Сертифікований тренер Google for Education Джейк Міллер веде блог, де описує неочевидні прийоми, що спрощують і автоматизують роботу з документами Google Docs: як налаштувати шорткати, як скачувати картинки, як працювати з таблицями тощо. Редакція AIN.UA вибрала з його блогу 7 порад, які можуть допомогти користувачам Google Docs.

Як масово перекладати слова з однієї мови на іншу в Google Sheets

У таблицях Google Sheets можна налаштувати автоматичний переклад набору слів з однієї мови на іншу, це можливо для будь-якої пари мов, з якою працює Google Translate. Якщо коротко: у таблицях працює формула для Google Translate.

Для того, щоб її задати в таблиці, потрібно вибрати мовну пару, потім в один осередок вписати слово однією мовою, після чого ввести формулу =GoogleTranslate(text, source_language, target_language) у другий. Так можна перекладати не тільки окремі слова, а й набори слів. Щоправда, потрібно знати 2-літерні коди для мови, їх можна подивитися в цьому списку.

Як завантажувати картинки з документа Google Docs

З картинками, вбудованими або експортованими в Google Docs, можна багато чого робити, редагувати, змінювати, але тільки не зберігати за правим кліком миші: функції Save As тут просто немає.

Один із найпростіших алгоритмів, щоб витягнути картинки з онлайн-документа, виглядає так:

  1. Відкрити потрібний документ.
  2. Вибрати в меню File -> Download As ->Web Page (.html, zipped).
  3. Завантажити файл на комп’ютер і потім розпакувати його за допомогою будь-якої програми-архіватора. Усередині отриманої папки будуть усі картинки з документа.

Якщо потрібно витягнути одну або дві картинки, можна просто відкрити їх у Google Keep, тоді у зображень з’явиться функція Save As.

Як поміняти шрифт за замовчуванням у Google Docs

За замовчуванням документи в цьому сервісі створюються зі шрифтом Arial 11, але цю установку можна змінити. Алгоритм такий:

  1. Набрати довільний текст у документі Google Docs.
  2. Поміняти його шрифт на той, який користувач хотів би бачити шрифтом за замовчуванням.
  3. Потім у вкладці Normal text вибрати опцію Update Normal text to match. Так само можна налаштовувати дефолтні стилі і для інших елементів тексту (наприклад, заголовків).
  4. Після цього ще раз зайти в те саме меню і вибрати Options -> Save as my default styles.

Як працювати з Google Calendar за допомогою хоткеїв

Спочатку потрібно ввімкнути шорткати в налаштуваннях Google Calendar. Ось кілька прикладів: 

  • / дасть змогу швидко шукати за календарем.
  • Shift + / виведе список діючих шорткатів.
  • n і p допоможуть гортати події за періодами (днями, тижнями, місяцями).
  • Ctrl + S допоможе зберегти івент (Command + S для macOS). Для створення нового івенту достатньо натиснути с.
  • Якщо набрати g (як у go to date) і потім ввести дату, можна відразу знайти її в календарі. Щоб повернутися до поточної дати, потрібно набрати t (today).
  • Якщо під час перегляду тижня потрібно ввімкнути детальний розклад дня, достатньо натиснути d (для дня). Так само працює перехід m для місяця, w для тижня і y для року.

Як створити список, що випадає, для комірки Google Sheets

Кожному осередку в таблицях можна привласнити можливість списку, що випадає. Для цього потрібно в таблицях вибрати клітинку або клітинки, для яких потрібен такий список. Потім натиснути праву кнопку миші й вибрати Data Validation.

Після цього в Criteria вибрати List of ITEMs і сформувати список через кому, і зберегти, що вийшло.

Як дати різним людям доступ до редагування різних вкладок у таблицях

Якщо потрібно одночасно дати права редактора багатьом користувачам, але при цьому не можна відкривати для всіх цілий документ, можна обійтися окремими вкладками (Tabs) в одній таблиці. Для цього потрібно клікнути правою кнопкою по вкладці, вибрати опцію Protect sheet. А потім у меню праворуч вибрати права доступу для конкретної вкладки так само, як зазвичай вони встановлюються для цілого документа.

Як додати математичні символи в Google Docs

Якщо в документі потрібен текст із математичними символами, багато з них стануть доступними, якщо вибрати Insert (як зазвичай вставляються малюнки або фото), а потім Equation.

І наостанок ще одна неявна, але крута можливість. Можна додати в документ спливаюче вікно, яке показуватиметься будь-якому користувачеві з правами редактора, який відкриє документ.

Для цього потрібно:

  1. Відкрити документ.
  2. Вибрати Tools > Script Editor.
  3. Натиснути на поле для назви проекту Untitled Project і вибрати назву.
  4. Поміняти myFunction на onOpen.
  5. Після { набрати DocumentApp. (включно з крапкою).
  6. З меню, що випадає, вибрати getUi : Ui.
  7. Після {DocumentApp.getUi() поставити крапку.
  8. З меню, що випадає, вибрати alert(String prompt) : Button. Замість prompt набрати повідомлення.
  9. Укласти його в лапки (але так, щоб залишатися в межах дужок).
  10. Натиснути Save.