22 апреля Министерство цифровой трансформации в лице министра Михаила Федорова представило новый сервис на портале Дія – подписание документов онлайн.

Сервис позволяет обмениваться документацией на карантине, не выходя из дома или офиса, без необходимости отправлять оригинал курьером. Законодательство Украины разрешает использование электронных документов, поэтому подписанный таким образом doc или pdf (на самом деле, формат не имеет значения) приравнивается к официальному бумажному документу с мокрыми печатями и подписями.

Он бесплатный и доступен для всех, а не только зарегистрированных пользователей. Однако, чтобы им воспользоваться, вам понадобится ЭЦП или КЭП, выданный сертифицированный центром (полный перечень здесь).

AIN.UA сделал подробную инструкцию, как подписать, проверить и прочесть такой документ.

1. Подписать документ

Заходим на портал «Дія», переходим в меню “Услуги” – “Предпринимательство” – “Подписание документов”. Сервис также доступен на главной странице в разделе “Популярные услуги” для граждан и бизнеса.

Переходим на страницу сервиса. Нажимаем “Подписать документы”.

Подписание документа с помощью сервиса займет не более 3 минут. На открывшейся странице вас попросят загрузить ЭЦП или КЭП. Для того нужно загрузить файл ключа со своего компьютера или просто перетащить его в окно сервиса, а затем выбрать центр сертификации, которым он выдан. Например, АЦСК АТ КБ ПриватБанк для квалифицированного цифрового ключа, выданного банком — ранее мы рассказывали, как получить его онлайн.

Вводим пароль к ключу и нажимаем “Далее”. Сервис считает ключ и покажет ваши данные из реестра.

Нажимаем “Продолжить”. Теперь нужно загрузить с компьютера документ, который надлежит подписать. Он может быть любого формата – сервис не выдает никаких ограничений. Для примера я загрузила с сайта налоговой бланк заявления на применение упрощенной системы налогообложения в формате doc.

Нажимаем “Продолжить”. Теперь нужно наложить на документ свою подпись. Так как ваш ключ уже верифицирован, подпись накладывается автоматически – вам нужно лишь это подтвердить нажатием кнопки “Подписать”.

После подписания, сервис предложит вам загрузить на компьютер p7s-файл – это и есть ваш подписанный документ.

Если скачивание не началось автоматически, можно запустить его вручную, нажав на кнопку “Загрузить”.

Вот так будет выглядеть файл с подписанным документом на компьютере:

Вы также можете загрузить квитанцию, которая является официальным подтверждением того, что документ был подписан. Однако на сегодня эта возможность все еще работает нестабильно – создать квитанцию мне не удалось.

Допустим, вам нужно несколько подписей на документе. Это не проблема. Просто перешлите файл своему партнеру или контрагенту, и он сможет подписать его на своем компьютере с помощью собственного электронного ключа.

2. Проверить подпись на документе

Допустим, ваш контрагент присылает вам p7s-файл – как убедиться, что он его подписал и проверить содержание самого документа?

Для этого нужно зайти на портал “Дія” – “Услуги” – “Предпринимателям” – “Подписать документы”, нажать на кнопку “Подписать документ” и на открывшейся странице сервиса справа перейти по ссылке “Проверить подпись”.

Загрузите полученный p7s-файл и нажмите на кнопку “Проверить”.

Сервис считает подпись и покажет сведения о подписантах – вы увидите их ФИО, налоговый номер и дату подписания.

Чтобы наложить на этот файл свою подпись, нажмите “Продолжить”, а затем “Подписать”.

3. Прочитать документ

Здесь же файл можно загрузить в оригинальном формате, чтобы прочитать его содержание. Для этого нужно нажать на кнопку “Загрузить”.

В “Дія” акцентируют, что непосредственно содержание документа не передается на сервера сервиса – они хранятся только на компьютере и в браузере пользователя. Поэтому все данные в нем остаются строго конфиденциальными.

Важно знать

Подписанный таким образом электронный документ имеет юридическую силу и может предъявляться в государственные органы Украины на равне с аналоговыми документами. Но есть нюансы.

Электронный документ нельзя распечатать. Его бумажная копия не является документом, так как оригинальность документа подтверждает именно электронная подпись автора, которую напечатать нельзя.

При необходимости можно распечатать такой документ и квитанцию с информацией о наложенной на него подписью. Распечатанные документы необходимо заверить собственноручной подписью.

Электронный документ работает только с украинскими контрагентами. Заключить электронный договор с иностранной компанией нельзя. Для этого сперва необходимо заключить международное соглашение о взаимно признании электронных доверительных услуг, выданных за рубежом.

Вы можете использовать сервисы с наложением электронного отображения собственноручной подписи, как Docusign. Но при условии предварительной договоренности в порядке электронной идентификации участников в таких отношениях. Рекомендуется это делать только, если уверены в контрагенте. Согласно украинскому законодательству такая подпись имеет низкий уровень доверия, а его целостность сложнее доказать в суде.