Концепция списков задач предполагает, что человек выполняет все поставленные задачи и пользуется списком регулярно. Многие этого не делают, но колумнист Fast Company Арт Маркмен считает, что даже в этом случае списки задач развивают память, помогают продуктивности и превращают абстрактные задачи в конкретные. Редакция AIN.UA приводит перевод заметки Маркмена.
Долгое время я противился спискам задач. Мне хотелось гибкости — я считал, что список задач предполагает выполнение конкретных действий и строгое следование плану. В конечном итоге, я сдался. Чем сложнее становилась работа, тем важнее оказалось вести хоть какой-то учет.
Я даже начал добавлять события в календарь. Другими словами, я стал планировать свою жизнь. Оглядываясь назад, я понимаю, что в ведении списков задач есть и психологические преимущества. Даже, если вы не выполняете поставленные задачи.
Запись заданий облегчает работу памяти
Ведение списка задач схоже с записью лекции или чтением книги. Когда вы создаете заметку, вам нужно отбросить всю ненужную информацию и сформулировать в голове «саммари» того, что вы хотите записать. Многие исследования показывают, что ведение заметок помогает отделить зерна от плевел и сохранить только ту информацию, которая действительно важна.
Ведение списка задач дает аналогичный опыт. Даже когда вы впервые садитесь, чтобы записать задачи на следующий день, вы создаете список, расставляете приоритеты, то есть делаете чуть больше работы, чем обычно.
Это важно. Мозг решает, какую информацию оставить на потом, какую поместить наверх и лучше запомнить. Поэтому нам так легко вспомнить, что находится в списке задач, даже не глядя на него.
Планирование превращает абстрактные цели в конкретную работу
Многим людям сложно сохранять целостную картину происходящего на работе. Особенно, когда ты каждый день работаешь над малой частью огромного проекта. Часто встречаются и абстрактные цели, которые мы стремимся достигнуть за недели или месяцы. Проблема в том, что их практически невозможно достигнуть, не разбив их на конкретные действия, распределенные во времени.
Предположим, вы хотите написать книгу. Этого не сделать, не потратив десятки часов на исследование, написание, а затем редактуру. Все это занимает время и чем подробнее вы распишите действия, тем менее абстрактным станет весь проект.
Когда вы начнете думать над небольшими задачами, начнут всплывать тонкости, которых вы бы иначе не заметили. Поэтому даже если повестка может поменяться, подробное планирование наперед увеличит мотивацию и поможет выполнить работу.
Списки задач помогают отказаться от ненужной работы
Многие задачи в списке остаются незавершенными не просто так. В офисе много отвлечений и непредсказуемых событий. Дневной поток почты и целая бригада мессенджеров постоянно угрожают основной работе — и это не считая собраний, перекуров и разговоров с коллегами.
Как только вы начнете вести список задач, вам придется освобождать время для их выполнения. Это хорошая практика для того, чтобы избегать отвлечений, которая помогает мозгу мыслить о долгосрочных целях. Вы можете столкнуться с тем, что в календаре нет места для выполнения задачи и это нормально. Когда такое случается, это хороший знак — значит вы загружены другими, более важными задачами.
Но все это недосягаемо до тех пор, пока вы не начнете вести список задач, даже если он не идеален и ему не удается следовать на 100%. Списки задач помогают взглянуть на работу с другого ракурса и увидеть вещи, которые ранее могли быть не видны. И в долгосрочной перспективе этот бонус может быть важнее, чем вычеркнутая задача в краткосрочной.
