У своїй колонці Андрій Григоров, керівник напряму Nova Poshta Humanitarian, розповів як налагодити процес так, щоб допомагати більш ефективно та спрямовувати допомогу туди, де вона найбільш потрібна.
Після 24 лютого багато українських бізнесів почали займатися гуманітарною допомогою цивільним людям, які постраждали від бойових дій та захисникам України. При цьому компанії стикаються з організаційними, логістичними та комунікаційними проблемами. «Нова пошта» має багаторічний досвід у роботі з гуманітарними програмами, адже ще у 2014-му компанія започаткувала проєкт «Гуманітарна пошта».
1. Робити те, що ближче до вашої експертизи
Коли почався повномасштабний наступ, українці перебували в шоковому стані і багато компаній взялися допомагати відразу на всіх фронтах. Але якщо ви хочете системності та найбільшої ефективності, не обов’язково робити все самим: самостійно закуповувати, організовувати доставку та розподіл необхідних речей до кінцевих отримувачів. Можна закрити лише якусь частину цього процесу — ту, в якій ви маєте найкращу експертизу. В нашому випадку було очевидно, що наша сильна сторона — логістика.
Проект «Гуманітарна пошта» ми запускали на самому початку війни, ще в 2014, і саме як логістичний — допомагали волонтерським організаціям та ініціативним групам перевозити допомогу. Ми могли би самостійно закуповувати потрібні речі, але волонтерів, які вміють це робити, і так було достатньо. Логістика була і є для них важливою, а ми маємо експертизу, ресурси та кадри саме в цій сфері. Тож між нами повна синхронізація.
Але при цьому, логістика — дуже широке поняття, тому навіть в рамках одного напряму допомогу можна розширювати. Наприклад, через наші відділення ми видаємо продуктові набори від адміністрацій міст, допомагаємо малому та середньому бізнесу переїжджати у віддалені від активних бойових дій регіони України, допомагаємо компанії McDonald’s поставляти медичне обладнання з-за кордону та продуктові набори по країні і ще багато іншого.
Ваш бізнес може бути сильним у закупках, пошуку автомобілів за кордоном, автоматизації процесів, комунікаціях — варіантів дуже багато. Тож оберіть свій напрям і сконцентруйтеся на ньому.
2. Централізувати управління та призначити відповідальних по проєктам
Коли в компанії організацією допомоги ситуативно займаються різні люди, може вийти хаос і дискомунікація. Гуманітарні процеси мають відбуватися так само злагоджено, як і робочі.
У нас за напрямок Nova Poshta Humanitarian відповідає окремий департамент. Розумію, що не всі бізнеси можуть собі дозволити виділити під це окрему команду, але, як мінімум, у гуманітарного напрямку компанії має бути керівник або відповідальний, який створить «дорожню карту» всіх процесів та слідкуватиме за тим, що зроблено, які є проблеми, і що потрібно додатково проконтролювати.
3. Продумати зручну механіку співпраці з іншими партнерами в ланцюгу допомоги
«Гуманітарна пошта» організована через систему балів. Ми нараховуємо їх волонтерським організаціям, а вони – оплачують цими балами послуги «Нової пошти». Насправді, це можна організувати різними шляхами: роздавати талони на доставку або промокоди, робити примітки у профілі кожної організації тощо. Але система з балами дозволила нам краще відслідковувати, хто, як і для чого користується програмою, вкладатися в ліміти та систематизувати процес роботи з волонтерами.
Промокоди на безкоштовну доставку ми також використовуємо, але для разових ситуацій. З волонтерами, які працюють системно, використовуємо бали і їх на сьогодні в нас 242 організації, при чому з усіма: від дрібних волонтерських організацій, до великих таких як McDonald’s.
4. Шукати можливості, щоб допомагати більше
Після 24 лютого обсяги «Нової пошти» зменшилися — замість 1 мільйона відправлень на день в перші тижні ми доставляли лише 50 000 посилок. Згодом вийшли на 400 000, але це все одно суттєво менше, аніж до 24 лютого. Відповідно почали зменшуватися і наші фінансові можливості для допомоги, яка, навпаки, зростала у рази. Власних коштів нам не вистачало, щоб надавати допомогу усім тим компаніям, які до нас зверталися. Тому ми почали звертатися до українців та просити їх задонатити нам на пальне, щоб ми могли завозити гуманітарну допомогу із-за кордону усім, хто цього потребував. Паралельно ми зверталися до великих міжнародних благодійних фондів, які надають допомогу по всьому світу. Так ми дізналися, що і вони шукали компанії, які зможуть привозити в Україну продукти з-за кордону, формувати на місцях продуктові набори та доставляти їх по всій країні, куди вони вкажуть.
І ми почали працювати на комерційній основі з кількома європейськими фондами — Червоний Хрест, Карітас та іншими. Ми запустили два нових продукти всередині напряму Nova Poshta Humanitarian:
- фулфілмент. Ми забираємо палети з консервами, привозимо їх у наші гуманітарні хаби, формуємо продуктові набори та передаємо їх партнерам для подальшої роздачі людям. Так ми доставили вже 700 тисяч наборів у найгарячіші місця країни;
- фрахтова логістика. Ми допомагаємо міжнародним організаціям доставляти в Україну гуманітарні товари із виробництв у Туреччині, Румунії та Західної Європи.
Це комерційно успішні проекти, усі прибутки з яких ми повертаємо в гуманітарну допомогу. Це дозволило нам збільшити бюджет на всі програми, які є в Nova Poshta Humanitarian у 15 разів.
5. Комунікувати з державними органами
Багато бізнесів вважають, що від державних органів треба триматися подалі. Але в умовах повномасштабної війни співпраця з муніципалітетами та державою дозволяє зробити більше. Наприклад, разом з «Дія.Бізнес» ми допомагаємо українським малим та середнім підприємцям евакуювати свій бізнес зі сходу на захід. В цьому проекті «Дія.Бізнес» приймає та погоджує заявки від підприємців, яким потрібна допомога, а ми безкоштовно перевозимо їхню продукцію та обладнання.
Інший варіант співпраці з державою — ми завозимо гуманітарну допомогу разом із Help Ukraine, а в країні серед тих, хто потребує, її розподіляє вже МОЗ, ЗСУ та інші міністерства. Таким чином ми завезли вже 4 тисячі тонн гуманітарки: одягу, їжі, ліків, гігієнічних засобів тощо.
6. Автоматизувати та стандартизувати процеси
«Нова пошта» — велика компанія, у нас багато людей і багато інструкцій, де для кожної ланки співробітників прописаний чіткий алгоритм дій. Це дозволяє мінімізувати помилки і «людський фактор» та дотримуватися стандартів компанії.
Те ж саме ми застосували у випадку з гуманітарною допомогою. Шукали рішення, як виконати якнайкраще кожен етап роботи, фіксували це у процесах та дотримувалися їх. Вже за місяць у нас з’явилися нові прописані бізнес-процеси, і ми навіть вносили зміни в IT-систему, щоб їх зафіксувати. В результаті кожна наступна операція стає ще ефективнішою та швидшою. Автоматизація та документування процесів дуже добре працює в бізнесі, тож чому б не переносити кращі бізнес-практики і на гуманітарну сферу?
Автор: Андрій Григоров, керівник напряму Nova Poshta Humanitarian.
