Електронний документообіг стає новим стандартом. Звісно, можна продовжувати працювати із паперовими документами. Але якщо раніше це було обов’язково, то зараз є всі законні підстави цього не робити. Це надає можливість економити час на зайві процедури та використовувати менше паперу.
Легальність електронного документообігу (ЕДО) регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», Статтею 9 Закону України № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенням № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».
В Україні діє понад десяток різних систем документообігу, які підійдуть для різних компаній. Редакція AIN.Business зібрала п’ять систем ЕДО, які допоможуть компанії перейти на електронний документообіг.
Передусім вам треба отримати Електронний цифровий підпис підприємця (ЕЦП) або Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це можна зробити в онлайн-кабінеті вашого банку або ж зареєструвати його через сервіси податкової. Далі ви зможете підписувати електронні документи, і це буде прирівнюватися до реального підпису. На сайті будь-якого із сервісів є детальна інструкція, як саме це можна зробити.
Вчасно
Сервіс «Вчасно» розробила українська продуктова компанія EVO (та сама, яка займається розробкою Prom.ua). Він запустився 2017 року. Основною перевагою з-поміж інших сервісів є дуже простий і зручний інтерфейс, безкоштовний план для команд менших за 5 людей та можливість інтеграції із ERP-системами.
«Вчасно» має усю необхідну функціональність як для ЕДО-системи. Він вміє зберігати документи, підписувати їх, зберігати, підбирати контрагентів тощо.
Прайс для компаній від 5 співробітників – 7500 грн на місяць. Також сервіс пропонує допомогу з інтеграцією в ERP та CRM системи, із якими ви вже працюєте.
M.E.Doc
Блог компанії Work.ua розповідає, що сервіс M.E.Doc дозволяє їм вести документообіг із 80% їхніх клієнтів. Вони виявили, що в більшості платників ПДВ уже встановлена саме ця система.
Попри скандал із вірусом Petya, який відбувся 2017 року, M.E.Doc досі залишається лідером ринку електронного документообігу. M.E.Doc має багато сервісів, але основні – M.E.Doc Держава та M.E.Doc Бізнес.
M.E.Doc Бізнес має пробну версію, у якій можна безкоштовно обмінюватися 50 документами на місяць. Повний комплект коштуватиме 1202 грн на рік. Серед клієнтів – Amway, Vodafone, Nissan, Data Group тощо.
Paperless
Цей сервіс розробив ПриватБанк. До 2017 року він називався Папка24.
Головна перевага і особливість Paperless – він повністю безкоштовний. Вміє всю базову функціональність – зберігати документи, підписувати їх та надсилати на підпис.
Для того, щоб користуватися Paperless не потрібно бути клієнтом ПриватБанку, бо кабінет користувача не інтегрований напряму із системою Привату.
Із недоліків визначають те, що Paperless не дозволяє надсилати документи в контролюючі органи.
Deals
Сервіс зовнішнього документообігу Deals входить до портфелю програм консорціуму Intecracy Group. Рішення вміє зберігати документи, підписувати їх, надсилати контрагентам та не потребує інсталювання додаткових програм – усе можна робити через веб-інтерфейс.
Deals співпрацює із великими гравцями, зокрема “Укртранснафтою”, “Нафтогазом”, Prozorro та “Київстаром”. Але підійде і для невеличких підприємств.
Безкоштовний план включає до 50 підписів. До 100 підписів обійдеться вже у 99 грн на рік. до 1000 підписів – у 899 грн на рік, а понад 10 000 підписів – від 5 555 грн на рік.
Document Online
Із 2018 року сервіс Document Online співпрацює із Liga:Report. Функціональність програми схожа на її конкурентів. Також допомагає інтегруватися із існуючими ERP системами, а також об’єднати внутрішній та зовнішній документообіги.
База даних зберігається в Microsoft Azure. Тариф також залежить від кількості підписаних документів. Від 100 – 150 грн на рік. Від 500 – 650 грн на рік. Від 1000 – 1200 грн на рік. А від 10 000 – 9 000 грн на рік.
