Сколько раз в день/неделю/квартал необходимо встречаться команде IT-компании? А если в компании 50 человек? Если 100? Если все работают удаленно?
Саша Гаврилюк, СЕО обучающего проекта для IT-предпринимателей Growth Factory, делится хорошо показавшим себя графиком жизни для небольшой компании и способом его масштабирования на бизнес любого размера.
Любая организация — это живой организм, в котором работают аналоги сердца, крови, мышц, ДНК, есть правила и определенная степень свободы, перерывы, витамины. Митинги в этой структуре – просто биение сердца организации, которое питает вас всех и дает возможность роста.
Опоздание на 6 минут – отмена встречи. По каким правилам мы живем?
У меня есть свои правила проведения встреч, местами жесткие, но я так работаю и сейчас делюсь своим опытом.
- Если назначен митинг и не было уведомления, что собеседник опаздывает или не придет – я жду 6 минут и ухожу. Мое время слишком дорогое, чтобы просто сидеть и ждать. Если я опаздываю – обязательно предупреждаю. Можно принять это правило для всей команды. Посчитайте, в какую сумму выливаются эти минуты ожидания – и вы поймете, что это большая роскошь.
- Нет агенды – нет встречи. Иногда я ухожу с митингов, если ко мне пришли без плана тем для обсуждения. Особенно если это встреча не по моей инициативе. Когда я зову кого-то на встречу – я готовлю агенду.
- Приоритеты в агенде: делим задачи на 3 категории по степеням важности: А, В, С. Подробнее об этих категориях я расскажу ниже, когда буду говорить о ежедневной отчетности.
- Всегда есть ответственный, который по итогу созвона пишет его краткое содержание – какие решения приняли, что нужно сделать.
- 100% вовлечение команды. Если пришел – не отвлекайся. Для меня не включенный в общение человек на митинге – показатель, что ему этой работой вообще не хочется заниматься, а значит есть проблемы с лояльностью или профессионализмом – и это заявка на вылет.
Ежедневные встречи и отчеты
Команда Growth Factory небольшая — 7 человек. Это как раз норма управляемости на одного СЕО или топ-менеджера — больше точек коммуникации сложнее контролировать.
Мы ежедневно созваниваемся на 15-минутные стендапы. Дольше мы не задерживаемся. Для этого один из участников следит за временем и останавливает слишком увлекающихся коллег.
Каждый участник рассказывает во время встречи:
- топ-3 задачи, которые он выполнил вчера;
- топ-3 задачи, которые он собирается сделать сегодня.
Может быть, вы работали вчера над 20-ю тасками — но нужно выделить из них те основные, которые приближают нас к целям квартала.
Если есть блокеры — самое время их озвучить. Вы можете остаться с коллегой 1-2-1 и решить ваш вопрос.
Также все участники команды пишут ежедневные отчеты. Они состоят из сегодняшних задач, разделенных по приоритетам, и актуальных блокеров:
- приоритет А, максимум 15% объема работы — самые важные задачи, которые надо сделать в первую очередь. Пока не сделаны задачи приоритета А – человек не двигается дальше.
- приоритет В, 40% — менее значимые таски, которые все же очень желательно сделать.
- приоритет С, 45% — ничего не случится, если сегодня они не будут сделаны. Выполняем, если есть время.
- blockers — где и как мы блокируем друг друга (не обязательный пункт).
Это простая и очень наглядная модель отчетности, которая занимает у сотрудника до 10 минут в день. Ее легко можно внедрить в сервисных IT-компаниях.
Понедельники – время планировать неделю. Еженедельные встречи
Еженедельно по понедельникам мы проводим митинг продолжительностью 1 час – это в расчете на 6-7 человек, которыми вы реально можете управлять. Агенда довольно простая:
- Личные новости — могут случиться события, которые влияют на работоспособность. Да и вообще — хорошо знать, кто и чем живет, интересуется – это сильно сближает команду.
- Scorecard – конкретные результаты прошлой недели. У каждого сотрудника есть своя зона ответственности – показатели, которые он отслеживает. К примеру, сейлзы отмечают выполнение плана продаж на эту неделю, исходя из месячной цифры. А на общей встрече мы смотрим — что получилось и почему так.
- Gantt Chart — заранее распланированная работа на квартал/год в качестве общего апдейта: на какой неделе мы сейчас находимся, какие у нас цели и приоритеты на ближайшее время.
- Новости клиентов, чтобы понимать что происходит на рынке.
- Вопросы команды друг другу и СЕО. Предложения и идеи от команды.
Еще одна еженедельная активность – сбор статистики. В пятницу к 17:00 все заполняют Scorecard – и собственник может пойти порадоваться результатам или подумать, что делать и как исправить ситуацию.
Цели и направление ежедневных и еженедельных задач задаются во время квартального и годового подведения итогов на больших встречах команды. Подробно о них буду рассказывать в субботу 24 апреля на бесплатном марафоне Leadership 2.0
Как масштабировать эту схему встреч?
Как я уже говорила, комфортная норма управляемости на одного СЕО или топа – 7 человек. Если у вас в компании больше людей – сделайте ступенчатую структуру встреч: вы проводите митинги с general management командой, а уже они по департаментам или по бизнес-функциям.
В компании больше 50 человек такие митинги должны быть у каждого отдела: у Sales, Delivery, HR и т.д.
Всего при работе по такой схеме отчеты и встречи занимают порядка 4 часов в неделю:
- 2 часа в понедельник (1 час общее планирование недели + 1 час в своем отделе);
- 1 час суммарно на короткие ежедневные встречи со вторника по пятницу;
- 1 час суммарно на написание ежедневных отчетов и сбор статистики по своей области ответственности в пятницу.
При этом:
- каждый в команде четко понимает кто и над какой задачей сегодня и на этой неделе работает и, соответственно, к кому можно идти с какими вопросами;
- топы и СЕО видят результаты команды практически в режиме реального времени, никогда не возникает вопросов с загрузкой, прогрессом, задачами. В конце недели – получают конкретные цифры движения к целям месяца и квартала.
Возможно, ритм встреч на первый взгляд не выглядит главным приоритетом в жизни менеджера. Но это те простые, маленькие шаги, на которых строится рост и которые приближают компанию к большим целям.
О других компонентах успешного менеджмента будем вместе со Славой Панкратовым, управляющим партнером Школы тимлидов и менеджеров «Стратоплан», говорить в субботу, 24 апреля с 11:00 до 15:00 на марафоне Leadership 2.0.
С него вы принесете:
- готовый график эффективной жизни организации;
- инструменты для повышения самостоятельности команды;
- список качеств СЕО, которые привлекают сильных игроков в команду;
- инструкции по выбору менеджеров, которые подходят вашей компании по целям и ценностям;
- перечень моментов, на которые нужно обязательно обращать внимание во время испытательного срока;
- способы проверки готовности менеджера к росту.
Автор: Саша Гаврилюк, СЕО обучающего проекта для IT-предпринимателей Growth Factory
