Багато підприємців в Україні знаходяться в надзвичайно складних умовах. Хтось взяв у руки зброю, інші – продовжують працювати під ворожими ракетами. Такі реалії змушують замислитися про майбутнє власної справи за всіх можливих сценаріїв. Для AIN.Business фінансистка і фаундерка агенції Fin Easy Катерина Климова поділилася власним досвідом. В матеріалі вона розповідає про кроки, які можна зробити вже зараз, щоб подбати про фінансову безпеку бізнесу за будь-яких умов.
Фото: Катерина Климова
Ризики
Перший і найочевидніший ризик, коли бізнес залишається без засновника і директора в одній особі, – це те, що все зупиняється, а компанія перестає заробляти гроші. Крім того, можуть виникнути нюанси з банками, адже неможливо здійснювати платежі за контрактами, проводити інші транзакції, нараховувати та виплачувати зарплати, виставляти рахунки. Бізнес повністю паралізується, а також накладаються штрафи за несвоєчасні виплати працівникам і податки.
Інша проблема полягає в тому, що без законного представника ви можете прострочити податкову звітність. Закон не регулює ці питання до кінця. Як наслідок, компанія може отримати штраф за несвоєчасне подання звітності.
Екстрені заходи, якщо все сталося раптово
У законодавстві немає чіткого механізму дій у разі смерті єдиного засновника компанії. Тому, коли наші клієнти стикнулися з такою ситуацією, ми не розуміли, що робити. У тому випадку власник був і єдиним засновником. Відповідно, компанія працювала на підставі його ФОП і ТОВ. Додатковим ускладненням стало те, що трагічна подія трапилася у звітному періоді.
Ми з командою витратили багато часу на пошуки рішень, консультації з експертами та пошук можливих юридичних лазівок. Загалом на збір даних і вжиття заходів пішло близько 1,5 тижня.
Спочатку намагалися передати весь процес генеральному директору. Його дані були в Єдиному державному реєстрі, але повноваження не були прописані в Статуті. Тож юридично у цієї людини не було підстав для доступу і використання банківського рахунку. Виконавчий директор також не міг підписувати податкові декларації в електронному вигляді. Довіреність, видана керуючому директору, була обмежена в часі та за правами, тому він не міг видати електронний ключ, необхідний для подання податкової декларації.
Єдиним виходом із цього замкненого кола було призначення управителя майна. За законом спадкоємці першої черги мають право обрати таку людину та підписати відповідні документи в нотаріуса. Відповідно, той може розпочати свою діяльність протягом шести місяців до моменту оформлення спадщини.
Крім того, під час оформлення документів для призначення управителя спадщиною ми підписали з обслуговуючим банком гарантію, що зможемо проводити платежі з використанням наявних ключів. Це дало змогу продовжувати операції протягом 1,5 тижня (слід зазначити, що лише один із трьох банків, які обслуговували компанію, погодився на такий механізм).
Однак радимо уникати таких форс-мажорів і заздалегідь подбати про правонаступність.
Як подбати про фінансову безпеку наперед
Зробіть довіреність
Довіреність на уповноважену особу від імені директора компанії з повноваженнями підписувати документи та укладати правочини врятує бізнес від небезпечних простоїв.
Наведіть лад у Статут ТОВ
Статут має містити умови, за яких уповноважений буде керувати бізнесом. Зокрема, передбачати окрему посаду для цієї особи. Наприклад, заступник директора, бухгалтер, керуючий директор тощо. До того ж, вона має мати всі повноваження керівника та внести свої дані до ЄДР.
Також слід перевірити, чи відповідає ваша чинна редакція Статуту товариства вимогам ч.1.ст.23 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю». Там уже передбачено, що в разі смерті учасника товариства його частка переходить до його спадкоємця без згоди учасників товариства.
Не використовуйте ключі директора після його смерті для подання звітності
Договір про надання електронних довірчих послуг не визначає факт смерті директора як підставу для анулювання ключа. Проте безпечніше використовувати ключ уповноваженої особи.
Зробіть запасний ключ
У компанії має бути додатковий розпорядник банківських рахунків, а також можливість підписувати податкову звітність не лише ключем директора, а й ключем іншої відповідальної особи (скажімо, виконавчого директора чи бухгалтера).
Укладіть нотаріальний договір
Також можна укласти нотаріальний договір щодо управління спадщиною згідно ч.1. ст.1285 ЦКУ. Однак тут важливо, щоб всі спадкоємці дійшли згоди та призначили одну особу-керівника спадщиною.
Висновки
Моя основна порада для засновників компаній — не відкладайте візит до нотаріуса та заздалегідь упорядкуйте свої справи або ж навіть укладіть заповіт. Однак порадьтеся перед цим із фінансистом і юристом. Їх консультації допоможуть розібратися з точки зору фінансової структури компанії та гарантувати безпеку в юридичній площині.
