Распределите время, которое тратите на почту
Не делайте все вместе, перепрыгивая от задачи. Большинство людей попадают именно в эту ловушку — они читают одно сообщение, затем отвечают на другое, а потом сортируют третье. Разделите работу с почтой на разные процессы: письмо, чтение, сортировка.
Отправляйте «упреждающие» письма
Не всегда есть возможность быстро ответить на запросы в почте. Чтобы не получать напоминаний, выработайте привычку давать быстрые ответы со статусом задачи. Укажите собеседнику, когда вернетесь к его письму. Так вашу работу не будут нарушать сообщения со статусом «Просто напоминаю о себе».
Избегайте рабочей переписки во время выполнения задач
Не оставляйте почту открытой во время выполнения рабочей задачи. Большинство людей обновляют папку «Входящие» каждые полчаса — и в результате отвлекаются от настоящего труда. Оставьте почту в покое, пока не закончите текущее дело. Так вы дольше сохраните состояние «потока».
Читайте только важные письма
Расставляйте приоритеты — не каждое письмо нужно тут же просматривать. Используйте фильтры, чтобы отсеять по-настоящему актуальные и важные сообщения. Добивайтесь того, чтобы каждая позиция во «Входящих» была действительно достойна внимания.
Расправьтесь с письмами в два шага
Не мучайтесь целый день по поводу одного сообщения, на которое не ответили с утра. Разбейте работу на два этапа. На первом — прочите письмо, выделите главное и отправьте в секцию, соответствующую дальнейшим действия. На втором этапе — садитесь и составляйте ответ. Ваше «будущее я» поблагодарит за такую предусмотрительность.
У вас есть «Входящие». Сделайте «Исходящие»
«Входящие» это место, куда попадают все письма, так или иначе требующие ответа. Но аналогичной папки «Исходящие» не существует — секция «Отправленные» не считается.
Не живите в беспокойном мире «прочитанных/непрочитанных» писем. Создайте отдельную папку и отправляйте туда все прочитанные сообщения. по которым нужно совершить какое-то действие. Если вам лень — используйте в этих целях папку черновики.
