У жовтні 350 спеціалістів IT-компанії Boosta зібралися на 4-денний корпоратив у Туреччині. До свята доєдналися як члени команди з України, так і ті, хто мешкає за кордоном.
Група організаторів розповіла, чому вони обрали саме Туреччину, як покроково втілили план подорожі у життя та з якими підводними каменями зіштовхнулися в процесі. До організаторів увійшли Поліна Кучковська, HRD Boosta, Анастасія Фіалковська, СОО HR Boosta, Анастасія Говорун, Head of PR Boosta, Ярина Одноріг, СОО Boosta Lviv, Юлія Пацьора, Project Manager Boosta Academy, та Марина Нижник, Event Coordinator Boosta.
З чого все почалося
Після кожного корпоративу ми ставимо собі питання: «А що робити далі?». Цього року поставили перед собою виклик — провести свято в іншій країні, адже це буде новий досвід для всієї команди.
Для вибору локації поїздки ми брали до уваги такі критерії:
- теплий клімат та море,
- до 5 годин перельоту,
- зручний час та велика кількість рейсів,
- якість сервісу в готелях.
Базуючись на них, ми розглядали 5 локацій та зробили остаточний вибір на користь Туреччини.
Після цього ми розділили зони відповідальності серед шести організаторів. Три людини зайнялися підготовкою туру — обирали турагенцію та готель, складали розважальну програму. Одна готувала комунікаційну частину, одна займалася питанням, як відправити у подорож команду Customer Care, і ще одна взяла на себе організацію відео- та фотозйомки подорожі.
Вибір турагенції
Ми визначили ряд критеріїв, за якими обирали туристичну агенцію.
- Досвід організації таких поїздок
У компанії мають бути налагоджені процеси, які дозволяють швидко підготувати пакет документів для великої кількості людей, викупити для всіх місця в літаку, організувати комфортний процес заселення в готель.
- Найкращі умови в рамках бюджету
За той самий бюджет різні турагенції запропонували нам готелі різного рівня. Ми обрали Rixos. Проте з’ясувалося, що він був готовий підтвердити броню на 350 людей щонайменше на чотири ночі, а ми орієнтувалися на три. Про такі умови з готелем змогла домовитися тільки одна турагенція — з нею ми рухалися далі.
- Репутація та порядок у документах
Коли йдеться про захід такого масштабу, ніхто не хоче нести ні фінансових, ні репутаційних ризиків. Ми вивчали рекомендації, запитували відгуки у знайомих зі сфери туризму, а також ретельно перевіряли документи турагенції на фінальному етапі угоди.
- Гнучкість та готовність бути на зв’язку 24/7
Це стосується таких питань, як раптова заміна пасажирів, проблеми з квитками на літак, повернення забутих речей. Так, наприклад, у групових поїздках заміни пасажирів можуть бути навіть за добу до вильоту. Деякі турагенції взагалі не працюють із замінами, деякі відмовляються робити їх так близько до вильоту. Нам довелося замінити одного з пасажирів за 18 годин — тож важливо, щоб турагенція була до цього готова.
Наш турагент постійно був з нами на зв’язку, навіть рано вранці. Але не обійшлося без складнощів: нам не надсилали частину квитків аж до 12-ї ночі, тоді як виліт був уже о 7-й ранку наступного дня. В цьому випадку вам залишається тільки чекати і постійно про себе нагадувати.
Вибір готелю
Ми орієнтувалися на такі критерії:
- регіон, в якому найкраща погода в цю пору року,
- перша лінія від моря,
- велика територія — щоб можна було розосередитися, не заважати іншим, усамітнитися командами,
- наявність різноманітних активностей, щоб кожен знайшов собі щось до душі,
- високий рейтинг готелю.
Як показав досвід, цим вимогам переважно відповідають мережеві готелі. Там можна розраховувати на певний гарантований рівень послуг. Але є і зворотний бік таких готелів: певна незговірливість та негнучкість, а також високий рівень бюрократії. Варто бути до цього готовими.
Збір заявок та розподіл на групи
Для колег, які хотіли взяти участь у подорожі, ми створили форму реєстрації. Кожен мав внести туди свої паспортні дані й фото закордонного паспорта, а також вказати місто вильоту та колегу, з яким хотів би жити у номері. Фото паспортів необхідні були, аби виправляти помилки, які робили учасники під час реєстрації. Ми перевіряли документи та надсилали їх турагентові. На жаль, у нашому випадку турагент також помилявся, тож найголовніше в організації – це check and double check.
Як тільки ми отримували 30 нових заявок, одразу подавали до турагенції списки на купівлю квитків. Було важливо з цим не зволікати, щоб встигнути викупити потрібну кількість.
Спочатку на корпоратив зареєструвалося 368 людей, але згодом дехто змінив свої плани. Зрештою до Туреччини вилетіли 348 бустівців, а також п’ять фотографів та відеографів. До речі, це навіть більше, ніж ми очікували. За статистикою, корпоративи в Україні відвідують 70% співробітників — а до нас доєдналися 80% команди.
Для підтримки колег до і під час поїздки ми призначили 13 кураторів серед HR- та PR-спеціалістів. Кожний куратор відповідав за групу з близько 25-30 людей. До обов’язків входило:
- перевіряти документи та надсилати їх учасникам поїздки,
- контролювати пунктуальність кожного та збори,
- слідкувати, щоб кожен успішно пройшов усі етапи реєстрації в аеропорту, посадки, трансферу та заселення,
- відповідати на запитання та допомагати з нестандартними запитами
Ще одна задача кураторів — розв’язувати проблеми, адже без них не обходиться. Так, наші люди забували паспорт у номері, валізу в готелі, ноутбуки в автобусі та літаку. Деякі бустівці хотіли привезти із собою спортивний інвентар нестандартних розмірів, із чим просили допомогти.
Також у нас був, так званий, куратор кураторів – єдина точка збору всіх даних; той, хто інформував інших організаторів та був в курсі подій в їх групах.
Комунікація
Ми створили один спільний чат для всіх учасників подорожі та 13 окремих чатів для груп. У спільному чаті публікувалися загальні анонси, розклад дня, нагадування та реєстрація на активності. Тут люди могли шукати собі компаньйонів, аби позайматися йогою чи сходити до аквапарку. А наші фотографи щодня надсилали до спільного чату невеликий фотозвіт.
Ключову інформацію, яку важливо не пропустити, куратори груп дублювали й у своїх чатах. Саме в групах проходили основні обговорення та анонси всіх організаційних моментів стосовно подорожі, як-от час вильоту, необхідні документи тощо. Наприклад, нам кілька разів переносили рейс — в результаті частина людей відлетіла майже на день раніше. Важливо оперативно повідомляти команду про такі зміни. Також куратори проводили у своїх чатах контроль всіх етапів підготовки та реєстрації в аеропорту шляхом розміщення коротких опитувальників.
Варто інформувати учасників і тоді, коли у вас немає конкретних відповідей. Написати, що квитки ще не надіслав турагент — краще, ніж говорити, що інформація буде пізніше.
Людям подобається бути в курсі, й вони завжди вдячні за всі повідомлення щодо процесу.
Також потрібно відразу донести до учасників рішення по днях для подорожі. Наприклад, якщо поїздка торкається робочих днів, то чи будуть вони вихідними? А якщо так, то тільки для учасників корпоративу або для всіх? Такі питання обов’язково з’являться.
Telegram-бот
Ми створили Telegram-бот із відповідями на найпоширеніші питання. Там ми зібрали всю необхідну інформацію і час від часу її оновлювали.
Що варто врахувати при створенні бота:
- Знайти якісний сервіс, який працюватиме безперервно і не матиме обмежень щодо кількості користувачів.
- Заздалегідь прописати механіку роботи — чи потрібна база даних, підключення до CRM-системи, чи доведеться витягувати звідти дані на запит користувачів.
- Продумати навігацію. Хороша практика — зробити одне загальне меню, з якого користувачі можуть перейти до розділів, які їх цікавлять.
- Якщо бот передбачає зворотний живий зв’язок, то потрібно призначити відповідальну людину, яка зможе обробляти питання.
- Не завантажувати у бот «важкі» відео та фото, оскільки це може гальмувати процес роботи. Краще прикріплювати посилання на потрібні матеріали.
- Протестувати бот на невеликій групі людей — щоб упевнитися, що програма працює без помилок та дає відповіді на основні питання.
Наш бот найчастіше запитували про погоду, а також меню та розклад ресторанів у готелі. На третьому місці було питання про розважальну програму.
Трансфер
Обов’язково варто дізнатися, хто з команди подорожує літаком вперше — і заздалегідь провести їм дзвінок з інструктажем. Це значно зменшить кількість очей, які в аеропорту дивляться на вас із панікою.
Також багато хто з команди не придбав собі інтернет, попри всі рекомендації. Через це вони не могли написати в чаті, що успішно пройшли паспортний контроль, та повідомити, де знаходяться. Рішення придбати всім eSIM було нераціональним. Тож нашим кураторам стали в нагоді впевненість у собі та розкутість, адже кричати назву групи на весь аеропорт — теж чудове рішення для збору людей в одному місці.
Один з організаторів приїхав у готель на пару днів раніше, щоб все перевірити на місці. Як виявилося, не дарма: ми не змогли домовитися з готелем про фотозону, а привозити свою було витратно. І завдяки тому, що організаторка прибула завчасно, вона знайшла у готелі грецькі статуї. Ми одягли на них брендовані футболки – і отримали популярну фотозону.
Крім того, поки всі інші куратори й організатори у різний час були без зв’язку під час перельоту, цей організатор був єдиним, хто міг відповідати на всі питання та контролювати процес.
Після прильоту до Туреччини нас чекав трансфер до готелю. В нашому випадку людей розсадили автобусами у рандомному порядку. Але, як ми зрозуміли пізніше, зручніше було б розсадити за групами. Адже коли одночасно прилітають 100 осіб, складно перевірити їх всіх за прізвищами, якщо ті розкидані різними списками. Якщо ж куратор збере усіх своїх та посадить їх повною групою в один автобус, то менше ризиків, що щось піде не так.
Окремим викликом стала організація поїздки для команди Customer Care. За нашою політикою підтримка клієнтів та продажі мають проходити безперервно, 24/7. А отже варто було продумати, як забезпечити і відпочинок команді, і безперебійну роботу напрямку. Простий шлях цього досягти – це залишити половину команди в офісі. Проте ми вирішили дати можливість поїхати усім, хто мав бажання. І більшість поїхала, крім тих, хто сам відмовився.
Ось що варто взяти до уваги, якщо ви плануєте це повторити:
- Інтернет
Завчасно перевірте якість інтернет-з’єднання на локації. Нам допомогло, що куратор кураторів приїхав до готелю на кілька днів раніше, аби все перевірити. У нашому випадку готельний Wi-Fi працював нестабільно, тож ми підключили e-SIM кожному агенту, телефон якого підтримував цю опцію, та придбали звичайні SIM-карти іншим вже на місці.
- Графік
Ми домовилися, що кожен агент, який летить на корпоратив, працюватиме 1 робочу зміну. Як і завжди, колеги могли обрати для себе бажаний час зміни. На місці тімліди слідкували за пунктуальністю команди, аби кожен розпочинав роботу вчасно. М’який контроль у цьому випадку необхідний, адже завжди можна засвяткуватися та забути. А оплата за роботу під час поїздки як для тих, хто приєднався, так і для тих, хто залишився вдома, була вдвічі вищою.
- Техніка
Ми брали робочу техніку не на кожного агента, аби не перенавантажувати команду. Адже вона була потрібна агенту лише на одну зміну за поїздку, тож колеги обмінювались ноутбуками.
- Час перельоту та розваг
Під час перельоту частину команди, що приєдналась до корпоративу, підтримувала та частина, що не летіла. Крім того, такі заходи та нестандартні ситуації – найкраща перевірка на командність. Наприклад, одна з розваг повністю збіглася з часом робочої зміни людей, які хотіли відвідати розважальний захід. І здавалося б, нічого не поробиш – складений графік в таких умовах є непорушним, треба це прийняти. Однак, тімлід агентів, бачачи їх бажання взяти участь в розвагах, переставив їм зміни, а сам залишився працювати в незручний час, аби забезпечити агентам відпочинок.
Завдяки цьому під час поїздки продуктивність команди не впала, навіть продажі відбувалися.
Розселення у готель
Всі бустівці жили у двомісних номерах. При реєстрації на захід кожен міг обрати, з ким із колег він хоче жити. Якщо у двох людей вибір збігався, ми селили їх разом. Якщо були нестикування або людина не вибирала нікого, ми навмання підбирали йому сусіда тієї ж статі.
Наш турагент заздалегідь домовився, щоб у готелі нам виділили окрему стійку реєстрації, та заселяли людей за часом прибуття, а не в один фіксований час. Тож навіть ті, хто прилетіли о 10 ранку, змогли одразу потрапити до номерів.
Також нам спростили процес заселення. Ми заздалегідь надали готелю особисті документи учасників, тому всі змогли отримати ключі від номера відразу при прибутті, без очікування.
Ще ми отримали незвичний запит: серед туристів має бути щонайменше 40% жінок. Така вимога для групових поїздок є у деяких готельних мереж. У нас із цим складнощів не виникло, оскільки в команді немає явного перекосу за статтю.
Розважальна програма
Єдина активність, яка була обов’язковою для всіх учасників, — Boosta Corporate Party з дрес-кодом у вигляді червоного одягу. Вечірка пройшла у форматі невеликого фуршету з нагородженням найкращих бустівців року.
Цього ж дня ми мали ідею зробити зйомку команди з дрона, але зіткнулися з проблемою. Виявилося, що до Туреччини не так просто ввезти дрон, оскільки потрібна додаткова сертифікація для зйомок. Для цього необхідно оформити документи заздалегідь та потім отримати дозволи в місцевій держустанові.
В інші дні бустівці просто відпочивали та насолоджувалися розвагами. До їхніх послуг були ресторани, бари, пляж, спортзал, водні гірки, SPA, більярд, прогулянки на катері.
Також ми завчасно запустили реєстрацію на поїздку до аквапарку The Land of Legends. Для тих, хто захотів приєднатися, організували трансфер. Спочатку зареєструвалося 217 людей, але за підсумком поїхало 172. Тому від одного з автобусів довелося відмовитися — з цим проблем не було.
Що отримали з точки зору бізнесу
Як сказав один з наших Managing Partners, ми з’їздили ніби до Luxury-табору для дорослих. Завдяки подорожі команда отримала задоволення, стала більш лояльною до компанії.
Крім того, такий формат корпоративу став перевагою для зовнішніх комунікацій. Бустівці викладали у соцмережі свої фото та відео — і ми отримали UGC (User Generated Content). Усі публікації про поїздку зібрали вчетверо більшу залученість, ніж середньостатистично.
Ми пишаємося такими результатами та готуємо на майбутнє ще більш амбітні плани.
Читати більше
