Как получить лицензию на ивент и какие преимущества это дает. Рассказывает Валерия Ионан на примере Disrupt HR Kyiv

Валерия Ионан, сооснователь и управлящий партнер группы компани Q28 Corp и лицензиат Disrupt HR в Украине, рассказывает на примере последней, как получить лицензию на ивент и что это дает организатору.

Что такое DisruptHR

Раньше я обожала профессиональные мероприятия. Я была частым гостем на лекциях о маркетинге, продажах, стартапах и предпринимательстве. Но со временем меня как гостью потеряли несколько крупных организаторов.

Причина проста — они перестали уделять должное внимание контенту: одни и те же спикеры, с одними и теми же темами и поверхностным изложением. Я попросту перестала тратить свое время на ивенты, где уже слышала выступления более 30-50% людей.

Формат Disrupt HR я нашла абсолютно случайно: увидела материал с основными тезисами выступлений, начала знакомиться и пошла на официальный сайт ивента. Я потратила половину дня, просматривая видео с выступлений спикеров и записывая карандашом себе в блокнот новые мысли и идеи.

Формат Disrupt HR простой — 14 спикеров, 5 минут на выступление, 20 слайдов, которые автоматически меняются каждые 15 секунд.

«Научите нас, но сделайте это быстро и лаконично» — это основной месседж события.

После того, как я потратила много времени на изучение формата, мне захотелось, чтобы такой ивент состоялся и в Киеве — решила получить на него лицензию. Мы подали заявку на проведение мероприятия, и через несколько дней с нами связалась Дженнифер, автор и инициатор ивента.

Как получить лицензию

По алгоритму все просто:

1. Отправляете письмо организаторам.
2. Получаете предложение о скайп-колле. Знакомитесь.
3. Отправляете саммари встречи с документами или информацией, которую запрашивает лицензиар.
4. Через указанное время получаете положительный или негативный ответ.
5. Если ответ позитивный — подписываете договор, проводите оплату.
6. Соблюдаете условия контракта. Поддерживаете отношения с лицензиаром.
7. Продлеваете контракт, если видите целесообразность. Этот вопрос всегда решается с лицензиаром в индивидуальном порядке.

В процессе переговоров нужно показать опыт работы свой и всей команды, достижения на рынке, предоставить классное мотивационное письмо, пройти собеседование, показать свой предварительный план по развитию события и правильно заполнить документы.

Мы знали, что вместе с нами еще несколько компаний из Украины находились на этапе переговоров с лицензиаром о покупке лицензии.

Почему выбрали нас, не знаю. Думаю, сыграло роль то, что у нас есть большой опыт в организации мероприятий, а также полноценная экосистема в компании, которая позволяет нам закрывать все вопросы внутри: организация, работа со спикерами, продвижение и PR мероприятия, продажи, а также дизайн, фотография. Всем этим занимаются наши рабочие группы.

Чем выгодна лицензия

Бренд. Зачем изобретать велосипед, если кто-то придумал его до тебя? Лицензия дает возможность проводить мероприятие под брендом, который уже известен в мире (так же, как и TEDx, например). Это всегда доступ к сообществу и классному нетворкингу организаторов по всему миру.

Продвижение и подготовка. Для ребят, у которых в команде нет маркетологов и дизайнеров, получение лицензии — это также «гора с плеч». По факту ты получаешь готовый брендбук, по которому стоит двигаться. Также у тебя есть очень четкий гайдлайн по подготовке ивента и спикеров.

Консультации. Во время подготовки события ты всегда можешь задать у лицензиара любой вопрос — и получишь достаточно оперативный ответ. Мы очень ценим нашего партнера за помощь, особенно на первых этапах, когда были необходимы консультации по контенту спикеров — все ли мы делаем правильно, туда ли идем.

Как это монетизируется

Стоимость лицензии мы не можем озвучить согласно договору, но сумма была «в рынке» по сравнению с лицензиями других ивентов. Участие в мероприятии платное — именно это покрывает основную часть расходов по организации. Также мы интегрируем интересные компании или проекты в мероприятие, создаем коллаборации и дополнительные форматы.

Мы оплачиваем лицензию и можем не ограничиваться по количеству мероприятий в этот промежуток. За время существования DisruptHR Kyiv мы провели три ивента: первый состоялся в 2018 году, второй прошел зимой 2019 года, а третий — в июне.

Конференции в Киеве посетило более 500 человек. У нас появились первые спонсоры, компании и корпорации стали обращаться к нам напрямую с предложениями о спикерстве.

Окупаться мы начали со второго мероприятия, а зарабатывать — с третьего. Но у каждого лицензиата это происходит по-разному. Тут все зависит от рынка и целей, которые ставит организатор.

Какие ивенты организовывать легче

Алгоритм организации всех ивентов одинаковый. Нельзя сказать, что организовывать конференцию по лицензии легче, чем «свою».

Разница лишь в том, что в «своем формате» правила устанавливаешь ты сам — и как мне кажется, на этом многие организаторы проваливаются, ведь самому себе всегда хочется сделать поблажку. В ивенте по лицензии есть очень четкие правила, которые ты обязан соблюдать.

Автор: Валерия Ионан, лицензиат DisruptHR Kyiv