Стратегічні сесії для бізнесу: дарма витрачений час чи необхідність для масштабування — колонка

Чи необхідні стратегічні сесії для малих та середніх бізнесів, як знайти цілі та зрозуміти, що саме необхідно компанії? На ці питання в авторській колонці для AIN.UA відповіла Аліна Щербина, PR-advisor, засновниця PR-агенції «Великі історії», керівна партнерка LEAD business club.

Що відрізняє малий та середній бізнес від великого?

Нещодавно я знайшла відповідь на це питання під час інтерв’ю з Максимом Раскіним, СЕО Allo Group. Наш LEAD business club запросив його, аби він поділився своїм досвідом із понад 100 представниками малого та середнього бізнесу. Підприємець розповідав про місію, візію своєї компанії, і раптом я подумала: «А хто з наших слухачів може так само назвати місію, візію, цінності та ціль своєї компанії?» Я поставила це питання залу, і неочікувано з повного залу підняли руки тільки двоє.

Я отримала інсайт. Великий бізнес відрізняє від малого та середнього те, що перші знають хто вони, навіщо вони існують і куди вони рухаються.

Але як до цього прийти? У цьому питанні бізнесу можуть допомогти регулярні стратегічні сесії. А як їх проводити так, аби почати зміни в компанії і не загрузнути в робочій рутині одразу після зустрічі, я розповідаю далі.

Шанс для керівника познайомитись зі своїм бізнесом

Зазвичай, клієнти до мене на стратсесії потрапляють двома шляхами: або завдяки «сарафанному радіо», або звертаються до агенції «Великі історії» за послугами піару й на місці ми вже виявляємо, що компанії потрібен не піар, а стратегія. Як я приходжу до такого висновку?

Часто це компанії, які вже мають якісь успіхи, але раптом перестали масштабуватися, тож думають, що чарівною пігулкою тут для них стане піар. Я починаю брифувати клієнта, і розпитую, чого компанія прагне, яку місію, цінності має, що її відрізняє від інших. І виявляється, що відповідей на ці питання немає. Тобто фактично не існує фундаменту — стратегічного бачення, для чого, навіщо і як існує бізнес. Тож тут на поміч приходить стратсесія, яка дозволяє власникам:

• зрозуміти, чого вони хочуть від бізнесу;
• по-справжньому познайомитись із командою та топменеджерами і зрозуміти їхні можливості та болі;
• передати співробітникам свої ключові ідеї щодо розвитку компанії;
• поставити цілі на один-три роки та визначити відповідальних;
• через цілі мотивувати та об’єднати команду.

Тож аби звести всіх до спільного знаменника, для початку я проводжу підготовчу роботу, або іншими словами, бриф.

Як звести всіх на одну планету

Для підготовки до безпосередньо стратсесії я напередодні спілкуюсь із власником або власниками бізнесу та керівниками кожного відділу.

Першим я ставлю такі та інші питання:

• Які результати компанія має зараз?
• Яких результатів ви хотіли б від компанії? Або чи є вже гіпотези, ідеї щодо розвитку компанії?
• Чому, на вашу думку, зараз не вдається досягати бажаного?
• Хто А-гравці в команді?
• Як у компанії розробляють та виводять нові продукти? Чи системний цей процес?
• Які інструменти автоматизації роботи використовує компанія?
• Ключові конкуренти та їхні сильні сторони?
• Що для вас буде показником ефективності мене як консультанта на цій сесії?

Схожі питання ставлю і другій категорії, але більше з фокусом саме на справи всередині відділу:

• Оцініть роботу свого відділу?
• Що б ви хотіли покращити у своєму відділі?
• На скільки відсотків завантажений ваш відділ?
• Що б ви хотіли покращити в роботі компанії?
• Чому ви працюєте в цій компанії?
• Ваше найбільше досягнення в цій компанії?
• Що вас мотивує в цій компанії?
• тощо.

Також від кожного відділу я прошу підготувати звіти із цифрами: по маркетингу, фінансах, виробничій частині тощо. Зокрема, і показати ті плани, які ставили на відділ: і яких вдалось досягнути, а яких — ні.

Цей етап — дуже важливий, адже часто власники компанії та їх команда перебувають немов на різних планетах. Я ж, отримавши відповіді і від перших, і від других, уже бачу повну картинку, що відбувається в компанії. Тож маю можливість звести їх на одну площину.

На старт! Увага! Шукаємо ціль! Говорить команда

Після довгої підготовки ми починаємо саму стратсесію. Зазвичай, вона триває день або два. І на ній в обов’язковому порядку мають бути присутні власник(и), керівники відділів та модератор.

У деяких компаніях стратсесії проводить безпосередньо власник. АЛЕ! У такому разі я рекомендую «відмовитися» на час від керівної ролі й бути лише модератором. Тобто дослухатись до своєї команди. Адже часто буває така ситуація, коли співробітники висловлюють свої ідеї, власник чи керівник компанії їх зарубує на корені, і далі креативний процес уже не йде — працівники бояться розкритись. Тож є дві опції: або компанія має взяти консультанта, або власник має зробити zoom out — тобто піднятися над процесом, а не бути всередині нього.

Далі обираємо методики роботи на стратсесії. Я, зазвичай, поєдную декілька із цих:

• Аналіз конкурентів. Ключове питання, яке я обов’язково ставлю під час цієї методики: Що ваші конкуренти роблять такого, що ви можете та хотіли б запровадити?
• Аналіз світових трендів. Тут ми розбираємо, що ці тренди значать для компанії та як їх можна адаптувати під компанію/продукт.
• Start-Stop-Continue. Цей метод дає можливість оцінити ефективність роботи, виділивши дії, які потрібно розпочати, зупинити та продовжити для подальшого успіху.
• SWOT-аналіз. Це аналіз сильних і слабких сторін компанії, її можливостей та загроз її діяльності.
• GAP-аналіз. Цей метод допомагає визначити «розрив» між поточним станом справ та бажаним, а також розробити план його подолання.
• BHAG (Big Hairy Audacious Goals). Це пошук «великих волохатих амбітних цілей». Вони настільки зухвалі та масштабні, що, зазвичай, для їх реалізації потрібно від 10 до 30 років, але мотивують команду та допомагають масштабуватися вони вже зараз.
• Сценарне планування. Розробка різних сценаріїв розвитку бізнесу в майбутньому з огляду на визначені та невизначені елементи — тобто ті фактори, що можна передбачити з великою ймовірністю і ті, які неможливо передбачити.

Також я використовую канву Остервальдера. Цей інструмент, який допомагає компаніям описати та зрозуміти свою бізнес-модель. Він складається з дев’яти блоків, які представляють різні аспекти бізнесу:

• Клієнти: хто ваші клієнти, що вони цінують, які в них потреби?
• Ціннісні пропозиції: що ви пропонуєте своїм клієнтам, як ви вирішуєте їхні проблеми?
• Канали збуту: як ви доставляєте свою ціннісну пропозицію своїм клієнтам?
• Відносини з клієнтами: як ви взаємодієте зі своїми клієнтами?
• Потоки доходів: як ви заробляєте гроші на своїй ціннісній пропозиції?
• Ключові ресурси: що вам потрібно для підтримки своєї бізнес-моделі?
• Ключові види діяльності: що ви робите, щоб створювати та доставляти свою ціннісну пропозицію?
• Ключові партнерства: з ким ви співпрацюєте, щоби підтримувати свою бізнес-модель?
• Структура витрат: скільки вам коштує вести цей бізнес?

Це основні інструменти, які я використовую під час стратсесій, але врахуйте, що це далеко не повний список. І заповнення якоїсь рандомної таблички не допоможе вашій команді уявити майбутнє компанії та прописати план, як до нього прийти.

Мені, наприклад, досвід і «надивленість» допомагають визначити, з якими інструментами потрібно працювати в кожному окремому кейсі. Адже за два роки керування бізнес-клубом я провела близько 500–600 інтерв’ю з підприємцями, а ще раніше заснувала виставку українських брендів БУДЬ в UA. Я бачила тисячі історії успіхів і невдач. Відповідно, уже розумію, що їх привело до таких результатів, тому можу запропонувати компаніям подивитись на деякі речі з різних боків і привести обговорення до того, аби команда вибрала найлегший та найефективніший для себе шлях.

Та неймовірно важливо, аби під час стратсесії керівник компанії фіксував усі ці напрацювання команди та інсайти. А далі розпочинається реалізація (або ні).

Стратегічна сесія — це не кінець. Це лише початок

На цьому етапі з’являється чимало скептиків. Адже чимало підприємців впевнені, що сама по собі стратсесія вирішить усі їхні бізнес-проблеми. Але це не так. Найскладніше починається після. Стратсесія лиш допомагає команді синхронізуватися в спільному баченні майбутнього та зрозуміти, яких показників вона прагне.

Тож як організувати ефективну роботу після зустрічі? Ось кілька порад:

• Встановіть чіткі дедлайни та відповідальних за виконання задач. У деяких компаніях навіть є посада «впровадника змін», який слідкує за цим. Це допоможе уникнути того, що ідеї зі стратсесії залишаться на папері.
• Введіть показники випередження та запізнення. Показники випередження — це ті, які показують, як компанія йде до своїх цілей. Вони допомагають компанії зрозуміти, чи ефективно вона реалізує свою стратегію. Показники запізнення — це ті, що показують, чи досягла компанія своїх цілей. Вони допомагають компанії оцінити свою ефективність. Наприклад, бізнес хоче збільшити обсяг продажів на 10 % у наступному році. Показником випередження тут може бути кількість нових клієнтів, які компанія залучає. Показником запізнення може бути фактичний обсяг продажів.
 Цей спосіб допоможе компанії відстежувати прогрес у досягненні цілей та коригувати рішення не постфактум, а в процесі роботи.
• Регулярно проводьте зустрічі, щоб обговорювати результати виконання завдань. Це допоможе компанії залишатися на правильному шляху.

На основі власного досвіду та досвіду своїх клієнтів я можу сказати, що, якщо дотримуватись цих правил, після стратегічної сесії на компанію очікує дуже багато змін.

Наприклад, з командою виробника обладнання для б’юті-майстрів ÜLKA на стратсесії ми згенерували місію, візію компанії та BHAG на 10 років. Як результат, це підштовхнуло бізнес до більшої піар-проявленості та збільшення деяких фінансових показників у 3 рази.

Буває і таке, що стратсесії підштовхують компанії не до того, щоб щось робити, а навпаки — до відмови від проєктів, попередніх напрацювань для збільшення ефективності чи масштабування в майбутньому. Тож якщо ви не боїтеся змін, озброюйтесь цими порадами, і тоді стратегічна сесія стане фундаментом вашого бізнесу для успіху в майбутньому.

Авторка: Аліна Щербина, PR-advisor, засновниця PR-агенції «Великі історії», керівна партнерка LEAD business club.