Гібридний офіс: як забезпечити віддалену роботу без втрат по ефективності та безпеці даних

2020-2021 роки ознаменувалися всесвітнім переходом компаній та організацій на віддалену роботу. Україна – не виключення. В умовах пандемії коронавірусу, яка все ще триває, роботодавці не поспішають повертати співробітників в офіси одразу після послаблення карантинних обмежень – більшість компаній, особливо в секторі IT, на сьогодні пропонує гібридні умови праці: співробітники можуть самі обирати, працювати в офісі чи з дому.

Здоров’я та комфорт – запоруки ефективності спеціаліста, і кращі роботодавці це розуміють. Але як зробити так, щоб людям було комфортно працювати віддалено, а лавірування між домом та офісом не стало головним болем? 

Hybrid work is a new Black

Ще три роки назад віддалена і гібридна робота не були мейнстрімом. Дозволити своїм співробітникам не ходити в офіс могли тільки просунуті компанії з мінімальною бюрократією процесів. У світі відомим пропагандистом remote є Basecamp – онлайн-сервіс для управління проєктами, а в Україні з перших днів чудово почувала себе без офісу редакція AIN.UA (сьогодні офіс у нас є, але ходити туди не обов’язково). 

Зрозуміло, що і AIN.UA, і Basecamp могли собі це дозволити, адже команди в обох компаній відносно невеликі – до 50 людей. Не порівняти з Facebook, Google або Lenovo, у яких десятки тисяч людей по всьому світу. Але у 2020-му році на віддалений режим роботи довелось перейти і їм. Технологічні голіафи наважились на цей крок через суворий карантин і довели, що це не смертельно. Світ не зупинився, бізнес теж, і навіть навпаки, виріс попри обмеження.

Між тим співробітники відчули переваги віддаленої роботи:

• більш гнучкий графік для виконання роботи;
• немає залежності від графіка 9-18;
• менше контролю зі сторони керівництва, але більша відповідальність за виконання роботи;
• не потрібно витрачати час на дорогу до офісу та назад;
• можна довше поспати зранку, адже не треба збиратися на роботу;
• здоровий спосіб життя вдома підтримувати легше – можна готувати корисні страви в перерві між роботою або робити фізичні вправи.

Але чи не найбільша перевага – працювати можна звідки завгодно. Хочеш – їдь у теплі краї на весь рік, а хочеш – можеш переїхати з міста в село, жити та працювати на лоні природи. Можливості безмежні, був би інтернет.

Лише спробувавши ремоут, люди переосмислили свій підхід до найманої праці. За даними дослідження Lenovo, більшість працівників фіксують кращу продуктивність в роботі вдома і не хочуть повертатися в офіси. Принаймні не в класичному форматі – вони хочуть мати змогу хоча б час від часу працювати віддалено. Ба більше, за даними американської компанії Bloomberg, в США готові звільнятися тільки б не повертатись в офіс.

Для бізнесу віддалена робота також може вилитися в ряд переваг. У першу чергу, це економія на оренді офісу (а деякі компанії після карантину відкрили у своїх офісах коворкінги, щоб монетизувати вільні місця), канцелярії, каві та тістечках для персоналу, прибиранні та інших сервісах. Наприклад, одна з найбільших маркетингових компаній України Netpeak закрила частину своїх офісів і таким чином економить понад $200 000 на рік.

Звичайно, не всі бізнеси можуть дозволити собі повністю перейти на ремоут. Більшість великих компаній на сьогодні пропонують співробітникам гібридний формат роботи: хто хоче – ходить в офіс, хто не хоче – працює вдома завжди або періодично. Так сьогодні влаштовані будні в українських компаніях EVO, Grammarly, Jooble та інших. А великим аутсорсерам гібридний підхід дозволяє зростати зі швидкістю світла – тепер вони можуть винаймати спеціалістів без обмежень по географії, і таку можливість вже оцінили GlobalLogic, N-iX та багато інших.

Але є стримуючі фактори, які заважають багатьом бізнесам впровадити у себе гібридну модель. Це корпоративна безпека даних та забезпечення продуктивності віддаленого співробітника. Хіба можна бути впевненим, що дані компанії захищені на домашньому комп’ютері чи публічному Wi-Fi? І чи зможе людина так само продуктивно працювати з дому, як і з офісу?

Костянтин Безкоровайний – інженер технічної підтримки у компанії Lenovo, запропонував загальний гайд, як облаштувати робочі місця ваших співробітників в офісі та вдома таким чином, щоб не переживати за безпеку та ефективність гібридного формату роботи. Він також розповів, як зробити це з мінімальними грошовими витратами.

Основна вимога від бізнесу до ІТ: «Безпека, надійність, швидкість», та в теперішніх умовах – це ще й зручність роботи співробітника: «Де завгодно та коли завгодно». При цьому «Безпека, надійність, швидкість» повинні залишитись на тому ж високому рівні.

Безпека корпоративних даних на ноутбуці – можлива?

Ноутбук – це передусім переносний пристрій, відповідно, якщо ви виносите його з офісу, з’являються ризики того, що з ним може щось трапитись.

Ноутбук можуть вкрасти випадкові злодії, або викрасти цілеспрямовано для доступу до інформації.

Або, коли дорослі дають свої робочі ноутбуки дітям. Діти зараз настільки швидкі та винахідливі, що можуть використовувати ноутбуки не тільки для перегляду мультиків. Можуть щось так «наклацати», що на наступній зустрічі при демонструванні важливої презентації «повилазять такі картинки» що комусь буде дуже смішно, а комусь дуже соромно. Або використовувати як якийсь допоміжний інструмент, як підставка або дощечку, повірте, фантазії в дітей достатньо. Якусь частину таких випробувань, ноутбуки серії ThinkPad можуть витримати, але, на жаль, не всі.

Для захисту даних продуктів бренду Think, компанія Lenovo розробила апаратно-програмний комплекс рішень ThinkShield, що у вільному перекладі означає «Розумний Щит» (або «Думаючий Щит»).

• ThinkShield дозволяє розділити дані та убезпечити підключення до будь-якої мережі, незалежно від того, знаходитесь ви вдома чи ні. Спеціальна функція контролює з’єднання wifi.
• Lenovo Endpoint Management у співпраці з MobileIro забезпечує конфіденційність корпоративної інформації та сприяє роботі програми BYOD, а також дозволяє компаніям взаємодіяти з працівниками, які працюють віддалено, без шкоди для безпеки компанії.
• Безпека важлива насамперед для даних, що «виносять» з офісу. У ThinkShield інженери передбачили можливість закриття USB-портів, щоб не можна було підключити флешку і переписати на неї дані.
• Якщо у вас ноутбук серії ThinkPad і його вкрали, ви можете заблокувати доступ до даних віддалено. Коли ноутбук знайдеться, буде можливість переписати інформацію, яку ви зберегли.
• Для захисту конфіденційних даних, у випадку, якщо ви відходите від комп’ютера – сесія блокується, а якщо хтось підходить збоку – ви отримаєте сповіщення.
• Якщо ви знаходитесь десь у публічному місці та хтось спостерігає за вами, стоячи за вашою спиною, утиліта Glance: Detection Gaze за допомогою інфрачервоної камери відстежує, чи хтось ще дивиться у ваш екран монітора. Якщо так — відбувається звуження видимості екрану саме для людини, яка підглядає, а користувач бачить все без змін.
• Завдяки технології Windows Hello, ПК розпізнає вас навіть в окулярах.
• Технологія Match on Chip Fingerprint дозволяє замінити введення пароля або PIN-коду на вхід за допомогою легкого та швидкого доторкання до відбитку пальця.
• Аутентифікація FIDO застосовується для контролю облікових даних при відвідуванні таких сайтів, як Facebook або Google, або здійснення платежів через PayPal, Visa та ін.

Обладнання

У сучасному офісі – стаціонарні комп’ютери краще замінити ноутбуками, адже в нових умовах праці важлива мобільність.

«Одним з оптимальних варіантів буде лінійка Lenovo ThinkPad серії T – це ноутбуки підвищеної надійності, розроблені спеціально для бізнесу та інтенсивного використання. Вони мають гарантійний термін експлуатації 3 роки, з можливістю продовження до 5 років, а це вже гарний показник надійності пристрою. Але це зовсім не означає, що після закінчення гарантійного терміну ноутбуки перестануть працювати. Ноутбуки серії Think працюють надзвичайно довго, навіть зараз є старі моделі, які працюють та будуть працювати ще дуже довго. Також завжди важливо зробити профілактичну чистку, для запобігання технічних проблем. Звертатись краще до сервісних центрів за кваліфікованою допомогою», – уточнює Костянтин. 

Для більшої ефективності на робочому місці користувача, окрім ноутбука Спікер рекомендує встановити також док-станцію, додатковий монітор або декілька моніторів та необхідні аксесуари. Повний перелік залежить від того, які щоденні задачі стоять перед користувачем.

«Наприклад, якщо людина працює з зображеннями, великими Excel-таблицями, або у користувача є потреба відслідковувати декілька каналів інформації одночасно, то йому потрібно використовувати декілька моніторів. Це легко реалізувати за допомогою док-станцій», – каже Костянтин.

З допомогою док-станції можна через один кабель під’єднати до єдиної системи одночасно і ноутбук, і зарядку, і 1-3 монітори, і клавіатуру з мишкою, та інші периферійні прилади. При цьому всі дані зберігаються на ноутбуці або у хмарі, а працювати з ними можна на будь-якому з вище перерахованих пристроїв.

«Таким чином, завдяки док-станції в офісі або вдома, ви можете оперувати робочими даними через великі монітори, а якщо знадобиться, наприклад, кудись поїхати, то легким рухом від’єднати від док-станції ноутбук і забрати всю роботу з собою! Не потрібно нічого вимикати, перезавантажувати, копіювати на флешку і потім намагатися згадати, де ж тепер лежать ті файли, з якими ви працювали вчора», – акцентує спеціаліст.

Для ноутбуків ThinkPad компанія Lenovo пропонує док-станції, які зроблять користування пристроєм безпечнішим. А також якісні монітори ThinkVision, які знадобляться більшості ваших співробітників.

Як організувати віддалену роботу і в скільки це виллється?

Організація віддаленої роботи залежить від багатьох початкових факторів, які вже існують у компанії на цей момент:

• обладнання (сервери, роутери та інше);
• програмне забезпечення (бухгалтерія, бази даних, документообіг та інше);
• як реалізовано зв’язок (інтернет, телефонія, корпоративна пошта, конференц-зв’язок та інше).

Кожна компанія унікальна – і не існує єдиної рекомендації для переходу на віддалену роботу.

Можна виділити 3 типи компаній:

1. компанії, яким нічого не треба робити для переходу на віддалену роботу;
2. компанії, які не можуть перейти на віддалену роботу;
3. компанії, які можуть частково перейти на віддалену роботу.

Перший тип – це компанії, в яких вже налаштовано доступ до внутрішніх ресурсів через VPN або через хмарні технології. Наприклад, ідеальний варіант: компанія використовує Microsoft Office 365 Business, тоді співробітникам треба тільки інтернет у будь-якій точці світу. Вся інформація знаходиться на серверах Microsoft та надійно захищена. Корпоративна пошта, спільний доступ до документів, онлайн наради, спільне керування проектами та інші можливості –все це працює з «коробки», потребує мінімального налаштування та підтримки.

Другий тип – це компанії, виробничі процеси яких неможливо перенести на віддалене керування.

Третій тип – це гібридна робота.

Для керівництва, IT-спеціалістів та співробітників компанії – це випробування. Треба вирішити:

• для яких процесів можна організувати віддалену роботу;
• хто з працівників може працювати віддалено, кому треба приїжджати;
• яке обладнання можна налаштувати, а яке треба замінити.

Якщо співробітники можуть працювати вдома, але 1-2 рази на тиждень їм треба приїхати в офіс, а вони ще працюють за стаціонарними комп’ютерами, то краще забезпечити їх ноутбуками. Власний ноутбук працівника навряд чи підійде. По-перше, треба розділяти робочий інструмент з машиною для ігор, розваг тощо. По-друге, на чужому пристрої ваші дані – не такі вже й ваші.

Вартість ноутбука, який має прослужити 3-5 років, а може й більше, в залежності від потужності може починатись від 750$ (21 195, 00 грн) за ThinkPad E14. Також бажано створити «екосистему робочого місця», з монітором та док-станцією. Можна використовувати, наприклад Lenovo ThinkVision E24-28 з камерою та колонками, що підвищить зручність роботи. 

«Зараз практично у всіх компаніях є певна кількість співробітників, які працюють віддалено весь час. Але завжди важливо підтримувати корпоративну культуру та тримати зв’язок із усіма членами команди. Lenovo має відмінне рішення для конференц-колів — ThinkSmart Hub. ThinkSmart Hub 500 – система відеоконферензв’язку, попередньо налаштована для роботи з Microsoft Teams та Zoom Rooms. Це комплексне рішення, яке допомагає командам продуктивніше працювати разом, де б учасники не були, та створює умови, в яких віддалені співробітники почуватимуться так, ніби вони працюють разом із колегами в офісі. Пристрій спеціально розроблений для використання в переговорних кімнатах будь-якого розміру та підтримує функції безпеки ThinkShield», — розповідає спеціаліст.

Чи потрібні таймтрекери для контролю віддаленої роботи?

Найчастіше контроль відбувається постановкою завдань та їхньою реалізацією. Скільки співробітник провів часу за комп’ютером, нікого особливо не цікавить. Творчі чи розумові процеси відбуваються поза комп’ютером.

«Впровадження таймтрекерів призводить до потреби наймати людей, які повинні стежити за дотриманням цих таймтрекерів. А далі з’являться ті, що дивляться за тими, хто дивиться за таймтрекерами – в результаті створюється ще одна ієрархія, ще один відділ. У більшості випадків, у цьому немає потреби», – вважає фахівець.

Коли керівництву це необхідно, тоді можна використовувати таймтрекер. Але масштабного поширення вони не набули.

Висновки

Світ трансформувався та ніколи не буде таким, як раніше. Гібридний формат сьогодні – нова норма, а можливість працювати віддалено вже зафіксована у трудовому кодексі багатьох країн. Серед них і Україна. На сьогодні в секторі IT вже більша частина вакансій пропонують віддалену роботу, інакше можна втратити найкращих кандидатів.

Готовність трансформуватися – запорука успішності бізнесу. Якщо ви вже наважились відкрити для себе новий дивний світ гібридного формату роботи з доступом до найширшого в світі пулу талантів, Lenovo завжди тут, щоб вам допомогти. Компанія Lenovo пропонує комплексні рішення, які допомагають перейти на віддалену роботу або гібридний формат з комфортом та ефективно, не важливо на якій стадії знаходиться підприємство. І про сервіс хвилюватись не доведеться, адже для своїх корпоративних клієнтів, Lenovo пропонуж розширену гарантію: три рівні послуг з різними умовами. Це базовий рівень Carry-in, виїзний сервіс Onsite та Premier Support, а також захист від додаткових ушкоджень – Accidental Damage Protection.