У сучасному динамічному світі бізнес постійно шукає можливості отримати конкурентні переваги. Здебільшого ці пошуки перебувають у площині цифрової трансформації. Адже навіть незначне скорочення операційного часу чи підвищення ефективності ключового персоналу у масштабах компанії, це можливість бути на крок попереду інших.

Однією із таких «точок росту» є побудова ефективної системи електронного документообігу. За даними останніх досліджень, 46% висококваліфікованих працівників все ще витрачають свій робочий час на опрацювання паперових документів. Фактично половина компаній все ще переповнює електронні скриньки своїх управлінців документами «на підпис», і з часом просто втрачають цей персонал через вигорання. Інші у цей час запроваджують для документів чіткі та логічні правила, звівши до мінімуму час, необхідний для їх погодження. При цьому менеджмент продовжує працювати за призначенням – приймати управлінські рішення.

Тож сучасна система електронного документообігу (СЕД) – це не лише про цифровізацію документів, якими оперує компанія. Перш за все, це про ефективну організацію процесів створення, опрацювання, переміщення, погодження і зберігання електронних документів. Інакше паперовий хаос має усі шанси просто перейти у цифру, і так і не стати упорядкованою системою.

Сучасні тенденції у підходах до організації електронного документообігу

Виклики, пов’язані із пандемією та бажання бізнесу бути мобільним і мати можливість, за потреби, легко релокуватись, безповоротно змінили ситуацію на користь хмарних рішень. Це «закриває» потребу користувачів працювати з документами з будь-якої точки, де є підключення до інтернету, та у будь-який зручний час.

Також впровадження хмарних рішень для СЕД сприяє зменшенню витрат на зберігання документів. Немає потреби витрачатися на власні сервери: достатньо оформити підписку і платити тільки за те, чим користуєшся.

Та чи не найважливішою вимогою при виборі оптимального рішення для організації ефективної системи документообігу є простота в експлуатації та гнучкість у налаштуванні процесів опрацювання документів. Разом з тим, його інтеграція у бізнес-процеси підприємства повинна бути органічною, професійною і працювати на підвищення загальної ефективності.

Проаналізувавши ці тенденції, фахівці SMART business розробили власний продукт – SmartPoint DMS. Його впровадження дозволить самостійно змінювати та налаштовувати процеси погодження документів без специфічних навичок у програмуванні. Достатньо розуміти, який сценарій погодження документів буде ефективним для конкретного бізнес-процесу.

Що таке конструктор процесів у системі документообігу

Простотою і зручністю для користувачів SmartPoint DMS завдячує тому, що налаштування процесів погодження документів тут реалізовано через модуль «Конструктор процесів».

Без прив’язки до системи управління документообігом, конструктор процесів - це інструмент моделювання складних взаємодій у межах бізнес-процесів задля управління ними. У системі управління документами це можливість візуалізації алгоритмів роботи з її об’єктами у термінах і за логікою системи електронного документообігу.

Основні функції конструктора процесів

  1. Створення шаблонів процесів погодження у вигляді графічних схем: конструктор процесів дозволяє створювати шаблони бізнес-процесів у вигляді зрозумілих графічних схем, що спрощує процес моделювання та контроль усіх кроків.

  2. Налаштування ролей на етапах процесу: визначення ролей користувачів та їхніх прав доступу до різних етапів процесу забезпечує контроль та безпеку під час обробки документів. Також це дозволяє чітко розподілити обов'язки та відповідальність серед співробітників. Певна роль у процесі може бути призначена як користувачу, так і групі користувачів. При звільненні/зміні посади достатньо замінити користувача ролі. Система дозволяє виконувати автоматичне перепризначення всіх документів/задач на її нового виконавця.

  3. Моніторинг виконання кроків процесу: конструктор процесів надає інструменти для моніторингу виконання етапів процесів погодження документів. Це дозволяє відстежувати статус завдань та у режимі реального часу розуміти, у кого знаходиться документ і, за потреби, своєчасно реагувати.

Як у SmartPoint DMS реалізована концепція гнучкого налаштування процесів погодження документів без програмування

SmartPoint DMS – повноцінна система автоматизації документообігу, створена на базі SharePoint та Power Platform від Microsoft. Продукт забезпечує можливість налаштувати електронний документообіг компанії у відповідності вимогам чинного законодавства. При цьому гарантує найвищий рівень захисту даних.

На практиці для користувачів – це можливість:

  • Автоматизувати процеси опрацювання документів та заявок за заздалегідь налаштованими шаблонами. Скажімо, вам надійшов договір від постачальника. Щоб його підписав керівник, спочатку має бути погодження за визначеною у компанії процедурою. Але для цього договір не потрібно переміщувати кабінетами відповідальних осіб. Достатньо створити бізнес-процес «Погодження договору», і його опрацювання з’явиться у вигляді задачі у всіх виконавців. Причому це може відбуватися одночасно на кількох етапах чи по черзі, відповідно до визначеної послідовності. Відрядження, відпустка чи лікарняний котрогось із виконавців не затягуватиме процес, адже функціонал рішення передбачає заміщення. 

  • Створити єдину точку доступу до всіх документів із зручним пошуком та візуалізованим процесом руху документів. Для всіх виконавців реалізовано простий і зручний доступ до завдань: достатньо відкрити задачу і виконати її через зручний інтерфейс. Зокрема, у Microsoft Teams, можна працювати з усім функціоналом у єдиному вікні та погоджувати документи безпосередньо з повідомлень.

  • Контролювати виконавчу дисципліну та моніторити завантаженість співробітників, задіяних у погодженнях. Кожен документ супроводжує так звана «картка документа», свого роду супровідний лист. За потреби окрім основного, можна додати й інші файли. Це можуть бути текстові файли, презентації PowerPoint, таблиці Excel. Там же знаходиться вся пов’язана з його опрацюванням комунікація. Також у картці візуалізовано процес погодження і є можливість у режимі реального часу розуміти, на якому з етапів перебуває документ. До того ж, учасники процесу отримують сповіщення в Outlook про всі дії щодо змін в документі чи його статусі. 

Ще декілька важливих моментів, які оцінить управлінець.

Найперше – це можливість фіксувати та переглядати історію змін у документі та бачити, хто саме його редагував, відкривати попередні версії, чи працювати у режимі коментарів.

По-друге, разом з «рольовим» погодженням документів, рішення дозволяє організувати спільне, (так званий паралельний сценарій) опрацювання там, де це доцільно. Це суттєво прискорює процес погодження. 

А ще передбачена можливість генерування супутніх задач, резолюцій, необхідних для погодження. Це може бути перевірка нового документа на його відповідність корпоративним, галузевим чи іншим регуляторним стандартам. Для зручності пошуку кожному документу за заданою маскою присвоюється унікальний штрихкод, що значно полегшує його пошук.

Що на виході?

  1. Підвищення ефективності: конструктор процесів погодження документів допомагає чітко скоординувати роботу відповідальних співробітників. Налаштування різних сценаріїв погоджень, вибір шаблонів і ролей на основі заздалегідь встановлених умов підвищує швидкість обробки документів і знижує ризик помилок через людський фактор.
  2. Копіювання уніфікованих бізнес-процесів: за шаблоном можна створювати нові документи, наприклад, договори для нових контрагентів, або штатний розпис для новоствореного підрозділу.
  3. Гнучкість та адаптивність: конструктор процесів погодження документів дозволяє швидко реагувати на зміни в бізнес-процесах, налаштовувати нові або змінювати існуючі процеси та ролі без необхідності звертатися до розробників. Як результат - швидка адаптація до нових умов та вимог ринку.
  4. Таймер задач: налаштування контролю постановки і виконання задач з подальшим формуванням звітів щодо виконавської дисципліни, що дозволяє вчасно виявляти та усувати відхилення від плану.

Таким чином, SmartPoint DMS - це рішення, яке забезпечує автоматизацію та оптимізацію процесів погодження документів. Продукт дозволяє значно підвищити ефективність бізнес-процесів, у які він вбудований. А ще знизити операційні витрати та покращити контроль обробки документів, забезпечити зручність для користувача. 
  
Штрафні санкції за невідповідність документів нормативним вимогам залишаться у минулому. Можливість швидкого пошуку, віддаленого доступу до документів та запобігання їх втрати сприятиме вашій репутації надійного та відповідального бізнес-партнера. Не кажучи вже про користь для екології завдяки відмові від паперових документів.

SmartPoint DMS - це не лише про програмний продукт. Перш за все, це про додаткову  можливість для бізнесу підвищити свою гнучкість, адаптивність та загальну продуктивність за рахунок ефективної організації одного із невід’ємних бізнес-процесів - документообігу. 

Бажаєте дізнатись більше про можливості SmartPoint DMS та як функціонал цієї системи електронного документообігу допомагає оптимізувати робочі процеси, знизити кількість ручної праці та покращити загальну продуктивність? Замовляйте демонстрацію у зручний для вас час, або отримайте запис демо з останніми оновленнями SmartPoint DMS.