Какую CRM-систему выбрать для компании: платную или бесплатную? Не спешите с ответом — он не так однозначен. У каждого из вариантов есть как свои преимущества (в случае с бесплатной системой он очевиден), так и свои недостатки — речь здесь идет как о функциональности, так и о безопасности данных, сервисной поддержке, числа возможных проектов и просто удобства использования.
Не совсем бесплатные
Для начала стоит разделить бесплатные программы на два вида: бесплатные полностью, то есть продукты без платных опций, и условно бесплатные — т.е. версии платных CRM-систем, доступ к которым предоставляется бесплатно с оговоренными ограничениями. Первый вариант следует отбросить сразу, мы с вами выбираем систему для бизнеса, а значит нам крайне важна функциональность и работоспособность системы. Согласитесь, никто не хочет оказаться в ситуации, когда программа, которой вы доверили свою базу данных перестанет обновляться, начнет «зависать» и в целом подбросит неожиданных «сюрпризов» своим пользователям, то есть вам. В такой ситуации предложение перейти на платную основу станет еще не самым плохим вариантом.
Самые очевидные риски в этом случае — потеря данных и невозможность продолжать работу организации. Мало того, претензий по этому поводу вы также не сможете никому предъявить: никаких договорных отношений с разработчиками у вас нет, а значит, со своей проблемой вы остаетесь один на один.
Именно поэтому предпочтительнее использовать бесплатные версии продуктов платных, известных и зарекомендовавших себя на рынке CRM-систем, но предоставляющих ограниченные по функционалу или другим критериям версии программы. Для разработчиков в таком случае качество даже бесплатной версии остается вопросом репутации, а кроме того, каждый из них предполагает, что однажды с бесплатного тарифа вы все же перейдете на один из их вариантов платной CRM-системы. Подводить вас, в таком случае, уже никому выгодно не будет.
Ограничения
В свою очередь, рассматриваемые нами бесплатные версии платных CRM-систем различаются между собой теми ограничениями, которые на них накладывает разработчик. А ограничения в бесплатных версиях будут в любом случае. Чаще всего они касаются функциональности системы. Что будет доступно — а что нет, решает уже каждая компания в зависимости от своей маркетинговой стратегии.
Иногда компании предоставляют даже не ограниченную, а промо-версию, работать в полном смысле с такими вариантами нельзя. Иногда пользователю предоставляется практически вся функциональность, но на ограниченное время. После ознакомительного периода заплатить за пользование системой все же придется. Либо вы будете вынуждены переносить все данные из «внезапно» ставшей платной системы в новую. Здесь уже стоит оценить затраты: что будет дешевле для вас.
Как правило, разработчики ограничивают возможности системы, уменьшают допустимое количество пользователей, проектов, которые вы можете прорабатывать одновременно, а также объем базы клиентов. Так, в «Мегаплане» бесплатный тариф подразумевает использование до 80% всей функционлаьности CRM, но позволяет вести только 2 проекта. Кроме того, возможно работать с 50 текущими задачами и создавать клиентскую базу на тысячу контактов. Пользоваться такой версией могут до 10 ваших сотрудников. Но ограничения функциональности бесплатной версии «Мегаплана» не подразумевают интеграцию с вашей системой 1С. Получается, что счета, выставленные клиентам, необходимо при этом дублировать вручную.
Поддержка и внедрение
Если вы задумались о внедрении CRM-системы, то уже наверняка знаете, что интегрировать внутренние процессы компании в новую систему электронной организации этих процессов без индивидуальных решений практически невозможно. Именно здесь возрастает значимость поддержки со стороны разработчиков, которую в бесплатных версиях, как правило, не оказывают.
Это грозит не только сложностями при старте работ, но и в освоении даже тех функций, что доступны в бесплатной версии. О некоторых возможностях системы вы можете так и не узнать. Здесь вы вынуждены будете решать все возникающие сложности самостоятельно.
В компаниях же, как правило, нет отдельного специалиста, способного выделить свое время и применить особые навыки по внедрению системы CRM для нужд компании. Такого эксперта придется нанимать дополнительно, что вызовет новые расходы, а казавшаяся бесплатной система будет требовать все новых и новых финансовых вливаний. А временные затраты? Поиск информации о работе CRM, повышении ее эффективности, проработке сценариев. К тому же, специфика каждой компании не позволяет «просто» перенимать опыт внедрения системы по чужому шаблону. Как здесь не вспомнить про бесплатный сыр из поговорки?
Безопасность
Кроме самостоятельной настройки и ограничениях в функциональности стоит упомянуть еще один важный аспект — безопасность ваших данных в бесплатных CRM-системах. Как правило, бесплатные версии не обладают нужным уровнем защиты, например, двухфакторной авторизацией.
Впрочем, у бесплатных версий есть одно важное преимущество (кроме их «бесплатности»). Это свобода выбора. Доступ к системе без изначальной оплаты позволяет не просто осмотреться, но и протестировать CRM в действии. Чтобы попробовать систему вы платить не обязаны, а значит можете смело выбрать предложение, которое подойдет именно вам и будет удовлетворять потребности именно вашего бизнеса.
