Впровадження ERP для ІТ-бізнесу на певному етапі розвитку компанії стає наріжним каменем для масштабування. ІТ-компанії працюють на глобальному ринку, мають команди в різних офісах, традиційно використовують багато різних систем всередині організації для управління процесами. Отже, ERP-проєкт для таких організацій — це завжди виклик.
В авторській колонці для AIN Віталій Курдюмов, співвласник ІТ-консалтингової компанії Clarity Ukraine, поділився власними спостереженнями щодо безпосереднього використання ERP-систем серед ІТ-компаній або намірами такого впровадження.
Для успіху такого проєкту важливо окреслили бізнес-цілі, заради яких впроваджується система, а також проблеми в поточному стані речей, які майбутня система має вирішити. Це дозволить консалтинговій команді та самій компанії мати мету й розуміння, навіщо відбувається проєкт. Надважливо — готувати команду. Люди мають бути лояльними до змін, а ще краще — рушіями цих змін. Вмотивовуйте команду проактивно рухати проєкт, готуватися до зустрічей, вивчати проєктну документацію та проходити тренінги. Тоді перехід на нову ERP-систему буде м’яким і результативним для компанії.
Навіщо ERP-система ІТ-компанії
Якщо говорити про ERP-системи загалом, то, з одного боку, системи цього класу надають компаніям певні переваги — більш цілісну картину прибутковості бізнесу, запроваджують принципи аудійованості облікових даних, знижують ризик «людського фактора» при обліку, надають більшої контрольованості. З іншого боку, широко відомо, що впровадження комплексних ERP-систем є досить складною задачею та потребує від компаній визначення власних вимог до обліку та наявності кадрових і фінансових ресурсів.
Такі характеристики ERP-систем можуть не дуже в’язатися з самим характером IT-компаній, які часто починають свій шлях як стартапи, і довгий час свого життя залишаються в такому стані. Для багатьох IT-компаній мати гнучкість в обліку і звітності, не ускладнювати процеси власного бізнесу та загалом обходитися мінімальними інструментами часто є свідомим рішенням, яке фактично заміщує необхідність використання комплексної ERP-системи. А втім, у певний період свого життєвого циклу компанії таки вирішують впровадити ERP-систему. Перш ніж відповісти на запитання, чому так стається, подивімось, яка зараз ситуація з ERP-системами в компаній з IT-бізнесу.
Який стан обліку в ІТ-компаніях зазвичай
Звісно, усі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться за допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно безплатні та доволі прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники.
У більших гравців, що давно на ринку, питання з ERP може бути вирішене. Нерідко вони впроваджували такі системи власними силами, бо мали власну ERP практику та in-house команду. Наприклад, EPAM є історично потужним партнером SAP, тож компанія впровадила і давно використовує саме цю ERP. Ciklum свого часу обрав Microsoft Dynamics NAV (тепер Dynamics 365 Business Central) і після впровадження започаткував цю ж практику в себе. Хоча з часом її припинив, але система залишилась і досі служить компанії.
Що ж спонукає IT-компанії залишити стартаперський запал, полишити гугл-таблиці з вірним QuickBooks і вирушити у складну мандрівку ERP-проєктом? Базовою причиною є масштабування бізнесу.
Як ERP допомагає ІТ-бізнесу зростати
Річ у тім, що зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках — збільшується людський ресурс, з’являється більше замовників, відповідно ускладнюється організаційна та юридична структури. Вчора це була одна юридична особа в одній країні, сьогодні — це кілька компаній у різних юрисдикціях. Архітектура взаємодії зі співробітниками стає нетривіальною — частина членів команди може бути штатними співробітниками, частина — контракторами, і, зважаючи на кількість юридичних осіб, збільшуються ланцюжки розрахунків із персоналом. На це накладається валютний облік із курсовими різницями.
Також сценарії отримання виторгу виходять на новий рівень. Коли йде мова про IT-компанії, умовно їх можна поділити на дві категорії — сервісні та продуктові. Це впливає на облікову політику і на вимоги щодо функціоналу ERP-систем. Хоча в багатьох аспектах потреби в цих двох категоріях компаній однакові.
Особливості обліку в ІТ-компаніях
Для сервісних IT-аутсорсингових компаній актуальним є облік годин (або інших одиниць виміру — дні, місяці, вартість команди), які продаються різним замовникам від різних джерел. Наприклад: є проєкт із німецьким клієнтом, гроші з якого отримує німецька юридична особа компанії, а залучаються на проєкт кілька фахівців з інших юридичних осіб компанії, дехто як штатний співробітник, дехто як контрактор. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і перепродує кінцевому замовнику.
У такому сценарії потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси з ланцюжка для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців у загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина — контакторами. У цьому досить типовому прикладі переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і ви бачите одну зв’язку «проєкт клієнта — надані послуги». Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб у цьому проєкті потрібні, аби мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.
Для наведеного прикладу потрібно автоматизувати всі ланцюжки перетворень одних транзакцій в інші і водночас мати інструмент для відображення внутрішньохолдингових операцій (intercompany) і побудови консолідованої звітності. Тобто при формуванні фінансової консолідації щодо холдингу операції між власними компаніями мають бути коректно прибрані, і наглядова рада та акціонери отримають достовірні консолідовані фінансові звіти. Звісно, таким чином побудована система вимагає менше часу зовнішніх аудиторів і скорочує витрати на аудит, що є додатковою перевагою використання ERP-системи.
Схожа історія з продуктовими IT-компаніями. Неважливо, що є продуктом — програмне забезпечення (якийсь застосунок) або пристрій чи обладнання. Продаж продукту відбувається в багатьох каналах (мерчантах), і постає питання обліку доходів у розрізі різних юридичних осіб з різних країн і локацій, в різних валютах. До того ж система має зручно забезпечити облік доходів для різних типів продажів — від звичайного ціноутворення, типового для виробника/дистриб’ютора обладнання, до схем підписок, якщо йдеться про продаж ліцензій.
Складна та насичена ІТ-екосистема
Додатковим викликом для реалізації впровадження ERP-системи в IT-компаніях стає інтеграція з іншими системами. Серед поширених інтеграцій:
- Отримання даних про облік годин співробітників — це можуть бути трекінгові системи власної розробки, або системи на кшталт Jira та Azure DevOps.
- Маленькі системи локального обліку, можливо такі, в яких працюють бухгалтери на аутсорсі в деяких віддалених офісах.
- Платіжні та банківські системи. А також інтеграція з маркетплейсами, через які продають власні додатки IT-продуктові компанії.
- Інші системи, наприклад, управління персоналом та CRM.
Список не вичерпний. Методи інтеграцій також. Важливо, щоб нова ERP-система підтримувала сучасні (а іноді і не дуже, якщо є вимога побудувати інтеграцію з якимось доволі давнім рішенням) методи обміну даними.
Як впровадити ERP, що релевантна вашим потребам
Як бачимо, потужна ERP-система має беззаперечну користь, коли IT-компанія виходить на певний масштаб. Варто зазначити, що складність і тривалість проєкту впровадження прямо пропорційна готовності компанії до чіткого формулювання принципів обліку. Це дає більшу динаміку проєкту. Саме впровадження ERP-системи можна розглядати як певного роду аудит власних бізнес-процесів та облікової політики. У цьому також варто розгледіти цінність проєкту.
Наприкінці, хочемо навести універсальні поради, якщо ви є на порозі вибору нової ERP-системи:
Щодо вибору певної ERP-системи. Сприймайте її, як таку, з якою вам доведеться працювати багато років. Чи є за нею надійний вендор, чи є достатньо фахівців на ринку, чи присутній цей продукт в інших країнах, чи містить у своїй базовій поставці перелічені функції: фінансова консолідація, можливість поєднати локальний і управлінський облік, облік проєктних робіт з різними ставками часу, можливість білінгу підписок тощо. Чи легко система модифікується та які є показники масштабування, якщо говорити про великі обсяги транзакцій?
Уважно придивіться до команд партнерів із впровадження, з якими плануєте виконання проєкту. Отримайте відгуки, бажано з ринку власними незалежними джерелами. Гарною ідеєю буде створити сценарій/приклад демонстрації та попросити партнера налаштувати такий приклад і показати вашій команді. Також бажано, щоб від партнера показ демо робив фахівець чи група, яка буде безпосередньо брати участь у майбутньому проєкті, а не просто крутий преселер. Звісно, взагалі чудово, якщо знайдете команду, що вже мала досвід подібних проєктів саме в ІТ-сфері і схожому бізнес-домені.
Насамкінець, підійдіть ретельно до формування обсягу проєкту. Коли створюється оцінка майбутнього проєкту, вартість і тривалість, важливо мати адекватне уявлення щодо того, які вимоги є зараз. І це уявлення потрібно передати партнеру з впровадження. Гарним кроком тут буде витратити трохи додаткового часу та бюджету на мініпроєкт з діагностики (так званий Discovery або пілот). Це допоможе більш чітко розрахувати ваш майбутній обсяг проєкту, ви отримаєте реалістичну оцінку та зважено поставитесь до підготовки ресурсів — власної команди та бюджету на фінансування проєкту.
За даними тогорічної статистики, українська IT-спільнота генерує 4,5% ВВП України та становить 12% в загальному експорті. У нашій практиці значно побільшало запитів на впровадження ERP саме від ІТ-сегменту, а це означає, що IT-компанії у своєму життєвому циклі виходять на той рівень масштабу, який потребує ERP-систему. Цей тренд зростатиме і попит на фахові команди з імплементації ERP також збільшуватиметься. Саме тому варто планувати завчасно як бюджет, так і внутрішню та партнерську команду, щоб майбутній проєкт рухався відповідно до погодженої вами дорожньої карти. Отже, я сподіваюся даний матеріал стане в пригоді тим, хто планує впровадження бізнес-софту наступного року, та вже зараз прагне якісно підготуватися.
