Після початку повномасштабного вторгнення українські компанії гостро відчули на собі необхідність у налагодженні процесів внутрішньої комунікації в команді, зокрема – шляхом створення окремого профільного ресурсу. Серед них і український офіс нідерландської компанії Levi9. У своїй колонці для AIN.UA Talent Associate Levi9 Саша Ступаковська поділилася досвідом створення інтранету компанії без додаткових рук та ресурсів.
Фото тут і далі надані авторкою
Levi9 Ukraine була заснована ще у 2007 році, а питання про створення єдиного ресурсу для всіх внутрішніх комунікацій вперше постало в часи пандемії Covid-19. Втім, тоді це просто було ідеєю для підтримки колег в ізоляції. Насправді необхідним ресурс для українського офісу став після початку повномасштабного вторгнення. Новини компанії та апдейти політик почали випускати значно частіше, тож було потрібне рішення, яке б дозволило не губити інформацію в пошті чи корпоративних чатах команд. Так вирішили створити інтранет — внутрішній комунікаційний ресурс.
Він не лише упорядкував усі новини та апдейти компанії, а змусив команди задуматися про зміни звичних форматів роботи.
Вибір платформи
Коли заходиш в магазин за кордоном, підсвідомо починаєш шукати очима відомі бренди. Схоже трапилося і з нами. Ми провели дослідження і виокремили декілька платформ, на яких потенційно можна було би публікувати всю необхідну інформацію. Першим варіантом був WordPress, оскільки на ньому побудували інтранет у нашому сербському офісі. Та невдовзі ми відмовились від цієї ідеї, адже реалізація вимагала залучення розробників, а частину необхідних нам плагінів довелося б оплачувати додатково. Далі ми розглядали Confluence. Платформа вже була нам знайома, тож проблем з її впровадженням не мало виникнути. Однак і тут був недолік, платити треба за кожного користувача, а це додаткові витрати на придбання ліцензії для тих, хто ще не мав доступу.
Зрештою ми зупинилися на SharePoint, який ми використовували і раніше, просто не на повну потужність. Одна із суттєвих переваг SharePoint – він частина продуктів Microsoft, якими ми активно користуємося, тож купувати окремі ліцензії не треба. Також, як будь-який продукт Microsoft, він може бути інтегрований з іншими програмами корпорації – це позбавило нас зайвих турбот і надало більше можливостей.
Наповнення інтранету
Після вибору платформи ми почали думати над наповненням: що буде крім очікуваних новин і політик, які фічі ми можемо додати, аби зробити платформу цікавою для співробітників. Ми хотіли перетворити новинний агрегатор на ресурс, який би дійсно полегшував життя колег, а не став ще одним посиланням, на яке заходиш, бо так каже менеджер. Спочатку ми інтегрували на сайт календар подій. Наші співробітники часто проводять різні активності, тож цей крок значно підвищив актуальність інтранету серед колег. Тепер не треба чекати на запрошення на пошту, оскільки це календар Outlook, колеги можуть відразу додати цікавий їм захід до особистого календаря.
Звісно, все це не минуло без перешкод. Автоматична інтеграція не працює на MacOS, тому користувачам потрібно зайти на інтранет, обрати цікаві їм події, а після – власноруч додати в особистий календар.
Далі ми додали функціонал збереження та поширення фотографій з проведених нами заходів, щоби всі фото, які зазвичай летять в чати після зустрічей, були охайно зібрані в одному місці. Інтегрували ми і форму фідбеків для подальшого покращення інтранету. Її ми розмістили на головній сторінці сайту. Завдяки формі ми також дізнаємося задоволеність сайтом і спостерігаємо, які типи матеріалів цікаві команді, коригуючи роботу редакції внутрішніх комунікацій.
Аби наш ресурс не перетворився на суто розважальний ми виокремили розділи команд – корисні інструкції від різних відділів, які полегшують роботу. Наприклад, про те, як оновлювати інформацію про себе у внутрішніх системах, де що шукати в офісі тощо.
Хто займався створенням сайту
Може здатися, що до створення інтранету було долучено багато людей, але це не так. Одна з переваг SharePoint полягає в тому, що створення сайту з його допомогою не вимагає значних технічних зусиль. Для запуску проєкту ми не наймали розробників чи зовнішніх експертів. Над побудовою сайту, інтеграціями додаткових функцій та наповненням працювала наша команда рекрутерів. Звісно, ми консультувалися із системними адміністраторами, щоби правильно налаштувати доступів, але, як виявилося, нічого складного у цьому немає, тож тепер ми робимо усе самостійно.
Після початку повномасштабного вторгнення навантаженість на рекрутинг-відділ зменшилася і ми почали опановувати методи гнучкого проєктного менеджменту. У співробітників є доступ до бібліотеки Udemy з великою кількістю курсів, зокрема з Agile та Scrum. Закріпити отримані знання вдалось за допомогою налагодженої системи обміну досвідом між департаментами.
Наразі ми вирішили майже всі технічні завдання. Вже за 2 місяці нам вдалося зібрати з нуля повноцінний сайт, перетворивши команду рекрутерів у редакцію з внутрішніх комунікацій.
Як інтранет вплинув на роботу
Після успішного запуску проєкту нам вдалося не тільки вирішити завдання, а й надихнути інші команди діяти. Колеги побачили, що можна зберігати свої файли не у папках, як це було раніше, а зручно розташовувати посилання на повноцінних лендингах, керувати проєктами та створювати власні сайти навіть за браком досвіду.
Власні внутрішні підсайти вже створили PMO-ком’юніті, BA-департамент та декілька інших проєктів компанії. На додачу, завдяки такому переходу команди змогли зменшити кількість confluence-підписок, які використовували для збереження знань та файлів.
Також інтранет допоміг оптимізувати процеси в компанії. Відтепер колеги можуть кожного разу не розписувати покроково інструкції, а просто надсилати посилання на відповідну статтю. Це значно економить час. Коли ми просимо новеньких заповнити всю інформацію про себе у нашій HRM, то просто надсилаємо інструкцію, де все описано.
Загалом проєкт інтранету настільки змінив поняття внутрішніх комунікацій у компанії, що нам потрібно докласти зусиль, аби згадати, як ми працювали без нього. Декілька місяців наполегливої роботи рекрутерів перенесли корпоративний звʼязок на новий, більш функціональний та цікавий рівень, водночас вирішивши великий скоуп нагальних завдань, на які завжди йшло чимало часу.
Авторка: Саша Ступаковська, Talent Associate в Levi9
