10 причин, що заважають нам бути ефективними

Особиста ефективність — це здатність ставити цілі та досягати їх. Але часто бувають моменти, коли починаєш вигорати і хочеться все кинути. Особливо зараз, коли ми живемо з постійними тривогами та вимиканням світла. 

Марина Маник, коуч та co-Founder освітнього проекту для новачків в IT CharAcademy, спеціально для AIN.UA розібрала 10 основних причин, які заважають бути ефективним в роботі і в житті сьогодні.

Я шалений фанат навчання, вічний студент, багато вчуся самостійно. У рік ковіду, для прикладу, я прошла понад 15 різних курсів.

Хочу поділитися досвідом та розказати про причини, які, на мою думку, заважають бути ефективними не лише в роботі, а і в особистих справах. Ця інформація — одна з моїх лекцій по кар’єрному консультуванню, яку ми розкриваємо у курсі для QA Engineer в CharAcademy.

Для практичності я буду роз’ясняти причину, а потім давати невелике домашнє завдання. Сподіваюся, комусь стане у нагоді.

Ми не мріємо

Можливо, хтось подумає — ну як мрії можуть відноситися і впливати на ефективність? Але я вважаю, що в сучасному світі мрії сильно недооцінені. Тим більше зараз, під час війни, коли все здається чимось не на часі, коли складно говорити про те, що буде завтра. Які взагалі мрії, про що це?

Але якщо у вас немає мрії, то для чого вам бути ефективними, для чого бути заощадливими в часі, для чого пробувати щось нове?

Ви часто згадуєте про свою мрію? І я маю на увазі не рожеві замки, а щось практичне. Мрія — це коли ми думаємо про те, що буде через рік, через кілька років, робочі мрії, особисті. Це те, що дає вам енергію, ресурс, психологічний фундамент, силу діяти. Чого зараз нам дуже бракує. Якщо у вас є мрія, то ви будете шукати варіанти оптимізація часу, у вас буде мотивація стати ефективним. 

Завдання: напишіть список «100 мрій на життя». Так, може здатися, що забагато, але раджу прописати у різних сферах — здоров’я, робота, відносини, розвиток навиків, оточення, фінанси, творчість. За допомогою цього завдання дайте  відповіді на 3 питання: Що я хочу мати? Ким я хочу бути? Що я хочу вміти? З цього починається ефективність.

Ми не плануємо заздалегідь

Тут мені хочеться зробити акцент не просто на плануванні в роботі. Ми часто плануємо робочі задачі, тому що є певна культура, але ми рідко плануємо за межами робочих днів.

Рідко плануємо відпочинок. Приходимо з роботи, і ввечері час проходить хаотично. І це точно про сьогодні, про воєнний час, тому що зараз у багатьох синдром відкладеного життя. 

Завдання: напишіть свої плани, які ви хочете реалізувати після перемоги. Окремо виділіть кроки, які ви можете зробити зараз для реалізації цих планів. 

Ми не розставляємо пріоритети

Пріоритетів, зазвичай, має бути мало. Якщо у вашому списку 20 пріоритетних задач, то це, напевно, не пріоритети, а звичайний список. 

Є «Правило 5 задач». Кожного дня обирайте лише 5 задач на день, проставляйте пріоритети від найважливішої до менш важливої, і не виконавши першу, не беріться за другу. Ось це є виставлення пріоритетів. 

Знову ж таки, я не лише про роботу. Так, ми краще вміємо проставляти пріоритети в роботі, але зовсім забуваємо про пріоритети в житті. Якщо у нас немає пріоритетів, то, я думаю, ви знаєте, що ми будемо робити. Нічого. 

Хочу поділитися цікавим прикладом про те, який злий жарт з нами грає мозок. Уявимо ситуацію — ви прийшли на роботу, виставили пріоритети по робочим таскам, але тут прилітає стороння задача. Наш мозок, тому що задача тільки но з’явилася, посилює її пріоритетність автоматично. Все свіже для мозку є більш важливим. 

Як діяти в такій ситуації? Не починайте робити задачу, а внесіть її в загальний список. В цей момент мозок врівноважить усі пріоритети, і ви побачите картинку загалом.

Завдання: оберіть 1 місце, де будуть жити всі ваши плани і пріоритети на день. Раджу тримати список особистих і робочих задач поряд один з одним, щоб ви бачили як пересікаються пріоритети. До особистих і робочих задач має бути рівноцінний доступ. 

Ми не дотримуємося режиму дня

Коли ми не спимо до 2-ї ночі, потім рано прокидаємося і в результаті не висипаємося, тоді всі плани і пріоритети втрачають вагу.

У нас буквально немає сил виконувати задачі, то про яку ефективність ми можемо говорити? 

Є добові ритми. В певні моменти дня наш мозок і організм в цілому дня працюють краще або гірше. Наприклад, в першій половині дня краще працює короткострокова пам’ять, а в другій половині дня — довгострокова. Тому якщо ви зранку хочете чомусь навчатися, то це буде даватися складніше. Це приклад, загальні речі, але в кожної людини є і свої індивідуальні ритми. Ви маєте відслідкувати, в який режим дня вам краще працюється, щоб в цей час виконувати більш складні завдання.

Приведу чудовий візуальний приклад. У нас є скляна банка і маленькі та великі камені. Якщо ми спочатку складаємо в банку маленькі камені, то великі камені вже не влізуть. Так само і з нашими справами. Якщо ми починаємо роботу з невеликих дрібних задач, то потім не буде сил на велику задачу.

Завдання: врегулюйте режим дня. Кілька рекомендацій: засинайте в той день, коли прокинулись; прокидайтесь в одній і тій самій годині; забезпечте свіжість повітря в спальні, комфортну зручність ліжка і постелі.

Ми не концентруємо увагу

Ми багато відволікаємось. А потім, коли повертаємося до роботи, наш мозок повинен знову згадати, чим він був зайнятий. Таким чином, ми втрачаємо час. 

А коли багато переключень, то ми втрачаємо енергію. Чим більше цього розконцентрування, тим ми менш ефективні.

Сповіщення взагалі вважаю основним фактором розконцентрації. Нас оточує дуже багато сповіщень в смартфоні, на ком’ютері, і в такій кількості відволікаючих факторів важко організуватися. 

Завдання: поспостерігайте протягом дня за собою та випишіть ті речі, які вас відволікають. Зменшіть кількість сповіщень, які приходять вам на телефон чи комп’ютер (впевнена, що більше половини вам не потрібні). Організуйте простір так, щоб він служив вам, а не ви йому.

Ми не складаємо список задач

Списків може бути кілька. Трохи вище я казала про 5 задач на день. А в цьому пункті маю на увазі список задач на тиждень або місяць — що ви будете робити, на чому хочете сконцентруватися.

Також раджу вести списки задач під конкретні проєкти. Наприклад, вам потрібно знайти нову роботу, організувати поїздку, освоїти нову навичку. Заводьте список лише тоді, коли потрібно зробити більше, ніж одну дію 

Завдання: складіть список справ на тиждень, який буде містити як робочі, так і особисті справи. Кожного вечора викреслюйте те, що вже виконали і додавайте те, що з’явилося. Звучить просто, але спробуйте. 

Ми не делегуємо

Може здатися, що делегування властиве лише ТОП-менеджменту та керівнику компанії. Але я знову не лише про роботу. 

Ваша основна ціль — вивільнити час. Знову відштовхуємся від мрії — коли ми розуміємо, для чого потрібно вивільнити час, ймовірність того, що ми делегуємо якісь речі, буде більша. 

Кожної суботи прибираєте вдома? Можливо, дешевше і практичніше для вас найняти прибиральницю або придбати побутову техніку, яка допоможе? Це лише приклад, і таких моментів є багато, де ви можете знайти варіанти делегування. У кожного вони різні.

Завдання: скласти список справ, які ви не любите робити в побуті чи на роботі. Це повинні бути справи, які не ведуть вас до цілей і мрії. Подумайте, кому можна делегувати. Спробуйте делегувати хоча б 1 справу. Пропишіть, що ви будете робити в цей час.

Ми не відпочиваємо

Відпочинок потрібно розглядати в двох форматах. Класична відпустка, коли ми відпочиваємо від роботи довгий період часу, і короткостроковий відпочинок, щоденний. 

Я не лише про те, що ми часто не відпочиваємо, я ще й про те, як ми відпочиваємо. Подумайте про це. Кореляція ефективності і відпочинку дуже пряма. Чим більший період часу ми працюємо без відпочинку, тим більше накопичується втома, яка потім переростає в хронічну. Тоді в швидкому темпі ми не можемо відновити ресурс. 

Особливо актуально це зараз, коли багато з нас волонтерять, більше працюють, коли, нібито, ми не можемо дозволити собі відпочивати. Але людина не може без відпочинку, це факт, нам потрібно робити перерви протягом дня. Без перерв ефективності не досягнути. 

Завдання: спланувати свій відпочинок. Поставити собі в календарі фіксований час на обід та перерви. Не поєднуйте обід з роботою, відкладайте телефон.

Ми страждаємо перфекціонізмом

Done is better than perfect. 

Нам часто здається, що задача недороблена, що можна виконати її ще краще. Недостатньо красива презентація, недостаньо чиста квартира,  але є момент, коли стає достатньо. Хай і недосконало.

Ви поліруєте, допрацьовуєте, але цінність цього полірування вже не є настільки важливою. Основне ви вже зробили. 

Завдання: поставте у плані, який ми проговорили вище, терміни на виконання завдань.

Ми не враховуємо свій час

Час втрачається в деталях. Зранку можна 3 рази перевдягнутися, можна довго думати, хочеш ти каву або ні, безцільно сидіти після обіду. Так, ми від цьго нікуди не дінемося, і наша задача тут — усвідомити цей час, врахувати його.

Завдання: почніть вести трекер ваших справ (записуйте на що і скільки часу ви витрачаєте, щоб мати змогу на це вплинути). 

---

Не думайте, що персональна ефективність має якийсь один великий секрет. Все в деталях, які ви маєте, в першу чергу, побачити, потім проаналізувати, а потім виправити.

На мою думку, персональна ефективність визначається правильно поставленою метою, найбільш ефективним способом роботи, наявністю необхідних навичок, достатньою кількістю внутрішнього ресурсу і відсутністю перешкод.

Автор: Марина Маник, співзасновниця IT CharAcademy