Ліди та бізнес-комунікація. Як стартапу отримати максимум від участі в конференції

В авторській колонці для AIN.UА Ельвіра Жуковська, PR-Lead у Sigma Software Labs, зібрала поради від спеціалістів з організації технологічних заходів і постійних відвідувачів таких подій, які допоможуть максимально ефективно використати свій час і сили та не загубитись у вирі подій. Це друга частина, де зібрали думки неодноразових учасників великих стартап-заходів, які допоможуть вам побудувати ефективну комунікацію та не втратити фокуса у вирі подій.

Переваги та ризики. Як стартапу отримати максимум від участі в конференції — колонка

Як зібрати ліди на конференції

Будь-яка конференція — це не тільки нові технології та велика купа нових знайомств, це ще й ліди, які можуть допомогти вам розвинути свій стартап. Ми запитали в Аліни Пендещук, Business Development Lead у Datrics, про досвід підготовки до конференцій.

Підготовка до конференції — це, мабуть, найголовніший етап, який варто планувати завчасно. Ми обираємо лише ті події, які релевантні нашому трекшену, тобто які принесуть нам найбільше користі, або події, на яких ми з більшою ймовірністю зустрінемо потрібних людей. Ми не відкидаємо можливості відвідати Web Summit, але профільні конференції нам нерідко більш релевантні. Пройдімося найголовнішими етапами:

Забронюйте завчасно зустрічі з цікавими людьми, які будуть присутні на конференції через спеціальний застосунок події або прямий контакт через соціальні мережі. Найгарячіший час — це два-три дні до початку конференції. Так ви отримаєте план дій та зустрічей і будете впевнено за ним рухатись упродовж усієї поїздки.
Відкладіть робочі моменти. У дні конференції присвячуючи весь свій вільний час спілкуванню з людьми на стендах або в спеціально відведених зонах. Проте пам’ятайте, що основний комунікаційний бум відбудеться на сайд-івентах. Не забувайте про те, що це є великою складовою комунікації, хоча й у більш неформальному стилі.
Якщо ви привезли на конференцію стенд або працюєте в складі делегації на спільному стенді, потурбуйтесь про якісне висвітлення вашого бренду. Айдентику, логотип і відеоряд стартапу має бути видно звідусіль.
Замініть паперові візитівки, мерч і роздатковий матеріал на QR-коди з прямим посиланням на LinkedIn, сайт або форму, так вам буде легше одразу законектитись із відвідувачами та всіма зацікавленими особами, з якими ви спілкуєтесь.
Оберіть для себе релевантні сайд-івенти, які хочете відвідати. Там ви зможете налагодити особисту комунікацію з майбутніми клієнтами, партнерами та гравцями ринку.
Фіксуйте кожну корисну зустріч у спеціальному робочому чаті або документі, який доступний вашій команді для швидкого опрацювання лідів. Після кожної важливої розмови запишіть основні моменти: LinkedIn-профіль, короткий опис зустрічі, фото співрозмовника або спільне фото, наступні кроки комунікації.
Долучайтесь до місцевого ком’юніті. Під час планування візиту до іншої країни, міста, заплануйте зустрічі з місцевими клієнтами або партнерами. Так ви зможете легше адаптуватися в місті проведення події та, можливо, потрапити до локального ком’юніті.

Бізнес-комунікація під час конференцій

Аби отримати максимум від конференції, потрібно не лише бути присутнім на самому заході, а й завчасно планувати бізнес-зустрічі з учасниками. Ми поговорили з інвестиційною директоркою Sigma Software Labs Дарʼєю Янієвою про бізнес-комунікацію під час івентів.

Сьогодні підтримувати наявні контакти та будувати нові міжнародні можливості як ніколи важливо. Це відкриває свіжі горизонти для бізнесу та круті перспективи для наших портфельних компаній. Та недостатньо лише бути присутнім у центрі технологічних подій. Окрім усіх порад про підготовку до участі, ми чітко зрозуміли, що вивчення кроскультурних особливостей є ще одним серйозним фактором успіху. Наприклад, прийнятий для більшості європейських подій casual дрескод відрізняється від наповнення валізи для tech-конференції в Маракеші. Важливою є також ваша персональна адженда. Не буде зайвим перевірити локації, формат і запрошених осіб на сайд-івенти в рамках вашої поїздки. Нехтування загальноприйнятими форматами не додасть балів успіху.

Окремої уваги потребує оптимальний час фолоуап-комунікацій. З нашого персонального досвіду, не завжди ефективно відписувати потенційним контактам день у день після зустрічі, а інколи затримка в добу може навпаки справити негативне враження. Перше правило стосується масштабних подій, як-от Web Summit, де графік офіційних і додаткових подій займає повний день за винятком кількох годин на сон.

По-перше, у такому розкладі доволі важко обробити всі контакти ефективно тут і зараз, не кажучи вже про персональні фолоуапи. Але, крім того, є доволі великий ризик втратити мейл серед сотні нотифікацій від networking-app, листів організаторів, нагадувань у календарі і звичайної пошти, яка не припиняється протягом поїздок.

Звичайно, не варто відкладати комунікацію в супердовгий ящик, але обробити контакти протягом бізнес-тижня після повернення має оптимальний вигляд. Водночас після більш камерних подій на 70–100 людей надсилати фолоуапи дуже рекомендовано вже наступного дня. Будьте певні, що обсяг листів буде в десятки разів меншим і, з високою долею вірогідності, масштаб події дозволить домовитись про більш конкретні пункти, що варто додати в подальшу комунікацію. І в цьому випадку не варто втрачати час і зацікавленість, аби продовжити розмову в деталях.

Які конференції варто відвідати в першому півріччі 2024 року

Так, конференцій багато, але не всі можуть похизуватися достатньою кількістю відвідувачів, класним імпактом або ж цільовою аудиторією, яка на них збирається. Ми підготували для вас шортліст конференцій, які варто відвідати в першому півріччі 2024 року:

Latitude59