часу працюватиме з офісу та матиме жорстку прив’язку до технічного обладнання.
- Booked desks — робочі місця, які можна буде зарезервувати, заздалегідь обравши для себе зручний варіант.
- Hot desks — вільні робочі столи, як у коворкінгу, і принцип «сідаєш, де бажаєш».
Робочі місця другої та третьої груп розраховані на тих спеціалістів, які частково працюватимуть з офісу. Ці місця будуть обладнані всім необхідним для роботи, а ввечері після кожного користування їх ретельно дезінфікуватимуть. Також всі співробітники матимуть персональні шафки для зберігання особистих речей в офісі. Для команд, яким треба сидіти разом, ми виділимо відокремлені спейси, де вони зможуть налаштувати цю систему в межах свого простору.
З точки зору бізнесу завдяки такому підходу компанія отримує можливість оптимізувати кількість робочих місць, витрати на оренду, електрику, офісне обладнання тощо. Очевидний мінус для людей — рідше спілкування з колегами, в тому числі, неформальне, але це можливо коригувати. Схожі практики вже випробувані ринком — Deloitte, Microsoft, Credit Suisse, Lego, Citigroup мають подібні кейси.
Загалом ми швидко і легко перейшли у режим роботи з дому. Це означає, що нам буде доволі легко повернутися до роботи в офіс. Але зараз питання не в тому, коли це варто зробити. Питання в іншому: а чи варто це робити взагалі. Для мене очевидним є те, що ми вже ніколи не повернемося в офіс такими, якими пішли з нього 12 березня.
Автор: Віталій Седлер, СЕО та співзасновник компанії Intellias
