На The New York Times вышла статья о том, как в популярных сервисах для удаленной работы можно отслеживать активность сотрудников компании. Публикуем ее сокращенный перевод.

В то время, как компании расширяют использование программ для удаленной работы, растет и беспокойство о том, к каким данным компании получат доступ через такие программы. Некоторые из этих страхов надуманы. Но, в зависимости от софта и типа работы, определенные действия сотрудников действительно могут мониториться.

Работодатели действительно могут просматривать все разговоры сотрудников в любом софте, который администрирует компания. Глава отдела исследований в Gartner HR Брайан Кропп говорит так:

«Ко всему, что вы пишете в любом корпоративном мессенджере, имеет доступ ваш работодатель. Он может проверить все, что бы вы не запостили на этих платформах».

В большинстве случаев для работодателя нет смысла читать все сообщения подчиненных в поисках сплетен или жалоб. И не все подряд менеджеры имеют доступ к таким данным.

«Ваш менеджер в большинстве случаев не имеет доступа к таким данным, разве что он обратится в IT или HR-отдел, и будет иметь для этого обращения вескую причину», — говорит Кропп.

Вот как это работает для популярных программ удаленной работы.

Slack

Если ваша компания использует бесплатный или стандартный план (это можно проверить в настройках корпоративного аккаунта), администратор, чтобы получить доступ к сообщениям, должен запросить экспорт данных у Slack.

Компании с планом Plus должны получить авторизацию доступа к сообщениям, но как только Slack это разрешит, у компании появится доступ к такой информации. Если компания использует план Enterprise, ей еще проще хранить и проверять содержание переписок в Slack.

Этот доступ включает и использование Discovery API, это упрощает поиск и архивацию сообщений.

Кроме просмотра самих сообщений, каждый пользователь Slack может видеть высокоуровневые пользовательские данные во вкладке Analytics (в workspace.slack.com/stats).

Google Workspace

Google Workspace дает администраторам возможность искать конкретный контент в Drive, Gmail, Groups, Chat, Voice, Classic Hangouts и Meet с помощью функции Vault. Эта функция не включается в каждый тарифный план, но доступна некоторым пользователям G Suite Business и G Suite Education, Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise for Education и Enterprise Plus.

Чтобы понять, какой подпиской пользуется ваш работодатель, нужно поговорить с администратором. Поиск по контенту работает точно также, как в Gmail, администраторы могут искать данные даже по черновикам писем, которые не были отправлены. Эту функцию можно автоматизировать.

Microsoft Teams

В eDiscovery Microsoft предлагает поисковый инструмент, подобный Google Workspace Vault. С его помощью можно искать данные в приватных каналах и сообщениях в Teams, а также в почте, Skype и т.д. Возможность так делать по дефолту включена только для главного администратора, и в большинстве компаний только юристы имеют к ней доступ. Можно автоматизировать поиск по ключевым словам, как в Teams, так и в других продуктах 365.

Для сотрудников нет простого способа проверить, какие права работают в этом плане для их работодателя, нужно общаться с IT-отделом.

Разумный подход — всегда действовать так, как будто ваше общение может мониториться

Хотя обычно для менеджера непросто будет проверять частные сообщения и письма, лучше проводить любые разговоры, которые вы не хотели бы показывать начальству, на других платформах.

Даже если вы не совершаете ничего, что заставило бы работодателя проверять вашу переписку, эти сообщения могут всплыть в судебном деле и стать публичными. К примеру, как переписка сотрудников Enron, которую собирали в ходе судебных исков после банкротства компании, и которую использовали для настройки спам-фильтров и других инструментов.

И даже если вы не совершаете ничего плохого, но, к примеру, уйдете из компании на середине проекта, вашему менеджеру придется просмотреть вашу почту или переписку, чтобы понять, над чем вы работали.

Не используйте рабочие платформы для личных проектов или хранения личных файлов. К примеру, соблазнительно написать резюме с рабочего аккаунта в Word или Google Docs, но лучше так не делать. Хотя бы потому, что компания могла включить автоматический поиск по ключевому слову «резюме», чтобы следить за теми сотрудниками, которые собираются уйти. Более того, если вы уйдете из компании, вы потеряете доступ к этому документу.

Может ли работодатель измерять продуктивность сотрудников с помощью Google Workspace и Microsoft 365

В некоторых планах Google и Microsoft предлагают возможность администраторам отслеживать использование сервисов и собирать метаданные о пользователях. Такие данные могут включать: время авторизации пользователя в системе, количество пересланных сообщений, количество видеозвонков, в которых участвовал пользователь, устройства, которые использует пользователь.

Эти сервисы могут превращать такие данные в отчеты. В Google Workspace эта функция называется Work Insights, а в Microsoft 365 — Workplace Analytics. В дополнение к этому у Microsoft Teams есть отчет о пользовательской активности с более детализированной информацией.

Эти инструменты собирают данные о том, как команды используют приложения в этих рабочих средах, включая данные о том, сколько времени они провели в определенных приложениях, о том, кто имеет доступ к документам и т.д.

Microsoft недавно критиковали за то, что она дает менеджерам возможность проверять данные по конкретным пользователям, но эту опцию с тех пор удалили. Некоторые тарифные планы Google и Microsoft 365 поддерживают работу с инструментами сторонних разработчиков, такими как Prodoscore, которые отслеживают активность каждого сотрудника и высчитывают его балл продуктивности.