The Wall Street Journal опублікував статтю про те, як онлайн-спілкування або так зване «цифрове перевантаження» може від’їдати в офісних співробітників робочий час. AIN.UA публікує переклад цієї статті.

Якщо вам часом спадає на думку, що вам постійно не вистачає часу завершити завдання на роботі, подумайте про це: багато з нас проводить цілих два дні з робочого тижня на мітингах або читаючи мейли.

Це дані з одного із новіших досліджень Microsoft, яке аналізувало активність мільйонів працівників, що використовують бізнес-додатки компанії. Ці дані входять до річного дослідження Microsoft, присвяченого продуктивності на роботі, яке зокрема висвітлює, як люди проводять свої робочі дні.

Microsoft, разом із Google, Slack та Zoom, є одним із найбільших продавців інструментів для робочого спілкування. Звіти цієї компанії показують у цифрах, скільки мейли, мітинги та сповіщення відбирають робочого часу та наскільки відволікають від справжньої роботи.

Дослідники помітили, що 25% найбільш активних користувачів додатків, тобто, людей, які використовують інструменти Microsoft для більшої частини своєї робочої онлайн-активності, витрачають 8,8 годин на тиждень, читаючи та пишучи електронні листи. І ще 7,5 годин — на онлайн-зустрічі.

Ці цифри не включають у себе дані про час, витрачений на обмін повідомлення, розмови телефоном чи просто спілкування із колегами. У середньому, співробітники витрачають 57% свого часу на використання офісного софта для комунікацій: онлайн-коли, мейли, чати. Решту часу, 43% вони проводять, створюючи щось, наприклад, онлайн-таблиці чи презентації.

І співробітники, і їхні керівники жаліються, що цифрове перевантаження шкодить інноваціям та продуктивності. В окремому дослідженні Microsoft на 31 000 користувачів по всьому світі дві третини опитаних зізналися, що поміж усим цим ледь знаходили час та енергію саме на роботу.

«Люди почуваються перевантаженими, так як ніби в них дві роботи, одна — та, яку їх найняли роботи, і інша — робота з комунікації, співпраці та координування», — говорить Джаред Спатаро, який очолював команду дослідників, що готувала звіт Microsoft.

Звісно, спілкування та онлайн-зустрічі становлять велику частину основної роботи для багатьох офісних працівників, і особливо менеджерів. Та все ж багато з них кажуть про те, що час, витрачений на розмови та зустрічі необов’язково покращує офісну комунікацію загалом.

2022 року, у дослідженні Harris Poll із 1200 респондентів керівники говорили про те, що їхні команди витрачають у середньому 7,47 годин на тиждень, приблизно робочий день, на неефективні комунікації. Якщо рахувати середню зарплатню у розмірі $66 967, цей втрачений час дорівнює $12 506 на працівника на рік, згідно зі звітом, який провели на замовлення Grammarly.

Час, витрачений на спілкування в онлайні, виріс разом із популярністю віддаленої та гібридної роботи. Slack and Dropbox, разом з іншими компаніями, намагалися боротися із цифровим перевантаженням, призначаючи певні часові періоди для зустрічей. Дехто скорочує час, який витрачається на зустрічі, а також піднімає планку для тих тематик, з приводу яких можна таку зустріч збирати.

Calendly, розробник сервісу для планування, обмежив періоди для зустрічей до проміжку між обідом та 17:00, зберігаючи решту робочого дня для сфокусованої роботи. Це зробили після того, як помітили, що зустрічі часом затягуються до вечора або проводяться рано-вранці.

Доволі часто зустрічі призначають без чіткого усвідомлення того, що вони мають досягти, як відзначає Ріта Кінг, виконавчий віце-президент консультаційної компанії Science House. «Нюанс в тому, щоб запрошувати когось на зустріч лише тоді, коли ви точно впевнені, що вони там потрібні, і ви можете пояснити, навіщо», — говорить вона.

Microsoft, якій належить велика частина в OpenAI, розробникові ChatGPT, додає штучний інтелект у робочі інструменти на кшталт Outlook та PowerPoint, щоби зменшити обсяги рутинної роботи. Більшість співробітників, опитаних компанією, зазначили, що сподіваються на допомогу в роботі від ШІ, але майже половина також побоюється, що ШІ може бути загрозою для їхніх робочих місць.

Деякі співробітники використовують власні лайфхаки, щоб встигати робити роботу. Кімані Боннер, який віддалено працює проджект-менеджером в IT-компанії, часом має до 10 зустрічей на день. Тому він резервує час у своєму онлайн-календарі для власне роботи. Також робить списки того, що йому потрібно зробити в цей час, щоб не відволікатися. Це допомагає йому економити від 60 до 70 годин на тиждень.