З 1 січня 2022 року більшість підприємців мають фіскалізувати свої продажі: не просто друкувати чеки для себе та гостей, а й відправляти їх до податкової. Для цього бізнесу знадобляться реєстратори розрахункових операцій – РРО. Про те, що це таке, як їх вибрати і в чому особливості роботи таких пристроїв, розповідає Ольга Пушко, бухгалтер та податковий консультант компанії з автоматизації кафе та ресторанів Poster.

Ольга Пушко, фото надане автором

Кого торкнеться фіскалізація

Обов’язкова фіскалізація з нового року стосуватиметься ФОП 2-4 груп на спрощеній системі оподаткування, які ведуть розрахункові операції. Тобто отримують оплату готівкою, банківською картою, жетонами, талонами. Сюди потрапляє весь ресторанний бізнес та рітейл, включаючи інтернет-магазини.

Тим, хто отримує оплату виключно у безготівковій формі на поточний рахунок банківським переказом чи через касу банку, РРО не потрібні. До цієї групи у тому числі належать розробники, юристи та інші самозайняті. Повний список ФОП, яким не потрібні РРО, є у статті 9 Закону про застосування РРО.

Які реєстратори зараз є на ринку

Зараз на ринку працюють два типи реєстраторів: фізичні «залізні» реєстратори розрахункових операцій та їх програмні аналоги.

Фізичні РРО працюють на ринку з 90-х років і поділяються на:

  • Касові апарати — кнопкові, по суті, функція калькулятора.
  • Фіскальні реєстратори — зовні схожі на принтери. Вони не можуть працювати самостійно, а підключаються до систем автоматизації (софт для обліку з функціями аналітики, фінансів, бухгалтерії, маркетингу).

1 серпня 2020 року набув чинності закон №128-IX, який дозволив використовувати програмні РРО як альтернативу «залізним».

Програмне РРО — це звичайна програма, яка працює з телефону або планшета і автоматично надсилає дані до податкової хмари.

Тобто з 1 серпня до перших двох фізичних РРО додалися ще такі програмні варіанти:

  • Телефон або планшет + безкоштовна програма від податкової «ПРРосто». Працює на Android і Windows, продукт під iOS ще в розробці. Підійде тим, хто хоче просто відповідати закону «для галочки».
  • Пристрої 3 в 1 від сторонніх постачальників — принтер, термінал із встановленою програмою «ПРРосто» або подібним мінімальним софтом. За функціями вони недалеко відійшли від кнопкових кас.
  • Програмні РРО, інтегровані із системами автоматизації закладів та магазинів. Цей варіант підійде для тих, хто зацікавлений в обліку та контролі бізнес-процесів. Такі системи дозволяють вести повноцінний складський та фінансовий облік, переглядати статистику та аналітику продажів, контролювати крадіжку, запускати акції, отримувати розумні рекомендації.

Кому підійде програмне РРО

Програмні РРО будуть цікаві мікро та малому бізнесу, адже це найпростіший спосіб відповідати майбутнім законодавчим вимогам. Розповім про найважливіші переваги та особливості роботи.

  • Ціна. Фізичний фіскальний апарат коштує 6000–20 000 грн. Ще близько 200-300 грн на місяць коштуватиме обслуговування. Ціна на комерційні ПРРО зазвичай не перевищує 200 грн на місяць. Наприклад, ПРРО від системи автоматизації ресторанів Poster коштує 100 грн на місяць за одну касу.
  • Реєстрація. Щоб почати використовувати фізичний РРО, потрібно укласти договір із Центром сервісного обслуговування, налаштувати та опломбувати пристрій, а також отримати свідоцтво про реєстрацію від податківців. Усе це загалом займає близько п’яти робочих днів. Багато підприємців не хочуть возитися із реєстрацією самі, і віддають процедуру на аутсорс, що ще подовжує термін. Реєстрація ПРРО проходить онлайн і займає пару днів — потрібно завантажити програму, підготувати два документи та зареєструвати підприємство.
  • Строк служби. Фіскальні реєстратори можна використовувати не більше семи років, потім пристрій потрібно міняти. У ПРРО – необмежений термін служби.
  • Підтримка оновлень. Коли щось змінюється у законодавстві, фізичні фіскальники потрібно перепрошивати: привезти/забрати пристрій, отримати нове свідоцтво. За це теж треба платити та ставати у чергу.

Один із наших клієнтів використовує «залізний» реєстратор МІНІ-ФП. Його треба було перепрошити до 1 жовтня 2021 року. Ресторатор подав заявку наприкінці вересня і чекав на свою чергу близько трьох тижнів.

З онлайн-касами таких проблем немає: податкова розміщує актуальну версію на сайті, розробники комерційних рішень оновлюють кожен свій софт. Підприємцям не треба платити за оновлення.

  • Економія місця. Громіздкі фізичні фіскальники ніде поставити в маленьких закладах та магазинах, а ПРРО не займає багато місця — для роботи достатньо планшета.
  • Електронні чеки. Фізичні реєстратори друкують лише паперові чеки. Заклади, які працюють із ПРРО, можуть друкувати чеки на звичайному термальному принтері або надіслати їх електронну версію по смс або на e-mail гостя.
  • Офлайн-робота. На відміну від фізичних РРО, програмні можуть працювати в офлайн режимі. Немає потреби виписувати чеки вручну — як тільки з’являється інтернет, дані автоматично відправляються до податкової.

Поки що не всі комерційні ПРРО запустили можливість офлайн роботи через складнощі з інтеграцією з податковою. У ПРРО від Poster таку функцію запустили у листопаді.

При цьому термін роботи без інтернету у класичних РРО трохи більший — до 7 діб. У ПРРО ця можливість — до 36 годин, але не більше 168 годин на місяць.

Основні проблеми, з якими стикаються зараз розробники комерційних ПРРО та їх клієнти, — це періодичне перевантаження серверів податкової. За словами клієнтів Poster, зараз це буває кілька разів на місяць. У цьому випадку підприємцям потрібно почекати і зробити ще одну спробу фіскалізації чеків за кілька годин.

Який тип програмного РРО обрати

Податкова пропонує чотири типи ПРРО:

  • Стаціонарний — встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за зареєстрованою адресою. Підійде для стаціонарних магазинів та ресторанів.
  • Переносний — зареєстрований на конкретну господарську одиницю (наприклад, автомобіль), але може використовуватись на всій території України на такій господарській одиниці. Підійде для тих, хто працює тільки на доставку та приймає готівку біля порога клієнта.
  • Каса самообслуговування — встановлена ​​на конкретну господарську одиницю і використовується за зареєстрованою адресою, її можна застосовувати без залучення касира (наприклад, платіжний термінал). Підійде для магазинів та фастфуду, де гості можуть сплатити замовлення самостійно на терміналі.
  • Інтернет-торгівля — встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за зареєстрованою адресою, при його застосуванні можна залучати касира. Цей варіант розрахований на інтернет-магазини, які проводять розрахунки через сайт.

Бізнес може не обмежуватися одним типом, а комбінувати декілька типів ПРРО. Наприклад, використовувати стаціонарний ПРРО та касу самообслуговування у закладі фастфуду.

Як зареєструвати програмний РРО. Інструкція

  1. Зареєструйте електронні цифрові підписи (ЕЦП) в Акредитованому центрі сертифікації ключів

Такі підписи потрібно отримати кожному співробітнику, який працюватиме з касовими змінами та друкуватиме фіскальні чеки. Отримати сертифікат ключа можна в “Приват24” або в будь-якому АЦСК на ваш вибір.

  1. Зайдіть в особистий кабінет податкової та заповніть форму № 20-ОПП: F1312002 – для ФОП або J1312002 – для юридичних осіб. Якщо ви заповнювали таку форму раніше, її треба актуалізувати.

Заповніть форму за прикладом:

• Адреса — напишіть фактичне розташування закладу.

• Тип об’єкта оподаткування — можна знайти у таблиці.

• Ідентифікатора об’єкта оподаткування = Тип об’єкта оподаткування + внутрішній номер із 5 цифр. Наприклад: 32200001, де 322 — магазин-кафе та 00001 — внутрішній номер.

• КОАТУУ знайдіть за адресою реєстрації у довіднику.

  1. Встановіть програмний РРО. Тут у різних виробників ПРРО свої інструкції. У Poster досить просто скачати програму ПРРО на комп’ютер або планшет.
  1. Подайте заяву про реєстрацію ПРРО в особистому кабінеті податкової, форма № 1-ПРРО: F1316603 — для ФОП або J1316603 — для юр. осіб.

Заповніть за прикладом:

• Ідентифікатор об’єкта оподаткування, КОАТУУ, назву ГО можна знайти на сторінці у пункті Відомості про об’єкти оподаткування.

• Адреси розміщення ГО — напишіть адресу в такому форматі: країна, область, місто, район у місті — У ВЕРХНЬОМУ РЕЄСТРІ, потім вулиця — у нижньому регістрі. Наприклад: «УКРАЇНА, ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛ., М. ДНІПРО, СОБОРНИЙ Р-Н, вул. Барикадна, б. 16».

• Назва ПТКС — напишіть назву каси. Наприклад: «Каса-бар» або «Каса №1».

• Локальний номер — це порядковий номер кас. Наприклад: «1».

Не заповнюйте Фіскальний номер, тому що податкова надасть його після реєстрації віртуальної каси.

У пункті №5 виберіть Здійснюється, щоб ПРРО не переставав надсилати дані до податкової, якщо у закладі пропаде інтернет.

  1. Отримайте рішення від ДПС щодо реєстрації ПРРО. У відповідь на надіслану форму №1-ПРРО прийде квитанція з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО.
  2. Зареєструйте ключ касира у кабінеті платника податків, форма F1391802 №5-ПРРО. Ідентифікатор ключа суб’єкта можна дізнатися у реєстратора ЕЦП.

Якщо ви вирішили перейти з фізичного на програмний РРО, спочатку потрібно зареєструвати ПРРО, а тільки потім зняти з реєстрації фізичний РРО.

Чи треба чекати, що фіскалізацію скасують

Багато підприємців ще досить чекає на те, що загальну фіскалізацію відмінять чи знову відтермінують. Але обидва законопроекти про зміни до закону про фіскалізацію ще навіть не пройшли перше читання (№5866 від 26.08.2021, №6348 від 25.11.2021).

Тому я рекомендую реєструвати торгову точку, касу та ключі ФОП вже зараз, поки наплив охочих не такий великий. У грудні та в січні сервери податкової будуть перевантажені не тільки через бажаючих підключити РРО, а й через складання декларацій.

Автор: Ольга Пушко, бухгалтер та податковий консультант компанії з автоматизації кафе та ресторанів Poster