Тайм-менеджмент – поради від співробітників Google

Джеремайя Діллон, голова департаменту маркетингу продуктів Google Apps For Work, опублікував у своєму блозі листування зі співробітниками, в якому вони намагалися визначити, як грамотніше використовувати свій час. Порада здалася Джеремайю настільки очевидною та ефективною, що він прийняв рішення винести її за рамки команди технологічного гіганта. AIN.UA перекладає його замітки про тайм-менеджмент.

Нещодавно, я написав листа нашій команді, в якому виклав просте завдання з тайм-менеджменту. Я отримав вельми несподівану відповідь і вирішив поділитися нею з набагато ширшим колом людей, ніж наша команда. Дехто навіть напружився і зробив відео з візуалізацією ідеї. Як би там не було, початковий email (за винятком деяких внутрішніх жартів) викладаю нижче.

Кому: …

Тема: Якщо у вас немає часу це читати… прочитайте це двічі.

Стоп. Видихніть. Тепер подумайте над тим, як ви розподіляєте свій час. Якщо говорити про мене, то мені ще є, до чого прагнути.

Вважається, що існують дві парадигми планування: менеджер і працівник.

День менеджера ділиться на інтервали по 30 хвилин, вони змінюють завдання кожні півгодини. Щось на кшталт Тетріса – крутять блоки і заповнюють порожні місця.

День працівника інший. Їм потрібно створювати, будувати, розробляти. Але перед цим їм треба думати. Найефективніший тайм-менеджмент для них – блоки розміром у цілий день або в півдня. Навіть простенька 30-хвилинна зустріч протягом «дня роботи» може нести руйнівний ефект.

Нам усім треба бути працівниками.

Ок, чудова ідея! Я так і зроблю… ну… пізніше, коротше… Я просто спізнююся на зустріч.

Ні. Так нічого не вийде. Єдина можливість усе змінити – проявити цілеспрямованість. Запустіть усвідомлену реалізацію. Ви маєте чітко визначити, коли зарезервуєте «час для роботи» над вашим проєктом. Ми провели невеликий експеримент на цю тему, ось його результати:

• Контрольну групу попросили спробувати цю техніку «коли-небудь наступного тижня». 29% учасників впоралися із завданням.
• Експериментальна група №1 отримала таке ж прохання, разом із детальною інформацією про те, чому це важливо (наприклад, «ви помрете, якщо цього не зробите”). 39% впоралися.
• Експериментальна група №2 отримала таке саме прохання, але її учасників також попросили самостійно обрати конкретне місце, день і час. Впоралися 91%.

Подбайте про захист «часу для роботи» в рамках вашого календаря, завдяки розумінню, де і коли ви працюватимете, а в ідеалі – над чим саме ви працюватимете. І тоді все вийде.

Ну тоді я можу це запланувати… скажімо, увечері в п’ятницю, нормально?.. якраз після всіх зустрічей?

Взагалі-то ні. Багато наших зустрічей мають бути коротшими і включати меншу кількість людей, а деякі просто не потрібні. Краще використовуйте ці години як ваш «час для роботи». Але не відкладайте все на вечір п’ятниці – час, який ви обираєте, має значення. Графік вашого рівня енергії протягом тижня нагадує хвилю. Давайте розглянемо це на конкретному прикладі.

Постарайтеся робити таке:

• Понеділок: Енергія повертається до вас після вихідних – заплануйте не надто трудомісткі завдання на кшталт постановки цілей, організації та планування.
• Вівторок, середа: Пік енергії – справляйтеся з найзначнішими завданнями, пишіть, проводьте брейншторми, розподіляйте свій «час для роботи».
• Четвер: Енергія починає йти на спад – плануйте зустрічі, особливо коли потрібно знайти консенсус з якихось питань.
• П’ятниця: Найнижчий рівень енергії – працюйте над завданнями без певного дедлайну, займіться стратегічним плануванням і побудовою зв’язків.

Завжди плануйте «час для роботи» ближче до ранку, перш ніж настане втома від прийняття рішень (це зазвичай трапляється ближче до полудня). Залиште другу половину дня для більш механічних завдань. Так тайм-менеджмент буде ефективним.

Моє нове завдання для вас: створіть і захистіть свій «час для роботи». Перш ніж ви вирішите забрати чийсь час, дізнайтеся, чи не завадить це «часу для роботи» ваших колег.

У мене є «час для роботи» в календарі. Будь ласка, не призначайте мені нічого поверх нього і я обіцяю, що постараюся нічого не планувати поверх вашого.