Часть украинских крупных компаний уже выбрала и успешно внедрила сервисы для осуществления электронного документооборота со своими контрагентами, другая часть пытается разработать такие сервисы самостоятельно. Пришло время выбрать сервис, основываясь на методологиях и технологиях, лежащих в их основе.
Как электронный документооборот облегчает жизнь бизнесу
Преимущества электронного документооборота очевидны. С одной стороны, подписант контролирует и несет ответственность за данные, изложенные в документе; с другой — свободен от гор бумажек, их утомительного перечитывания и перекладывания из папочки в папочку. И, согласитесь, пролить кофе на подписанный электронный документ действительно сложно.
Поскольку процесс согласования и подписания документов занимает немало времени, происходят задержки, в результате которых срываются сроки сделок. В электронном виде можно оперативнее подписать большое количество документов и сделать это не только в офисе, но и с любого гадждета — мобильного телефона или планшета — в удобное для подписанта время. Особенно эта проблема актуальна для компаний, контрагентами которых являются небольшие предприятия или частные предприниматели.
Бизнес может высвободить и переключить на другой участок трудовой ресурс, обычно занятый подготовкой документов, а также сэкономить на почтовых расходах. Не стоит забывать и о сохранении природных ресурсов. Только на первый взгляд бумаги — это мелочь. Фактически это архивы, шкафы с гроссбухами и, зачастую, отдельно выделенный человек, который вместо творческой работы «пилит» бесконечные типовые договора или акты приема-передачи выполненных работ или предоставления услуг, акты по договорам аренды и т. д.
Сколько вы сможете сэкономить, выбрав «Арт-Офис» как один из сервисов, можно посчитать специальным калькулятором на сайте.
Какой сервис выбрать
На выбор сервиса влияет ряд факторов. Первая группа проста и понятна:
- насколько возможности сервиса соответствуют потребностям бизнеса и политике безопасности;
- совместимость сервиса с привычной средой работы предприятия;
- поддержка сервисом типов документов, с которыми работает предприятие;
- возможность масштабировать и эффективно использовать сервис с учетом роста предприятия.
Вторая группа не настолько очевидна, но не менее важна:
- юридическая легитимность сервиса и адекватность формата документов бизнес-процессам предприятия;
- возможность взаимодействия со сторонними системами, не только учетными, но и такими, которые используют ваши контрагенты;
- работа сервиса с электронными ключами того центра сертификации, который используется предприятием и его контрагентами;
- легкость и простота в использовании сервиса, хорошая техподдержка
Небольшим компаниям с различными типами контрагентов нужно проявлять гибкость и регистрироваться в нескольких системах одновременно — для осуществления оперативного обмена электронными документами. Либо надеяться на формирование единого пространства электронных документов на законодательном уровне.
О сервисе «Арт-Офис»
«Арт-Офис» — сервис документооборота на базе документов MS Office версии 2007 года и выше, а также PDF. Демо-документы можно посмотреть на сайте.
Документы, созданные и подписанные в «Арт-Офисе», являются юридически значимыми, их принимают в суде и других государственных организациях. Долгосрочное архивное хранение документов обеспечивается использованием расширенной подписи в формате CAdES XLong (поскольку нормативно подпись в формате BASE может быть проверена и подтверждена только в пределах срока действия сертификата подписанта).
Сервис достаточно гибкий: с его помощью можно подписывать персональные, бухгалтерские, нотариальные и прочие документы, поэтому «Арт-офис» легко встроить в бизнес-процессы любой организации.
Используемая «Арт-Офисом» технология — авторская разработка, принадлежащая украинской компании ООО «ДИСИЭНСИ». Создание и обмен юридически значимыми электронными документами невозможны без использования специальных средств, обеспечивающих квалифицированную электронную подпись и печать.
Компания самостоятельно разрабатывает такие криптографические средства и интегрирует их в свои решения. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в законодательстве в сфере оказания доверительных услуг, а также держать руку на пульсе с точки зрения поддержки в своих решениях электронных ключей, выданных различными АЦСК. Библиотека криптографических преобразований, используемая «Арт-Офисом» при создании документов, прошла государственную экспертизу в сфере криптографической защиты информации и имеет положительное экспертное заключение от 05.04.2016 г. № 05/02 / 02-1420.
Уникальностью сервиса — среди существующих на рынке Украины — является встроенная политика подписания, которую предприятие может настроить согласно своим бизнес-процессам. Простыми словами, политика подписания — это набор правил, определяющих жизненный цикл подписания документа. Например, политикой могут устанавливаться очередность подписания документа или граничные сроки подписания для каждой из сторон. Также политика подписи может содержать правила для персонификации подписанта, когда подпись на документе может быть выполнена только с помощью КЭП-подписи определенного лица или печати определенной организации.
Еще одной особенностью сервиса является возможность визуализации в документах графического образца подписи или печати, а также специальной метки с информацией про сертификат каждого подписанта. При этом, в какой бы среде не оказался документ, при его визуализации и печати на принтере образцы подписи и метки с данными сертификатов останутся на месте.
По желанию в «Арт-Офисе» может быть автоматизирован процесс подачи отчетности в контролирующие органы для контрагентов ФЛП 3-й группы, поскольку каждый ФЛП в своем личном кабинете может подготовить, подписать и подать в Государственную фискальную службу налоговую декларацию, отчеты ЕСВ и 1-ДФ.
Вы сможете подписать документы, если у вас есть действующий электронный ключ любого АЦСК в формате key-6.dat или *.zs2, *.jks и *.pfx
«Арт-Офис» может быть предоставлен и как облачный веб-сервис (SaaS), и как коробочное self-hosted веб-решение, когда систему можно развернуть в инфраструктуре клиента. Вариант self-hosted подходит для компаний с высокими требованиями к политике безопасности, но при этом предполагает наличие у клиента необходимой программно-аппаратной инфраструктуры.
Чтобы перейти на электронный документооборот плавно, в облачном варианте «Арт-Офиса» предусмотрен демо-пакет, в рамках которого компании могут бесплатно подписывать 25 документов в месяц, а ФЛП — 10.
Опыт внедрения «Арт-Офис» в компании SoftServe
SoftServe — одна из крупных украинских IT-компаний, работающая в сфере разработки программного обеспечения и оказания консультационных услуг.
При выборе системы электронного документооборота компания руководствовалась общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения.
Благодаря внедрению комплексного веб-решения от «Арт-Офис» был автоматизирован процесс обмена документами между группой компаний SoftServe и внешними контрагентами (преимущественно ФЛП 3-й группы).
Применяемый «Арт-Офисом» механизм создания и подписания электронного документа гарантирует неизменность формата и контента подготовленного к подписанию электронного документа, его соответствие требованиям и правилам, установленным политикой подписания.
Сейчас процесс обмена документами осуществляется в режиме 24/7 — контрагенты в любое время и в любом месте (при наличии интернета) могут безопасно авторизоваться в своем личном кабинете, ознакомиться с полученным документом и подписать его.
За два с половиной года эксплуатации было создано и подписано более 700 тыс. документов. К процессу привлечены около 6 000 контрагентов. Техническая и организационная поддержка своевременная, стабильная, без задержек.
Кроме этого, компания приняла решение о внедрении модуля для работы с внутренними документами и сейчас успешно его эксплуатирует. Модуль позволяет формировать гибкие сценарии подписания и согласования внутренних документов с удобной визуализацией в виде графа.
Из преимуществ можно отметить, что авторизация в кабинете пользователя происходит с использованием квалифицированной электронной подписи. Стоит подчеркнуть важность такой особенности для юридических организаций: руководителю не нужно беспокоится о том, что бывшие или уволенные сотрудники будут иметь доступ к документам его компании.
Помимо SoftServe сервисом пользуются другие украинские компании из разных сфер бизнеса, и их число постоянно растет.
Если вас заинтересовал опыт внедрения электронного документооборота, регистрируйтесь и тестируйте демо-пакет. Получить консультацию и узнать цену.
