Замість вечірок — волонтерство. Як змінилися обовʼязки хепінес-менеджера під час війни

Євгенія Губрій, Happiness Manager в українській ІТ-компанії OBRIO з екосистеми Genesis, у колонці для AIN.UA розповіла, чим займалася до повномасштабного вторгнення, як змінилися її обовʼязки, а в колег — потреби.

Happiness Manager — це людина, яка піклується про щастя команди. Цю роботу здебільшого сприймають за зовнішньою картинкою: повітряні кульки, торт, шампанське та веселощі — усе те, що втратило актуальність із 24.02.2022. Якщо раніше для співробітників шукали постачальника найсмачніших мандаринів, планували тімбілдинги та корпоративні подорожі, тепер хепінес-менеджери закуповують зарядні станції, домовляються про курси домедичної допомоги та перебудовують процеси, щоб згуртувати команду, яку розкидало у 12 різних країн.

Хто такий хепінес-менеджер

Може здаватися, що ця позиція — лише про вечірки, тусовки та смаколики на кухні. Але насправді хепінес-менеджер закриває настільки багато питань, що інколи його можна назвати «операційний менеджер по людях». Головні обовʼязки, які були в мене до війни, можна розділити на три категорії:

1. Задачі, які перетинаються з командою HR. Наприклад, дослідження ринку бенефітів для співробітників, впровадження корпоративних цінностей компанії через різні канали комунікації, підтримка онбордингу тощо. 
2. Івент-менеджмент — організація епізодів (регулярні заходи компанії, коли команда підбиває підсумки попереднього періоду і планує наступний), святкових подій, виїзних корпоративів, привітань співробітників із днем народження тощо. Хепінес-менеджер прописує сценарії, шукає локації, спілкується з підрядниками та загалом організовує та контролює весь процес.
3. Адміністрування — усі питання функціонування офісу, а також індивідуальні запити співробітників. Серед щоденних завдань — перевірити, чи все гаразд в офісі, чи всього вистачає, чи всім доїхали обіди, організовувати ремонт, якщо щось зламалося тощо.

Для кожного співробітника щастя — це щось індивідуальне. Для когось це щоранку бачити улюблені смаколики на кухні. А для когось — прийти на роботу, виконувати свої задачі та не відволікатися. А якщо виникнуть будь-які проблеми, знати, хто тебе врятує. Happiness Manager має не тільки швидко реагувати на запити, але й діяти на випередження.

Магія професії: усе має виглядати, наче відбувається саме собою

Я прийшла на позицію хепінес-менеджера, маючи 15-річний бекграунд у сфері івент-менеджменту. Там ти щоразу працюєш із новими клієнтами та підрядниками. Щоби досягти результату, важливо вміти швидко визначати потреби людей та знаходити спільну мову з усіма учасниками процесу. Ці софт-скіли дуже допомогли на новій позиції. Також я мала розгалужену мережу контактів підрядників та прокачані креативні навички.

Гарно організована подія — коли здається, що все відбувається саме собою, а менеджера навіть не видно. Насправді ж за цією «магією» стоїть багато годин роботи. Моїм клієнтом в OBRIO є як CEO, так і кожен член команди. Я вивчаю усі побажання, спираючись на опитувальники, а також безліч інших факторів, щоб скласти цей «конструктор». Також для організації корпоративного івенту я маю врахувати бізнес-задачі — для кожного заходу вони можуть відрізнятися.  

Поширене упередження про нашу роботу — що Happiness Manager, а також усі інші адміністративні позиції та HR просто витрачають гроші, які заробляє технічна та продуктова команда. Насправді ж наша робота так само направлена на збільшення прибутку, але має відкладений ефект. Наші активності мають єдину мету — аби всі в команді працювали в комфорті, ефективно комунікували один з одним, могли відпочити та поновити ресурс, щоб досягати нових цілей. В OBRIO, де я працюю зараз, уся команда розуміє, що ми робимо важливі речі, та бачить результат.

2022: Happiness Manager >>> Safety Manager

24 лютого 2022 року більшість команди зустріла в корпоративній подорожі в Мексиці. Туди ми приїхали відсвяткувати успішні результати роботи 2021 року та в перший же день дізналися новини. Будучи за тисячі кілометрів від Києва, ми організовували евакуацію співробітників, які залишилися в Україні, та наших рідних у безпечні місця, займалися пошуком транспорту, місць для ночівлі. Памʼятаю, як шукали, де терміново замінити колесо, бо наша колега була одна на дорозі серед ночі. Паралельно ми скасовували всі активності, намагаючись повернути кошти та пробували змінити квитки вильоту.

Згодом компанія відкрила другий офіс у Варшаві, і з того моменту я також займаюся його адмініструванням. Головним нашим завданням на той момент було налагодити роботу команд, щоб усе функціонувало, як раніше. У ці процеси також включалися керівники продуктових напрямів та СЕО.

Загалом у мої обовʼязки тепер входять такі напрями:

• впровадження цінностей та підтримка корпоративної культури компанії;
• онлайн-івенти та активності для згуртування команди;
• внутрішні комунікації; 
• допомога з індивідуальними запитами колег;
• менеджмент волонтерських проєктів;
• адміністрування двох офісів та онлайн процесів.

Під час блекаутів восени 2022, ми з командою HR працювали над забезпеченням співробітників в Україні, усім необхідним — звʼязком, старлінками, зарядними станціями. Ми мали подбати, щоби всі могли працювати в безпеці, теплі та з електрикою, щоби в офісі були запаси їжі та води тощо. Це був час гасіння пожеж та спроб передбачити, що ще може статися, та як цьому запобігти. Коли ситуація в Києві дійшла до критичної точки, ми організували релокацію команди на захід України та дівчат у Варшаву.

Від початку війни ми донатили у БФ «Повернись Живим» та на різні індивідуальні потреби окремих підрозділів ЗСУ. Потім — у фонд Genesis for Ukraine, який систематично займався допомогою армії. У кінці 2022 року ми сфокусувалися на довгостроковому проєкті — фінансуванні виготовлення мобільних лазне-пральних комплексів для військових. Я залучена до питань кошторисів, погодження, комплектації тощо. 

Новий виклик: перехід 100% офісної команди на ремоут

Перехід команди на віддалений режим роботи — один з основних викликів минулого року. Щоби продовжувати перформити та покращувати бізнес-показники, ми мали зберегти командний дух. Продукти OBRIO розвиваються на глобальних ринках та конкурують із бізнесами, які точно не стикалися з такими проблемами, як українські компанії.

Раніше команда OBRIO завжди надавала перевагу роботі в офісі. Тепер ми були розкидані у 12 різних країнах: різні часові пояси, повний перехід в онлайн та почуття відірваності від усіх. Усе це давалося команді важко. 

Проблема віддаленої роботи полягає в тому, що колеги спілкуються тільки під час коротких зустрічей, тільки по роботі та всередині своєї команди. Тому ми двічі на місяць проводили онлайн-тімбілдинги для кожної команди — грали в ігри, проводили квізи. Спочатку було складно зібрати людей на подібні івенти, — завжди знаходилися причини «скіпнути». Насправді це був психологічний барʼєр: як можна дозволити собі посміхатися, коли у твоїй країні війна? Але спробувавши хоча б раз «видихнути», колеги зрозуміли, що нічого страшного не відбулося. Навпаки — зʼявилися сили працювати та робити добрі справи.

Щоби це вдалося, хепінес-менеджер має постійно тримати руку на пульсі, нагадувати, стукатись, розкачувати людей. Кожна така зустріч потребує ретельної підготовки та планування.

Також чотири рази на рік у компанії традиційно проводяться епізоди, які складаються з двох частин: презентації керівників та неформальної частини. Щоби це не проходило як звичайний робочий дзвінок, ми спробували формат метавсесвіту. Це виглядає, як комп’ютерна гра, у якій ти — один із персонажів. Спеціально для компанії створюється певний тематичний простір. У ньому ти можеш переміщатися, підійти до свого колеги, включити відео та поговорити. Ви можете сісти за столик, разом продивитися презентацію. Цей формат усім дуже сподобався, адже дав змогу пригадати, як ми спілкувалися раніше.

Одного разу ми збиралися в Гоґвортсі, іншого — у кімнатах, присвячених містам України. А локація «Київ» була стилізована під краєвиди рідного для більшості команди міста — всі відчули ностальгію та єднання з командою, яка перебуває за кордоном. 

Безпека, стабільність та волонтерство — що робить команду щасливою зараз

Раніше один зі способів порадувати колегу — закрити його індивідуальний запит. Іноді ці прохання були цікавими та навіть кумедними — обрати мандарини з певною товщиною шкірки або поміняти місцями холодний та гарячий крани в офісній вбиральні.

Зараз щасливими їх робить у першу чергу почуття безпеки та стабільності. Для співробітників, що залишилися в Україні, це, на жаль, непрогнозовано. Але в кожного з них є впевненість, що якщо щось станеться, про нього подбають: знайдуть транспорт, евакуюють, нададуть житло, пришлють старлінки тощо.

По-друге, це допомога Силам оборони України. Більшість командних івентів тепер має благодійну складову. Ми проводимо аукціони, робимо збори, зустрічаємося з представниками сил ТрО ЗСУ. Команда в Україні якось збиралася, щоби робити павербанки для військових з відпрацьованих електронних сигарет. Такі активності цінні для команди — робота в компанії дає можливість не лише розвивати продукт для мільйонів користувачів з усього світу, а й допомагати у відбудові країни. Раніше досягнення бізнес-показників означало командний відпочинок за кордоном. Зараз ми ставимо ціль — відновити зруйновану школу або лікарню.

Що робить щасливим хепінес-менеджера, це — фідбек колег. Коли бачу їхні позитивні емоції, гарний настрій, це означає, що я зробила свою роботу класно, і це заряджає. 

Автор: Євгенія Губрій, Happiness Manager в OBRIO