Співзасновник агенції Syntropy Дмитро Семьонов раніше розповідав про шаблон в «Google Диск» для впорядкування особистих документів в хмарі. Тепер він поділився аналогічним шаблоном в сервісі, але для компаній.

Часто сховище файлів компанії не має чіткої структури і нагадує орендований будинок після корпоративу. Незручність цього хаосу особливо відчутна, коли потрібно терміново надіслати макет банера у поліграфію, а дизайнер не вивантажував його на диск і зараз десь у Гімалаях. Доводиться шукати файл серед десятків переписок та чатів — в результаті втрачаються час, гроші та нерви.

Щоб уникнути подібних ситуацій, ми розробили чіткі правила та зручну структуру корпоративного диску. Виглядають просто, але за ними стоять три ітерації експериментів та 1374 нервових сіпання ока. З невеликими модифікаціями структура підійде більшості організацій.

Так як Syntropy — маркетингова агенція, то найбільш детально пропрацювали структуру папки з маркетинговими файлами. Виглядає так:

Завантажити шаблон

Пояснення:

  • Ads & Banners. Матеріали для платної реклами. Текстівки пишемо в один документ — так зручно давати коментарі та правити. Також є таблиця для медіапланів.
  • Archive. Файли краще не видаляти, а відправляти «у санаторій». Раптом ще знадобляться.
  • Articles & PR. Ділиться на статті для блогу та зовнішніх медіа. На кожну публікацію — окрема папка, з текстом, картинками та їх першоджерелами.
  • Brand & Stock. Заготовки, з яких починаються будь-які маркетингові матеріали: брендбук, UI та PR кіти.
  • Email. В ньому два документи: для автоматичних ланцюжків листів та разових розсилок. Також є папки для зображень у розсилках та HTML листів/шаблонів.
  • Outdoor Ads. Все для зовнішньої реклами: флаєри, білборди, брендовані матеріали.
  • Product. Презентації, фотографії, скріншоти та база знань з продукту.
  • Social Media. Пости пишемо у Google Slides — так їх зручно подавати відразу з картинкою. Розмежовуємо пости та рекламу в окремі документи. На кожен канал також своя презентація і папка для картинок.
  • Strategy_Client. Святая святих — стратегія клієнта. Всередині папка для зберігання проміжних версій стратегії, брифів, документів, записів інтерв’ю, матеріалів для дослідження та доступна клієнту папка з фінальною стратегією.
  • Video & GIF. Гіфки, сценарії, відео-реклама та відео-контент.
  • Web & UX. Всередині папки по назвах проектів пов’язаних з web-розробкою.
  • Operational Docs. Маркетингові файли, які не входять у визначені категорії, кидаємо сюди.

Чутливу інформацію по клієнту: документи, інвойси, бюджети та КРІ, ми виносимо в окрему папку, до якої є доступ лише у керівників та проджектів. Її структура така:

Завантажити шаблон

Тепер піднімемось на рівень вище та поглянемо на структуру драйву компанії загалом. Вона менш універсальна, бо у кожної компанії різні процеси. Тим не менш, вона дає основу, яку ви зможете підлаштувати під свою компанію. Особливо підійде сервісним b2b-бізнесам:

Завантажити шаблон (включає попередні папки)

Але самої структури мало — щоб вберегти диск від хаосу, потрібні чіткі правила. В нас вони такі:

1. Всі фінальні версії файлів та їх першоджерела мають бути на диску. Завантажує їх виконавець — у нього мають бути доступи до відповідних папок. Це розвантажує проектного менеджера та дозволяє швидко знаходити та файли і ділитись ними.

2. 80% файлів має бути на відстані трьох кліків.

3. Єдина механіка назви файлів. Це дозволяє швидко знаходити їх через рядок браузеру. Для розділу параметрів файлу використовуємо нижнє підкреслення. У схожих файлах в кінці додаємо ім’я клієнта — це допомагає їх розрізняти.

Виглядає це так: «Тип файлу_Кампанія_Характеристики_клієнт».
Наприклад назва банеру: «Банер_Фрейд_320х250_Pornhub»

4. Упаковувати схожі дані в один документ чи таблицю. Наприклад, логи клієнта ми ведемо в одному документі, де заголовками підписуємо дати, тему та учасників. Док можна моментально знайти через рядок пошуку браузера, потрібну інформацію — через зміст документу.

5. Однозначність. Назви папок та файлів зрозумілі всім, вони не можуть трактуватись двояко.

6. Універсальність. 80% структури папок підійде будь-якому клієнту.

7. Доступ на диск лише з корпоративної пошти. Це міркування безпеки. Всі файли знаходяться на диску+ є журнал операцій.

Єдина структура та правила диску допомагають працювати у синхроні навіть великим командам та швидко знаходити файли.

При впровадженні структури у себе важливо синхронізуватись по ній всією командою та перейти одномоментно. Перед цим варто зробити бекапи всіх файлів.

Автор: Дмитро Семьонов, співзасновник агенції Syntropy