У грудні 2023 року в Україні запустили Державний оператор тилу (ДОТ) — агенцію, що забезпечує майнові потреби Збройних сил: харчі, одяг, пально-мастильні матеріали, медичне майно. При цьому на оператора поклали задачу забезпечувати прозорість закупівель.

До створення агенції потреби збиралися в старих електронних системах, до яких часто виникали безпекові питання. Також застарілі способи роботи із запитами з військових частин вимагали багато часу для обробки, тому ДОТ розробив IT-продукт — систему DOT-Chain, куди перенесли всі дані про майно на балансі ЗСУ.

Розповідаємо, що відомо про роботу ДОТ, як створювали DOT-Chain, як система має працювати та як тестували продукт.

Як в Україні зʼявився ДОТ

Під час повномасштабного вторгнення закупівля майна для армії давала простір для корупції. Взимку минулого року стався один із найгучніших корупційних скандалів в Україні після 24 лютого: тоді зʼявилась інформація, що Міноборони закуповує харчі для військовослужбовців у двічі-тричі дорожче, ніж у столичних магазинах. Так, курячі яйця Міністерство оборони закуповувало не за тодішньою ринковою ціною — сім гривень за штуку, а у понад два рази більше — по 17 гривень за одне яйце.

Крім цього, у січні 2024-го правоохоронці затримали родину Гринкевичів, Ігоря та Романа, й згодом ще трьох осіб, підозрюваних у кримінальному провадженні про розкрадання на закупівлях Міністерства оборони. Львівському забудовнику, бізнесмену Ігорю Гринкевичу повідомили про підозру у зв'язку зі створенням злочинної організації для протиправного заволодіння бюджетними коштами. Для цього, за даними слідства, бізнесмен уклав договори з Міноборони на постачання неякісного військового одягу на понад 1,5 млрд грн.

ДОТ утворився як відповідь на корупційні схеми в оборонних закупівлях, пояснює AIN Альона Жужа, експертка з цифрової трансформації державних закупівель і постачання. 

Альона Жужа, експертка з цифрової трансформації державних закупівель і постачання. Фото: Facebook Alona Zhuzha

«Зараз ДОТ — це агенція при Міністерстві оборони України, що забезпечує нелетальні потреби ЗСУ за трьома напрямами: харчування, пально-мастильні матеріали й речове забезпечення (одяг та амуніція). У майбутньому будуть враховуватися потреби й в інших напрямках. Річний бюджет ДОТ — 96 млрд грн», — говорить експертка з цифрової трансформації державних закупівель.

За словами заступниці міністра економіки України Надії Бігун, ДОТ також став підтримкою для українських виробників — так, у грудні минулого року 23 українські компанії, що працюють із ритейловими мережами, вперше взяли участь у тендерах на закупівлю речового майна для Збройних сил України. 

Директорка з управління портфелем проєктів Державного оператора тилу Вікторія Виноградова пояснює, що частка бюджету, що виділяється на забезпечення ЗСУ, є найбільшою, а отже залучення українських виробників «підтримує економіку країни й розширює конкуренцію на торгах, що дозволяє досягати значної економії державного бюджету».

Як раніше постачали продовольство в армію

До старту роботи Державного оператора тилу і запровадження системи DOT-Chain закупівлі проводились безпосередньо Міністерством оборони України. Міністерство укладало угоди про постачання до певного регіону, за якими військові частини напряму замовляли харчі та питну воду у постачальників. Це відбувалось у приватній, ніяк не врегульованій комунікації (наприклад, у чаті у Viber).

Як наслідок, закупівлі існували локально, і на центральному рівні не було повної інформації щодо замовлень, а отже, неможливо було переконатись у тому, що товари, вказані у фінальних документах про прийом товарів, відповідали заявці. 

«Це було полем для маніпулювання, тому, коли команда ДОТ почала постачати продукти харчування, для нас було принципово централізувати оформлення заявок на постачання. Коли ми почали над цим працювати, — говорить Альона Жужа, — Стало зрозуміло, що неможливо якісно контролювати цей процес без відповідного ІТ-рішення».

Що таке DOT-Chain

Раніше паперові процеси забирали дуже багато часу й вимагали значних операційних ресурсів команди ДОТ, кажуть в агенції. Забезпечення ЗСУ повинно бути безперервним, тож новостворена агенція мала працювати з тією системою закупівель, яка існувала. Альона Жужа згадує, що на початку створення ДОТ за кожним працівником із різних відділів були закріплені постачальники та керівник з матеріального забезпечення, й комунікація між ними відбувалася щоденно. У випадку затримок документів між учасниками процесу доводилося піднімати великі бази й шукати необхідні папери, оскільки єдиного реєстру обліку не існувало.

Приклад створення заявки у системі DOT-Chain. Скріншот наданий командою ДОТ

Аналогічно складною була ситуація й у керівників з матеріального забезпечення при військових частинах, їм доводилося опрацьовувати близько 30 000 документів щотижня, — а це складало значне операційне навантаження на військові частини. 

«Система ефективна тоді, коли вона реагує на виклики, ідентифікує власні недосконалості та завжди готова до змін. Тому рішенням стало створення DOT-Chain, ІТ-системи, яка змінила забезпечення ЗСУ», — пояснює експертка.

Діаграма, яка ілюструє закриття потреб військових частин. Зображення: Facebook DOT - Державний оператор тилу 

З появою системи вдалося спростити процеси закупівель, стверджують в агенції. Зараз заявку на постачання оформлює керівник з матеріального забезпечення військової частини через ДОТ. Постачальники привозять продукцію, яку замовила військова частина. Є каталог продуктів (360 позицій). З них керівник забезпечення обирає продукти на добу на кожного військового. Також у системі є функціональність електронного документообігу — видаткові накладні та акти.

Хто розробляв DOT-Chain

IT-систему розробили силами внутрішньої команди ДОТ, а також декількома розробниками, яких залучив проєкт спеціального радника з питань оборони Великої Британії. Залучити зовнішніх консультантів коштувало донорам 79 540$. Окремо державні кошти не використовувались, стверджують в агенції. 

«Якщо говорити про розробку повного процесу від подання заявки до підписання акта приймання товару — то це близько пів року разом із впровадженням та побудовою КСЗІ (комплексна система захисту інформації), що дуже швидко для системи такого рівня», — пояснює Альона Жужа.

Від початку розробки до першої готової версії, та потім до тестування військовими минуло приблизно півтора місяця. 

У тестовій експлуатації систему впровадили у всіх військових частинах України. В агенції стверджують, що після тестування отримали достатньо хороших відгуків, зворотного зв'язку й всі побажання щодо покращення врахували.

«Ми отримуємо зворотний звʼязок від військових частин у постійному режимі. Для цього є кілька форматів — агенція проводить регулярні навчання для керівників із матеріального забезпечення, де мають можливість чути їхні коментарі. Також для збору відгуків існує чат із керівниками з матеріального забезпечення. У DOT-Chain також є сервіс-деск і колцентр, тобто керівник із забезпечення, користуючись системою, може одразу надавати зворотний зв’язок: що зручно/незручно або чого не вистачає», — пояснюють в агенції.

Відповідно до побажань користувачів агенція формує беклог задач із розробки. Зазвичай запити частин стосуються зручності користування системою. Частими є побажання щодо конвертації документів у форматі pdf чи щодо створення додаткових фільтрів. Йдеться насамперед про фільтри, за якими продукція розподіляється на категорії, наприклад, овочі, фрукти, м'ясні вироби, молочні продукти. 

Тестування та покращення DOT-Chain 

У коментарі AIN помічниця керівника забезпечення однієї з військових частин ЗСУ, яка побажала залишитись анонімною, розповіла, що не знає, чи всім військовим частинам дали можливість тестувати функціонал системи. «Нас просто поставили перед фактом, що з сьогоднішнього дня ми подаємо заявки через ДОТ», — пояснює вона.

Приклад створення замовлення у системі DOT-Chain. Скріншот наданий командою ДОТ

На початку, згадує співрозмовниця редакції, система не була адаптована для масової подачі заявок. Оскільки управління бригади подає замовлення за себе і за підпорядковані їй частини, існує потреба надсилати щонайменше шість-сім заявок за раз. А в одному замовленні на одну військову частину може міститись 60-80 позицій. При цьому військова зазначає, що незручності створювала необхідність вручну вносити значну кількість позицій для кожної заявки.

«В армії вистачає рутинних задач, тож спочатку систему сприйняли вороже. Але команда ДОТ оперативно реагувала на наші пропозиції та скарги, і через досить короткий час (в межах одного спринту) з’явилась можливість завантажувати заявки у форматі JSON, що значно полегшило процес», — каже вона.

На думку військовослужбовиці, було б корисно, якби існувала система заохочення за виявлення та виправлення помилок у системі. Так, військова частина нашої співрозмовниці долучилася до покращення системи та просила внести такі оновлення:

  • додати фільтри до категорій продукції;

  • покращити пошук за назвою підрозділу;

  • створити єдиний інформаційний портал для зручного доступу до угод і каталогів із цінами;

  • додати можливість масового завантаження поданих заявок.

«Дещо з цього вже виконано, інші пропозиції перебувають у черзі на виконання. Мені важко судити про пріоритетність наших пропозицій, оскільки немає повного розуміння цілей команди ДОТ і викликів, з якими вони стикаються. Проте на важливі прохання реагують оперативно. Якщо у мене є ідея або побажання, достатньо описати її менеджеру, який веде нашу частину. Також можна оформити тікет у Jira [продукт для керування проєктами та відстежування помилок. — Ред.]», — зазначає помічниця керівника забезпечення військової частини. 

Наша співрозмовниця ділиться, що підтримує спробу ДОТ цифровізувати процес замовлення, звірки отриманих продуктів із постачальниками та документообіг. «Зараз майже кожного тижня між постачальниками і військовими частинами курсують посилки з 4-5 кг паперу — це акти приймання та видаткові накладні. Паперові документи не можна аналізувати ефективно, а відсутність аналізу унеможливлює виправлення помилок і розвиток. Тому важливо, аби зміни можна було інтегрувати в наявні процеси та програмне забезпечення ЗСУ. Наразі ми очікуємо можливість подачі рекламацій в онлайн-режимі — це важлива функціональність», — каже AIN військовослужбовиця.

Вона додає, що хоче, аби ДОТ більше комунікував з військовими частинами, частіше проводив зустрічі, оскільки «не все, що працює в цивільному житті, підходить для армії». 

«Було б корисно, якби ДОТ створив сучасні меню-розкладки або рекомендації для їхнього складання, адже з новими угодами знизилась калорійність продуктів, і важко дотримуватись встановлених норм витрат на одного військовослужбовця при підтримці калорійності 3500 калорій на добу», — резюмує співрозмовниця. 

Чи був спротив впровадження DOT-Chain із боку корумпованих командирів

За словами команди ДОТ, агенція стикалася із сильним опором, оскільки нова IT-система заводить процес замовлення і постачання продуктів харчування в електронну систему, що значно прозоріше за паперові чи приватні домовленості в месенджерах.

«Система забезпечення ЗСУ зазнає такого масштабного реформування вперше за 33 роки незалежності. Усі залучені до неї гравці свідомо чи несвідомо чинять опір. Йдеться не про відсутність мотивації до змін, а про інстинктивний опір новому та незвичному. Зокрема, військова спільнота не звикла до диджиталізації армії. Будь-яка спроба цифровізувати процеси на старті стикається з опором», — підкреслює Альона Жужа, експертка з цифрової трансформації державних закупівель і постачання.