Як підписати документ онлайн або зчитати електронний підпис у «Дія» — інструкція

22 квітня Міністерство цифрової трансформації в особі міністра Михайла Федорова представило новий сервіс на порталі «Дія» — підписання документів онлайн.

Сервіс дає змогу обмінюватися документацією на карантині, не виходячи з дому чи офісу, без необхідності надсилати оригінал кур’єром. Законодавство України дозволяє використання електронних документів, тому підписаний таким чином doc або pdf (насправді формат не має значення) прирівнюється до офіційного паперового документа з мокрими печатками та підписами.

Сервіс безплатний та доступний для всіх, а не лише для зареєстрованих користувачів. Однак, щоб ним скористатися, вам знадобиться ЕЦП або КЕП, виданий сертифікованим центром (повний список тут).

AIN.UA склав детальну інструкцію, як підписати, перевірити та прочитати такий документ.

 1. Підписати документ

Заходимо на портал «Дія», переходимо в меню «Послуги» — «Підприємництво» — «Підписання документів». Сервіс також доступний на головній сторінці розділу «Популярні послуги» для громадян та бізнесу.

 Переходимо на сторінку сервісу. Натискаємо «Підписати документи».

Підписання документа за допомогою сервісу триватиме не більше 3 хвилин. На сторінці, що відкрилася, вас попросять завантажити ЕЦП або КЕП. Для цього потрібно завантажити файл ключа зі свого комп’ютера або просто перетягнути його у вікно сервісу, а потім вибрати центр сертифікації, яким він виданий. Наприклад, АЦСК АТ КБ «ПриватБанк» для кваліфікованого цифрового ключа, виданого банком — раніше ми розповідали, як отримати його онлайн.

Вводимо пароль до ключа та натискаємо «Далі». Сервіс зчитає ключ і покаже ваші дані з реєстру.

Натискаємо «Продовжити». Тепер потрібно завантажити з комп’ютера документ, який слід підписати. Він може бути будь-якого формату — сервіс не передбачає жодних обмежень. Для прикладу я завантажила із сайту податковий бланк заяви на застосування спрощеної системи оподаткування у форматі doc.

Натискаємо «Продовжити». Тепер слід накласти на документ свій підпис. Оскільки ваш ключ уже верифікований, підпис накладається автоматично — вам потрібно лише підтвердити це натисканням кнопки «Підписати».

Після підписання, сервіс запропонує завантажити на комп’ютер p7s-файл — це і є ваш підписаний документ.

Якщо завантаження не розпочалося автоматично, можна запустити його, натиснувши кнопку «Завантажити». 

Ось так буде виглядати файл із підписаним документом на комп’ютері: 

Ви також можете завантажити квитанцію, яка є офіційним підтвердженням того, що документ було підписано. Однак на сьогодні ця можливість досі працює нестабільно — створити квитанцію мені не вдалося. 

Припустімо, вам потрібно кілька підписів на документі. Це не проблема. Просто надішліть файл своєму партнеру або контрагенту, і він зможе підписати його на своєму комп’ютері за допомогою власного електронного ключа. 

2. Перевірити підпис на документі

Припустімо, ваш контрагент надсилає вам p7s-файл. Як переконатися, що він його підписав і перевірити зміст самого документа? 

Для цього потрібно зайти на портал «Дія» — «Послуги» — «Підприємцям» — «Підписати документи», натиснути на кнопку «Підписати документ» і на сторінці сервісу, що відкрилася,  перейти за розташованим праворуч посиланням «Перевірити підпис». 

Завантажте отриманий файл p7s і натисніть на кнопку «Перевірити». 

Сервіс зчитає підпис і покаже відомості про підписантів — ви побачите їхні ПІБ, податкові номери та дату підписання. 

Щоб накласти свій підпис на цей файл, натисніть «Продовжити», а потім «Підписати». 

3. Прочитати документ

У цьому розділі файл можна завантажити в оригінальному форматі, щоб прочитати його зміст. Для цього потрібно натиснути кнопку «Завантажити». 

У «Дія» акцентують, що безпосередньо зміст документа не передається на сервери сервісу — вони зберігаються лише на комп’ютері та в браузері користувача. Тому всі дані документа залишаються суворо конфіденційними. 

Важливо знати

Підписаний таким чином електронний документ має юридичну силу та може надаватися до державних органів України на рівні аналогових документів. Але є нюанси. 

Електронний документ не можна надрукувати. Його паперова копія не є документом, оскільки оригінальність документа підтверджує саме електронний підпис автора, який надрукувати не можна. 

За потреби можна надрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про накладений на нього підпис. Друковані документи необхідно завірити власноручним підписом. 

Електронний документ працює лише з українськими контрагентами. Укласти електронний договір з іноземною компанією не можна. Для цього спочатку необхідно укласти міжнародну угоду про взаємне визнання електронних довірчих послуг, наданих за кордоном. 

Ви можете використовувати сервіси з накладенням електронного відображення власноручного підпису, як-от Docusign. Але за умови попередньої домовленості щодо порядку електронної ідентифікації учасників таких відносин. Рекомендується це робити лише у разі, якщо впевнені в контрагенті. Згідно з українським законодавством такий підпис має низький рівень довіри, а його справжність складніше довести в суді.