Понад 10 тисяч документів: договорів, актів та рахунків створили впродовж півтора року співробітники туристичної компанії Kompas Україна в особистому кабінеті сервісу «Мій Арт-Офіс». Усі документи були швидко підписані контрагентами компанії, а українці отримали можливість з комфортом відпочити у різних містах країн світу. 

Як і навіщо великий туристичний оператор запровадив електронний документообіг, як обирали систему ЕДО? Про досвід співпраці з ТОВ «ДІСІЕНСІ» та користування сервісом «Мій Арт-Офіс» розповіла Вікторія Синиця, операційна директорка компанії Kompas Україна. 

Ви майже від початку роботи на українському ринку використовуєте сервіс електронного документообігу. Чому?

Ми прийняли рішення використовувати сервіс «Мій Арт-Офіс» півтора роки тому. Пріоритетне завдання зводилося до того, що потрібно було в короткі терміни підписати велику кількість договорів з нашими контрагентами. У нас був шаблон договору і потрібно було за цим шаблоном швидко згенерувати близько 4-5 тисяч договорів, і запустити процес обміну та підписання. Запропонована компанією «ДІСІЕНСІ» система ЕДО, фактично дозволила сформувати всі документи за декілька годин. Всі договори одразу розійшлися на підпис партнерам – туристичним агентам та агентствам. Тож визначальним чинником стала функція «створення документів за шаблоном». 

А чому обрали компанію ТОВ «ДІСІЕНСІ» та її сервіс ЕДО «Мій Арт-Офіс»?

Від початку заснування компанія KOMPAS Touroperator пропонує туристам відпочинок та подорожі до багатьох країн світу. У кожній країні у нас є надійні партнери, тому і в Україні чимало туристичних агентств охоче з нами співпрацюють. Для того, щоб мати гарантовані блоки місць в готелях, фіксовані місця на чартерних рейсах, підтримувати сервіс на високому рівні — ми укладаємо офіційні угоди з іншими компаніями. 

У традиціях нашої компанії постійний контроль якості, тож ми прагнемо працювати з тими, хто є кращим у своїй галузі. В Україні KOMPAS Touroperator працює тільки з перевіреними та надійними партнерами: такими як авіакомпанія МАУ, страхова компанія VUSO і компанія «ДІСІЕНСІ» та їхній сервіс «Мій Арт-Офіс» — вважаємо за гідних партнерів. 

Обираючи сервіс електронного документообігу, шукали, щоб і функціональність була широкою та зручною, а також, щоб було забезпечено високий рівень надійності та безпеки конфіденційної інформації. Щоб працювати з документами було просто у будь-який час, а для наших контрагентів підписання вхідних документів було б безкоштовним. 

Рішення хмарного сервісу електронного документообігу «Мій Арт-Офіс» найповніше задовольнило наші потреби. І головне — завдяки ЕДО, втричі скоротився час роботи з документами. І це суттєва перевага, зважаючи на те, що тільки в Україні наша компанія співпрацює із майже 1800 контрагентами. 

Довідка: KOMPAS Touroperator успішно працює у світі майже 15 років. На туристичний ринок України компанія «Компас» прийшла у жовтні 2018 року. Наразі KOMPAS Touroperator Україна — це офіси у таких містах: Київ, Дніпро, Одеса, Львів. Туристичні маршрути охоплюють країни Південної та Східної Азії, Європи, а також Єгипет, Туреччину та ОАЕ.

Які переваги отримала компанія Kompas Україна завдяки використанню сервісу «Арт-Офіс»?

Нам потрібна була послуга «під ключ», якою можна було почати швидко користуватися, і не чекати встановлення програмного забезпечення на комп’ютери співробітників. Тож нам порадили хмарне рішення «Мій Арт-Офіс». Воно має максимально розширену функціональність. Ми оплатили пакет і нам одразу надали доступ. Зручно, що сервісом одночасно можуть користуватися кілька співробітників, в нашому випадку — 10 осіб. Є цілодобовий онлайн-доступ до усіх документів та проста авторизація за допомогою КЕП-ключа. Зазвичай процес друку, передача документів та логістика — це велика витрата часу. ЕДО — дає суттєву мінімізацію витрат на папір, доставку тощо. Що ж стосується, фінансового боку, то пакет, який ми використовуємо, дозволяє за місяць створювати 1500 документів і коштує 1000 грн. Тож вартість підписання одного документу обходиться в 67 копійок. Це найвигіднніший варіант і значно дешевший, ніж обмін паперовими документами. 

Як наразі змінилася ваша робота в сервісі ЕДО?

Ми почали роботу зі створення документів за шаблоном. Пізніше стали обмінюватись первинними документами і актами виконаних робіт. Завдяки системі ЕДО підписали понад 10 000 документів. Нам сподобалось, що для наших контрагентів робота з документами обходиться без жодного фінансового навантаження, тобто безкоштовно, оскільки в системі всі вхідні документи оплачує ініціатор. Контрагенти в даному процесі не витрачають жодної копійки. 

Які особливі вимоги були у вас до сервісу ЕДО?

Для деяких договорів було важливо, щоб з боку контрагента було накладено два підписи — директора та бухгалтера, і печатку. І вони мали б якось перевірятися. Почавши роботу в сервісі, ми переконалися, що в «Мій Арт-Офіс» є можливість налаштувати політику підпису таким чином, що зі сторони контрагента буде очікуватися необхідна кількість підписів. По-друге, є можливість персоніфікації по ІПН. У такому випадку «Арт-Офіс» в момент накладення підпису порівнює зазначений ІПН з ІПН в сертифікаті підписанта. Якщо вони не збігаються, то відповідно, спроба підписати буде заблокована. Є ще варіант персоніфікації на прізвище, ім’я та по батькові, Якщо потрібно ідентифікувати по ПІБ, то можна також вказати ПІБ і в момент накладення підпису «Арт-Офіс» порівняє вказаний ПІБ із зазначеним в сертифікаті. Тобто електронні документи мають таку ж юридичну значущість, як і паперові. До того ж вони надійно захищені — отримати доступ можуть тільки уповноважені особи. 

Отже, які функції та задачі буде вирішувати сервіс електронного документообігу — кожна компанія вирішує для себе відповідно до вимог свого бізнесу. Щоб дізнатися, яке рішення буде найбільш ефективним для вашої компанії, залиште свої дані у формі . Наш консультант відповість за всі ваші запитання в телефонному режимі або ж онлайн.

«Арт-Офіс» змінить ваші пріоритети та методи комунікації з партнерами.