На тлі відновлення активних військових подій у нашій країні, ми хотіли би поділитися досвідом екстремально кризового менеджменту Vilmate, який наша харківська команда набула з початку вторгнення. У цьому матеріалі мова піде про фактичні операційні і структурні рішення, які може впровадити бізнес. Сподіваємося, жодній українській компанії це не знадобиться.
Коротко про нас
Компанія Vilmate присутня на українському ІТ-ринку вже 10 років. У нашій команді налічується 150+ спеціалістів, які створюють проєкти у сферах логістики, управління персоналом, медицини, краси та здоров’я, нерухомості та багатьох інших.
Досвід співпраці з компаніями Європи та інших країн світу допоміг нам сформувати принципи, що стали для нас опорою у подоланні складних ситуацій. І навіть, без перебільшень, питання життя та смерті не змогло їх похитнути.
Наша перша реакція
Ніч і ранок 24-го лютого шокували. Основними локаціями Vilmate є Харків (головний офіс) та Київ. Ці міста стали одними з головних точок скупчення сил ворога, який сподівався досягти своїх цілей шляхом терору та масових ударів.
Як і всі українці в той момент, ми були шоковані, проте швидко перейшли до дій щодо підтримки нашої команди.
«Підготуйте команду рекрутерів до надзвичайної комунікації».
Першою задачею для вирішення одразу ж стала фізична безпека кожного вілмейтівця. Окрім безпосередньо топ-менеджменту, вагому роль у виконанні цього завдання відіграли й досі відіграють представники HR-відділу та рекрутери.
Ось що конкретно зробили ми (а ви можете взяти за план, або покращити):
- Загальні робочі чати ми перетворили на «радіостанцію», на джерело інформації та дієвих інструкцій для поведінки під час обстрілів та інших форс-мажорів.
- Команда рекрутерів перемкнулася в режим «пінгування» і допомоги кожному окремому вілмейтівцю.
- Організували інформацію та доступ до укріплених бомбосховищ офісних будівель. У перші дні офіс у Харкові виконував роль більш безпечного місця з душем, укриттям і більш віддаленим від обстрілів районом.
- Якщо хтось не мав змоги виїхати самостійно з небезпечної зони, всіх забирали із заздалегідь узгоджених пунктів на власних авто.
- У сусідній області (Полтавській) був винайнятий хостел, який слугував центром тимчасової дислокації.
Всі, без виключення, члени команди проявили неймовірну згуртованість та мужність у найбільш кризові моменти. Можна сказати, що вирішальну роль відіграла навіть не матеріальна, а моральна та емоційна підтримка, яка додавала розуміння того, що ніхто не залишився наодинці зі скрутою.
У наступні кілька тижнів деякі робочі процеси встали на паузу. Хоча багато людей свідомо не припиняли роботу на проєктах, відволікаючи таким чином свої думки. Про відносини з клієнтами на фоні війни ми ще згадаємо окремо. Та наперед можна сказати, чи то нам щастить, чи світ дійсно наповнений гідними людьми більше, ніж багатьом здається.
Люди, які адаптувалися
Приблизно через місяць ситуація почала стабілізуватись, наскільки це було взагалі можливо. Проявилася людська природа, що дозволяє нам якщо не звикати, то хоча б пристосовуватись майже до будь-яких умов та середовищ.
Більшості довелося остаточно звикнути до віддаленої роботи. Особливо це торкнулось харківського офісу, де і досі ситуація залишається небезпечною. Хоч ми й бачимо, що на сто відсотків безпечних місць наразі немає ніде, близкість до кордону з таким навіженим сусідом збільшує частоту «прильотів» (слово, яке, на жаль, міцно вкорінилось в нашому повсякденному лексиконі).
«Будьте готові вирішити проблеми з житлом та робочим простором. Заведіть контакти з командами рієлторів».
Стабільний простір для роботи та відпочинку є ключовим фактором для пристосування до нових реалій. Всі ми пам’ятаємо, як необхідно було налагоджувати нові щоденні ритуали для виходу зі стресу. Без стабільного місця проживання і робочого простору це було неможливо. Тому у Vilmate на організаційному рівні були запроваджені наступні процеси:
- У лічені дні була налагоджена співпраця з перевіреними рієлторами.
- Ті ж загальні чати почали служити для циркуляції інформації з приводу варіантів житла у обраних регіонах.
- Були створені додаткові робочі простори та коворкінги у місцях, де набиралася значна кількість переміщених колег.
- Ввели можливість оплати компанією коворкінгів в інших містах та навіть країнах.
Нічого надзвичайного, але ви можете підготуватися і зробити це швидше. Організуйте кілька зустрічей з командами рієлторів і оберіть собі партнера.
Коли перша хвиля масових переміщень заспокоїлась, підбирати варіанти тимчасового житла перестало бути великою проблемою. Проте питання житлового та робочого просторів є завжди нагальним і знаходиться під нашим постійним наглядом.
«Наявність офлайн-місця для роботи та зустрічі у реальному житті є дуже важливими. За можливості підготуйте хоча б один безпечний варіант».
Ностальгія по старому доброму офісному життю виявилась навіть більшою, ніж дехто очікував. Тому ми не відмовлялись від приміщень у Харкові, які були основними, та тримаємо їх у належному стані. Це підтримує моральний дух і також є символом того, що всі ми обов’язково туди повернемось і влаштуємо вечірку із квітами, піцою, блекджеком і… дартсом.
Та поки що ми свідомо жертвуємо атмосферою офлайн та радимо нашим колегам дотримуватись трьох простих пунктів:
- Май десктопну та мобільну версію робочих та приватних месенджерів.
- Налаштуй основний та запасний інструмент для конференц-зв’язку.
- Перевіряй пошту хоча б два рази на день, щоб не пропустити важливих новин та звернень.
По суті це все, що необхідно для належного функціонування основних внутрішніх та зовнішніх робочих процесів.
І заради всього святого…
«Переведіть абсолютно всю документацію компанії в онлайн-формат».
Найм та утримання команди
Трансформація внутрішніх процесів і пошук нових невирішених проблем у нас продовжується постійно. Навіть рутина не є стабільною під час війни. Але ми можемо виділити кілька рішень, які витримали перевірку і були радо прийняті командою.
«Сформулюйте і оголосіть свою громадянську позицію. Потурбуйтеся про зовнішню репутацію».
Війна поділила світ на біле та чорне, на героїв та негідників і продовжує робити це далі. Якщо сьогодні кандидат не запитує про позицію компанії або ніяким чином не висловлює своєї та тримає беземоційний нейтралітет, це виглядає підозріло. (Хоча до війни було навпаки).
Наші рекрутери зазначають, що зовнішні зв’язки та прозорість того, над чим і для кого працює компанія, стали однією з основних вимог для прийняття пропозицій про співпрацю. Громадянська позиція компанії починає набирати вагу і впливати на репутацію.
Що зробили ми у Vilmate:
- Чітко оголосили про підтримку ЗСУ нашим партнерам і всередині команди. По сьогодні наші колеги, що вступили до лав армії, отримують свою грошову винагороду у повному обсязі.
- З ініціативи спеціалістів і топ-менеджменту створили внутрішній фонд (рахунок) для волонтерсьих потреб.
- Долучаємося до спільних волонтерських проєктів з нашими друзями. Нещодавно Vilmate приєдналися до благодійного акції Вадима Коваленка та віртуального забігу, організованого нашим клієнтом RaceID.
Завершуючи тему найму, додамо два інсайти від наших рекрутерів, які варто мати на увазі:
- Кандидати зараз досить чутливо ставляться до іміджу компанії (співпраці з росією до війни) і перевіряють першу реакцію компанії через соцмережі.
- Кандидати, що вже під час війни потрапили під скорочення на попередньому місці роботи, «запам’ятовують» цей болючий досвід і можуть надавати перевагу закордонним компаніям.
Що стосується утримання команди:
«Потурбуйтеся про активності для боротьби з тривожністю».
У нашу пропозицію по дозвіллю додались бонуси з йогою і консультації з психологом для заспокоєння. Вдвічі виріс склад нашого внутрішньо-зовнішнього бігового клубу, що теж допомагає в боротьбі зі стресом.
«Прокачайте юридичну підтримку. Розширте штат і експертизу юристів».
Юридичні консультації та допомога з будь-яких питань стала особливо важливою у час інтенсивно змінюваного законодавства. Статуси громадян, податки, права і обов’язки під час воєнного стану. Більш того, з’явилася потреба у юридичній підтримці колег за кордоном. І люди цінують її.
«Не зупиняйте видачу велкам-паків, мерча та сувенірки. Це теж спосіб підтримки».
Коли люди сьогодні так багато втрачають, залишають і просто жертвують, надзвичайно цінно їм щось подарувати просто так. Це чіткий і теплий сигнал з минулого спокійного життя. А ще, це підтримка бізнесів, які займаються виготовленням такої продукції.
У цьому питанні важливо бути готовим до зміни ланцюжків логістики, часу та вартості виготовлення. Скоріш за все, ваша команда вже розсипана по різних країнах, але гарна новина в тому, що пошта працює справно, і міжнародна також. Ми відправляємо подарунки усюди.
Конекшн з клієнтами
Так, саме «конекшн», а не «комунікація» чи «зв’язок», бо ми самі відчули, що весь світ на одній хвилі і нас підтримує. Ми були щиро вражені рівнем толерантності, розумінням того, що насправді відбувається та благодійними ініціативами, які запроваджували наші іноземні колеги.
«Перетворіть переживання клієнта стосовно найму українців на відчуття їхнього долучення до перемоги».
У певний момент нам довелося побороти тривогу у клієнтів. «Чи все у вас добре? Як взагалі люди можуть працювати, коли поряд війна? Чи зможете ви реалізувати проєкт?». Хайринг людей саме в Україні ми вирішили подавати закордонним клієнтам, як один зі способів допомоги державі, компанії та людям. Адже залишитися в такий момент ще й без роботи – невимовний кошмар. Тому наші клієнти сприймають співпрацю з нами, як свій вклад в українську стійкість.
«Регулярно звітуйте клієнтам про позитивні зміни в компанії листами або на мітингах».
Клієнти живуть у своїй інформаційній бульбашці. Місцеві новини можуть їх «накручувати». Бачити, що з вами все добре і ви продовжуєте працювати і виконувати завдання по проєктам – супер важливо. Так кажуть самі клієнти.
Майбутнє, яке все одно настане
Як відомо, бізнес без планів на розширення і розвиток – такий собі бізнес.
«Будуйте плани і діліться ними з командою та клієнтами».
Коли все вдасться, коли настане наступна нова, але вже спокійніша реальність, ви зможете сказати, що все так і планували. А ні, то ні. Жарт. Віримо у вас!
Ми от шукаємо більш просторий офіс у Києві, чим і ділимося з вами.
Автор: команда Vilmate
