Як я перевів свою команду на «дистанційку», переїхав до Польщі і заощадив до 40% бюджету компанії

Керівник невеликої маркетингової агенції Uni Consulting Станіслав Цис завжди любив Україну, проте в момент чергової кризи в країні зрозумів, що якщо він і його компанія хочуть утриматися на плаву, потрібно терміново щось змінювати. Це його історія про те, як він перевів свою команду з онлайн-маркетингу повністю в інтернет, переїхав жити до Польщі та придбав дещо нове. А ще докладний посібник до дії.

20 липня, 2014 рік. Я сиджу в уже закритому офісі, як завжди найостанніший (я ж керівник). Я чітко пам’ятаю, як у моїй голові вели запеклий діалог два голоси:

-Та годі, в Україні все добре, адже інші бізнесмени теж багато працюють і щодня їздять в офіс.

• Ні, потрібно щось змінювати, і змінювати кардинально.

Загалом, я вибрав другий варіант.

Ніщо не віщувало біди. Uni Consulting

Усе було стабільно. Uni Consulting – компанія, яку ми створили – потихеньку зростала: ми працювали в київському офісі, створювали круті landing page, займалися консалтингом, проводили різноманітні тренінги на тему інтернет-маркетингу та психології продажів.

Ми не розробили крутий супер-додаток, який змінив життя йоркширських тер’єрів, не продали частку своїх акцій за півмільйона доларів і не навчалися в Гарварді. Просто ми допомагали малому бізнесу зробити свій маркетинг кращим, і справлялися із завданнями до біса добре.

Дедалі частіше я став зустрічати інформацію про якісь незрозумілі набіги на офіси IT-компаній, у країні була повна плутанина, і чомусь, коли мені сказали, що долар буде по 30, я нервово ковтнув слину і відчув недобре.

Я завжди шалено любив Україну, але в цій ситуації я став на об’єктивну позицію і зрозумів, що не готовий вести бізнес у таких ринкових умовах.

Всесвіт вам допоможе!

У цей момент мені на думку спала ідея: а що, як робити все те ж саме, але через інтернет? Продовжувати обслуговувати клієнтів, продавати наші послуги, займатися консалтингом. Ідея не нова, але в тій ситуації для мене це було щось надприродне, на моїй карті реальності не було такої комбінації. У будь-якому разі, мету було поставлено, і я почав шукати інформацію про віддалену роботу, прочитав кілька американських блогів і вже за два тижні сидів із сумкою речей і ноутбуком у Starbucks на третьому поверсі торгового центру в Кракові.

Чи знав я польську мову? – Ні, я спілкувався англійською або українсько/польською. Чи була в мене квартира? – Приблизно 2-3 тижні я жив у хостелі і всіма силами намагався знайти собі житло. Але це було вже неважливо, оскільки я дістався до точки неповернення і зіткнувся з реальним фактом: я в Кракові – мости спалено.

А як же бізнес?

Частина команди пішла своїм шляхом: нові компанії, власні проєкти тощо, але деякі співробітники залишилися з нами. Саме з цими людьми ми почали створювати команду з онлайн-маркетингу повністю в інтернеті.

Ми починали з п’яти осіб: я (керівник компанії), креативний і технічний директор Віталік, помічник керівника і HR Настя, програміст і дизайнер. Зараз у нашій команді дев’ять осіб. Додалися ще інтернет-маркетолог, старший копірайтер/редактор, молодший копірайтер і керівник відділу продажів. Незабаром до нас приєднаються ще три людини.

Практика засвідчила, що такого невеликого штату цілком достатньо для ведення від 7 до 10 проєктів на місяць, не втрачаючи якості та з запасом для особистісного і професійного зростання.

Алгоритм створення команди з онлайн-маркетингу

Ось приблизний алгоритм того, через що вам доведеться пройти для створення власної команди з онлайн-маркетингу. Для початку вам доведеться чітко визначитися з тим, чи варто це взагалі робити. Далеко не всім підходить така модель ведення бізнесу.

Ось кілька мінусів роботи в онлайн-режимі

Продуктивність Uni Consulting. Офісний працівник показує більшу продуктивність праці, адже начальник завжди може підійти і подивитися, як ідуть справи.

Організованість. Було б нерозумно вважати, що всі ми вміємо організовувати свою роботу в домашніх умовах. За фактом часто буває дуже складно зібрати, організувати та контролювати працівників віддалено.

Елементи team-building і мотивація. Дуже важко будувати людські стосунки з тими, кого не бачиш. У мене були працівники, яких я бачив у Skype раз на два місяці. Усе це віддаляє одне від одного, хоча далі я розповім, як вирішити цю проблему.

Але є й кілька плюсів віддаленої роботи

Економія грошей. Це очевидна перевага: ви не витрачаєте бюджет компанії на офіс, проїзд, обслуговування та інші побутові витрати.

Судіть самі:

• Оренда нормального офісу в Києві коштує від $1000
• Витрати на обслуговування (прибирання, інтернет, світло, чай/печеньки) – близько $300
• Транспортні витрати – $200
• Корпоративи/позапланові витрати обходяться ще ~$150

Усього: ~1750$.

Онлайн-відділ — это:

• Можливість організувати онлайн-офіс у звичайному груповому чаті
• Економія на обслуговуванні (у нас просто немає такої статті витрат)
• Жодних транспортних витрат (у мене в Кракові немає машини, але вона й не потрібна: від місця, де я живу, до центру всього 15 хвилин пішки)
• Відсутність корпоративних витрат

Економія часу. Уявіть, що у вас у команді 10 співробітників, кожному з яких потрібно витрачати 1 годину на дорогу туди-назад. Рахуємо: 1 година*10 осіб = 10 годин на день. Тобто, на 20 робочих днів припадає 200 годин. Це еквівалентно 16 робочим змінам. Я впевнений, що цей час можна витратити набагато раціональніше.

Мобільність. Моя команда працює всюди! Для мене важливий результат, а не імітація бурхливої діяльності. Робота у форматі home-office дає змогу і керівнику, і його команді ефективно розв’язувати бізнес-завдання, не прив’язуючись до міста чи країни.

Насправді, список можна продовжувати довго. Ключове рішення – це початковий вихід із власної зони комфорту, і тому вам потрібно чітко зрозуміти, чи готові ви рухатися в цьому напрямку. Якщо відповідь позитивна, то рухаємося до першого етапу – постановки цілей.

1. Цілі, завдання та функції вашого відділу інтернет-маркетингу

Як корабель назвеш, так він і попливе, і тому постановка цілей – це важливе стратегічне питання. Ось що я вимагав від себе. Ціль: створити команду з 10 осіб за 4 місяці і повністю «упакувати» відділ інтернет-маркетингу. Завдання: вести проєкти, керувати рекламою, займатися маркетингом, розробляти landing page. Змоделюйте аналогічний список цілей і завдань для себе.

2. Створення бренду роботодавця

Ще на самому початку я припустився серйозної помилки, припустивши, що всі й так знають, які ми класні хлопці, і з радістю йтимуть до нас у команду. Після того, як ми почали викладати вакансії на тематичних майданчиках і в соціальних мережах, стало зрозуміло, що про нас як про роботодавця ніхто не знає. Ось як я вирішив цю проблему, і що раджу зробити вам.

• Проведіть ретельний аналіз конкурентів. Проаналізуйте те, як вони пишуть вакансії, які в них умови (рівень зарплати/система мотивації тощо), як вони себе позиціонують (як маленький затишний офіс чи як велику мережеву компанію з крутим соцпакетом). У перспективі це допоможе вигідно виділитися на тлі суперників по ринку і створити свою унікальну пропозицію на ринку праці з конкурентними умовами.
• Вивчіть ринок. Проведіть невелике дослідження ринку вакансій, подивіться, які обов’язки та вимоги висувають конкуренти. Приклад нашої помилки: ми вказували у вакансії, що шукаємо інтернет-маркетолога, маючи на увазі людину, яка займатиметься прямою рекламою (контекстною, банерною, у соцмережах тощо). Виявилося, що зараз інтернет-маркетолог вирішує більш стратегічні питання, а практична частина лежить на плечах CPC-фахівця/трафік-менеджера.
• Створіть свій брендбук. Він містить у собі: цінності компанії, її місію, форму звітності, список професійних компетенцій/послуг компанії, історію, правила роботи, політику конфіденційності та інші формальні моменти, механіку взаємодії, особливості внутрішніх комунікацій.

У мережі ви часто можете знайти відеовідгуки про роботу компанії від клієнтів. Наприклад, у нас таких цілих 29 штук. А як вам ідея «зібрати» відеовідгуки від співробітників? Спасибі моїм хлопцям, які погодилися це зробити. Ось що з цього вийшло:

Спробуйте впровадити цю практику в бізнес, і результат не змусить себе довго чекати.

3. Комплектація команди

Тільки на третьому етапі справа доходить до підбору команди. Я раджу поділити аркуш на два стовпчики, і з одного боку вказати перелік завдань, які має вирішувати людина, а з іншого – посади, які оптимально підходять під ваші вимоги. Нижче приклад із нашої практики.

Завдання:

• вміння якісно налаштовувати рекламу в Google, «Яндекс«, «ВКонтакте», Facebook
• досвід роботи з сервісами веб-аналітики (Google Analytics, «Яндекс.Метрика”)
• досвід роботи з оптимізацією конверсії та landing page
• побудова воронок продажів, робота з KPI
• розуміння стратегії інтернет-маркетингу
• навички роботи з utm-мітками
• досвід А/Б тестування оголошень

Посада, яка найбільше підходить до цих завдань – CPC-менеджер/інтернет-маркетолог.

Аналогічним чином збудовані завдання і в інших областях, які нам необхідно «закривати». Ось приклад укомплектованого відділу інтернет-маркетингу: управління проєктами, копірайт, проєктування UI+UX, дизайн, програмування, CPC, SMM, SEO, клієнтський сервіс.

Важливо враховувати те, що кількість і склад безпосередньо залежать від обраної моделі ведення бізнесу. Ось кілька базових моделей, які концептуально різняться між собою. Перший варіант – відділ, що працює тільки для основного бізнесу, без необхідності працювати з іншими проєктами. Скажімо, у вас є інтернет-магазин, і вам потрібно обслуговувати його і тільки його. Друга модель радикально протилежна: відділ, у якому команда працює над обслуговуванням сторонніх замовників (наприклад, ви надаєте B2B-послуги або створюєте сайти). Третій варіант – «мікс». До речі, зараз це один із найпоширеніших способів вести бізнес. У такій ситуації ви вирішуєте не тільки власні завдання, а й завдання замовника. Який тип проєктів у вас? Як ви розумієте, це безпосередньо впливає на команду, яку ви надалі будете формувати.

Наступний важливий крок – це створення структури/архітектури компанії.

Візьміть аркуш паперу і ручку (ну, або відкрийте mindmap) і намалюйте всі потрібні відділи і ланцюжки взаємодії з ними. Це дасть вам змогу завжди бачити картинку з боку і чітко розуміти, хто за кого відповідальний і хто кому підпорядковується.

4. Написання вакансій, що продають

Про написання вакансій, що продають, можна писати багато, і тому я вирішив виділити ключові тези.

Складіть аватар співробітника. Уявіть свого кандидата, опишіть його якості, навички, характер. Після того, як картинка з’явилася перед очима, подумайте про те, що ви можете запропонувати такій людині, щоб вона напевно захотіла з вами працювати.

Сформулюйте і запишіть стандартні та нестандартні переваги роботи в компанії. Приклад стандартних переваг: зарплата від $500, оплачені інтернет, мобільний зв’язок, коворкінг, абонемент у спортзал/спортивну секцію. Приклад нестандартних переваг: можливість навчання (оплачені курси/тренінги/книги), зарплата двічі на місяць, премії та бонуси за швидкість/якість/ініціативність у роботі.

5. Пошук співробітників

Тут я нічого нового не відкрию, а просто поділюся власними «фішками». Для пошуку співробітників ми користувалися такими ресурсами: Rabota.ua, hh.ua, Work.ua, «ВКонтакте», Facebook, Fl.ru, Work-zilla, Weblancer. Також відмінно спрацював «хедхантинг». Наприклад, Володимира (керівника відділу продажів) ми «відвоювали» в іншої компанії.

6. Найм співробітників

Після того, як до вас почнуть приходити резюме, потрібно розробити ефективний внутрішній фільтр і налагодити систему найму співробітників. Факт з особистої практики: з 300 резюме на пошті близько 95% – повний мотлох, і до співбесіди з керівництвом доходять максимум троє. Ми придумали хитру штуку: наприкінці тексту вакансії ми просимо вказати кілька прикладів робіт і п’ять причин, чому саме цей співробітник має потрапити в нашу команду.

Я раджу витрачати на співбесіду не більше 20 хвилин. Перед тим, як ставити професійні запитання, я вважаю за краще з’ясовувати, чи підходить мені людина як особистість. Обов’язково давайте тестове завдання. Воно дає змогу зрозуміти, наскільки сильно людина перебільшила свої знання і навички в резюме і на співбесіді. Важливо давати одне й те саме завдання всім. Причому, не давайте реальне замовлення, не наживайтеся на безкоштовній праці.

Ось візуальний приклад тестового завдання програміста:

Дехто думає, що випробувальний термін потрібен суто для економії коштів компанії. Я дотримуюся іншої позиції: за цей час можна відчути людину, зрозуміти, наскільки з нею комфортно і приємно працювати. Плюс, 1-2 місяці роботи дають можливість перевірити, чи справляється новачок з обсягами, наскільки швидко він вирішує завдання і як проявляє себе в команді.

7. Вибудовування системи менеджменту Uni Consulting

Ось кілька наших напрацювань і рекомендацій з управління людьми та процесами в компанії. Перш за все, потрібно логувати час. Це виглядає приблизно так: 11:00-12:30 – писав текст для блогу, 12:30-14:00 – проводив конкурентний аналіз щодо клієнта N. І так весь робочий час. Є автоматичне логування (наприклад, ми випробували Timelog-app і Timelyapp) і «ручний» метод.

Ми користуємося Google Docs. Ось приклад лога Поліни (головний копірайтер):

Комунікації Uni Consulting. Ми спілкуємося в загальному чаті в Skype (окрім «приватки» в нас є розважальний чат, робочий чат і корисна інформація), активно користуємося Google Docs. Оскільки майже все спілкування відбувається в письмовій формі, ми ніколи не забудемо, про що домовилися. Це працює і зі співробітниками, і з клієнтами.

Team building Uni Consulting. Ми проводимо дві командні зустрічі: у понеділок і п’ятницю. Під час першого «зідзвону» ми ділимося планами і мотивацією, а наприкінці тижня підбиваємо підсумки. Така система дає змогу завжди тримати руку на пульсі.

Звітність Uni Consulting. Як правило, завдання просто викреслюються з CRM-системи в міру виконання. Однак, є деякі посади, для яких передбачені стандартні шаблони щотижневих звітів, які я отримую щоп’ятниці.

8. Створення системи управління завданнями та проєктами

Ми активно користуємося сервісами для управління проєктами. Перше, з чого ми почали – Basecamp. На цій системі ми просиділи 6 місяців, і враження чудові: інтерфейс простий, немає зайвого функціоналу. Загалом, ідеально підходить для штату в 15-20 осіб.

Потім ми вийшли на новий рівень і «перекочували» на Bitrix24. Ця система ідеально підходить для команди від 20 осіб, причому як для вирішення простих завдань, так і для великих проєктів. Величезний функціонал і нереально багато можливостей.

У нас є три типи проєктів: креативні, механічні та термінові. Перший тип – завдання без суворого дедлайну, стратегічні, творчі. Механічні проєкти – це рутинні завдання, які потрібно просто сісти і зробити. Нарешті, третій тип проєктів – раптові, «палаючі» завдання, які потрібні «на вчора».

9. Розширення і зростання бізнесу

Далі тільки розширення і досягнення нових висот. Цей алгоритм – не панацея, а просто одна зі структур, яку я перевірив на нашому бізнесі. Ви можете взяти її за основу у своїй роботі, і вже завтра почати створювати власний відділ інтернет-маркетингу в online-форматі.

Наостанок про Uni Consulting

Зараз я створив освітній проєкт, присвячений цій темі. Я хочу допомогти тим підприємцям, у яких 1-3 людини в команді, але вони розуміють, що їм потрібно, і готові до зростання.

Ось мої контакти, якщо раптом знадобиться допомога: «ВКонтакте»/Facebook.