Як малий бізнес може виграти від впровадження ERP-системи?

Чи може малий бізнес дозволити собі впровадити ERP-систему? Які відчутні переваги він отримає від цього? Яка функціональність та інструменти будуть корисними невеликим компаніям? Відповіді на ці питання дають експерти команди SMART business, сертифікованого партнера Microsoft.

ERP-системи – не тільки для великих компаній

Історично ERP-системи створювалися для управління ресурсами транснаціональних підприємств. Можливо через це донині існує помилкове уявлення, що ці рішення призначені лише для організацій з великим штатом працівників, складними бізнес-процесами та мільйонними оборотами.

Це не так. Після того, як ERP-системи довели свою ефективність у корпораціях, їх стали масово застосовувати й менші бізнеси у різних галузях. Наприклад, таке відоме ERP-рішення, як Microsoft Dynamics 365 Business Central, зараз використовується у більш ніж 250 тисячах компаній, більшість з яких належать до сегмента SMB. Система приносить користь як гігантам на кшталт IKEA, Adidas, Johnsom & Johnson, так і компаніям зі штатом у 5 співробітників.

ERP – не обов’язково дорого і складно

Інше хибне уявлення полягає в тому, що впровадження ERP-рішення – надто затратний і складний процес для малого бізнесу. Насправді багато наших клієнтів використовують спрощену модель впровадження Independently. Вона передбачає самостійне розгортання в хмарі базової коробкової функціональності Business Central, якої цілком достатньо, щоб закрити всі потреби невеликих компаній. При цьому вам не доведеться витрачатися на кастомізацію, супровід і тренінги, яких потребують великі підприємства зі складнішими бізнес-процесами. 

Крім того, зараз для українських компаній діє знижка 80% на ліцензії на Microsoft Dynamics 365 Business Central на рік. Тобто ви зможете користуватись ERP-системою світового рівня зі значною економією бюджету.

В рамках моделі Independently команда SMART business швидко розгорне для вас систему, яка вже буде мати основні модулі та базові налаштування для початку роботи, у тому числі для ведення управлінського, бухгалтерського та податкового обліку в Україні. 

Після цього ви зможете доналаштувати систему під ваші потреби. Щоб допомогти вам у цьому, ми проводимо вебінари, випускаємо відео-гайди, публікуємо статті, релізи, а також проводимо освітні курси. Наша команда докладає багато зусиль, роблячи навчальні матеріали максимально інформативними, щоб ви могли самостійно опанувати роботу з Business Central. Якщо ж у вас виникнуть складнощі, ви завжди можете звернутися за консультацією. 

Втім і налаштування системи, і подальша робота з нею не має викликати особливих труднощів. По-перше, щоб спростити початок роботи з Business Central, команда SMART business розробила готові шаблони. По-друге, система сама по собі досить проста у використанні. Продукти Microsoft відомі своїм інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, і Business Central – не виключення.

Які переваги отримає малий бізнес від використання ERP-системи?

Для невеликих компаній впровадження ERP-рішення може стати важливим кроком у напрямку цифровізації та встановлення сучасних стандартів ефективного ведення бізнесу. Воно дозволяє оптимізувати та краще контролювати бізнес-процеси, отримати чітке уявлення про функціонування різних ланок компанії, скоротити витрати, а також закласти фундамент для подальшого зростання. Розглянемо окремо деякі з очевидних переваг впровадження ERP-системи для невеликих компаній.

Уніфікація даних для уникнення помилок 

ERP-система дозволяє прописати єдину бізнес-логіку введення даних для уникнення непорозумінь. Це означає, що система буде контролювати, щоб дані були внесені тільки в межах встановлених правил. Наприклад, співробітник не зможе заповнити документ або ввести в таблицю значення на свій розсуд, а тільки так, як це передбачено налаштованою бізнес-логікою.

Крім того, неможливо відредагувати історію змін. Усі дії в системі зберігаються. Завдяки цьому забезпечується цілісність та вірогідність даних. Неможливо щось сфальсифікувати чи ввести заднім числом. Використання звичайних електронних документів і таблиць не дає можливості уніфікувати дані, через що виникають помилки та плутанина. 

Єдина система для кращої взаємодії

Уніфіковане зберігання даних в системі також означає, що їх одночасно можуть використовувати різні співробітники та відділи компанії. Наприклад, дані про наявну продукцію, внесені на складі, автоматично доступні для відділу продажів, а дані відділу продажів про реалізовані товари – для бухгалтерії тощо. Завдяки рольовому інтерфейсу кожен співробітник має зручний доступ саме до тієї інформації, яка стосується його посади. Оскільки дані не треба переносити, узгоджувати й зводити воєдино, це суттєво економить час і зусилля співробітників, значно спрощує комунікацію між відділами й, знову ж таки, допомагає уникнути помилок. 

Тобто якщо зараз ви використовуєте окремі програми та бази даних для бухгалтерського обліку, продажів, закупівель і складської звітності, то ERP-система дозволяє об’єднати їх для простішої та раціональної взаємодії. Керівники ж отримують можливість побачити цілісну і водночас деталізовану картину взаємопов’язаних процесів у компанії.

Автоматизація процесів для скорочення витрат

Використовуючи конструктор із готовими шаблонами, в Business Central користувач може легко автоматизувати всі ключові бізнес-процеси компанії: продажу, купівлі, погодження платежів, погодження карток постачальників, клієнтів та їх договорів, роботу складу, бухгалтерії тощо. 

Це означає, що в системі налаштовуються сценарії для повторюваних операцій, тобто визначається, які типові процеси мають відбуватися за тих чи інших умов. Потім, коли в системі фіксується певна подія – скажімо з’являється запит на закупівлю – система автоматично створює подальший маршрут процесу, у такому випадку – ланцюжок затверджень заявки. При цьому враховуються різні умови, які визначають цей маршрут: з якого відділу поступила заявка, на яку суму тощо. 

Так само прописуються типові варіанти процесів обробки замовлень чи продажів, сценарії взаємодії з клієнтом чи постачальником. Завдяки інтеграції з Outlook та Teams не потрібно постійно відстежувати хід процесів – їх учасники отримують відповідні сповіщення. Тобто всі операції відбуваються автоматично і за затвердженими політиками. Автоматизація суттєво економить час та зусилля працівників, а також мінімізує непорозуміння, «людські помилки», збої, затримки – та витрати, які з ними пов’язані. 

Аналітика для ефективних рішень

Функціонал ERP-системи дозволяє легко будувати аналітичні звіти та графіки для відстеження усіх ключових процесів у компанії. Це можуть бути як звіти по окремих напрямках – наприклад, по продажах чи закупівлях – так і загальні фінансові та управлінські звіти для отримання цілісної картини. 

Але щоб використовувати ці відомості максимально ефективно, ми радимо залучити інструмент Microsoft Power BI, яким користується практично весь світовий бізнес для отримання аналітичних інсайтів. Оскільки цей інструмент, як і Business Central, належить до екосистеми Microsoft, вам не доведеться додатково займатися його інтеграцією, яка може бути доволі складною. Адже підключення ресурсів аналітики й таблиць до дашборда може зайняти багато часу і вартувати додаткові кошти. Іноді навіть є необхідність залучати посередницькі інструменти для коректної передачі даних – і все одно є вірогідність викривлення результатів звітів. У випадку ж із Business Central, достатньо просто під’єднати Power BI, щоб почати його коректно використовувати.

Що дає додавання Power BI до вашої ERP-системи? По-перше, цей інструмент дозволяє візуалізувати аналітику у вигляді дашбордів. Тобто замість рядків цифр ви будете бачити графічне відтворення цих даних у діаграмах, які покажуть вам динаміку та співвідношення різних показників. По-друге, інструмент здатен збирати та порівнювати дані з різних джерел: вашої ERP-системи, Google Analytics, таблиць Excel та інших – та будувати різні кореляції.

Наприклад, ви зможете зрозуміти, як ваші маркетингові зусилля позначилися на ваших продажах. Скажімо, можна об’єднати дані по активностях з просування вашого сайту з даними про його відвідуваність та накласти їх на динаміку ваших продажів. Можна також врахувати будь-які інші активності: коригування цін, акції, знижки, рекламу. І побачити, як і через який проміжок часу все це позначилось на продажах, наскільки відчутно вони зросли, в яких саме категоріях товарів, за якими каналами збуту тощо.

Також можна аналізувати різного роду витрати, щоб зрозуміти, які з них можна скоротити без шкоди для бізнесу. Наприклад – витрати відділу продажів у порівнянні з тим ефектом, які вони мали. Або витрати на доставку: ви можете з’ясувати, що вам невигідно користуватись певною службою або ж доставляти товари у певні райони міста у годину пік чи у певні регіони країни.

Крім того, на дашбордах Power BI зручно аналізувати CJM (customer journey map) – з яких каналів клієнти потрапляють до вашої воронки продажів, на якому етапі частина з них втрачається і чому саме. Дані для цього типу аналітики можна отримувати з ERP-системи. Але ще краще під’єднати для таких завдань CRM-рішення Microsoft Dynamics 365 Sales, яка теж – як і Power BI – споріднена з Business Central, а тому також не потребує інтеграції. 

Інвестиція у зростання

Важливою перевагою ERP-системи є те, що вона доволі гнучка, ви можете легко змінювати та розширювати її функціональність в міру зростання вашої компанії. Коли ви вирішите відкрити нові напрямки бізнесу, систему можна буде швидко масштабувати як через переналаштування наявних модулів, так і через додавання нових.

Обираючи ERP-рішення варто також враховувати перспективу виходу на західні ринки. Краще від початку впровадити систему, яка пристосована для роботи на міжнародному рівні. У такому випадку ви вже будете підготовлені для того, щоб легко почати роботу іноземними контрагентами чи відкрити філіал в іншій країні. Для цього система має відповідати міжнародним стандартам, таким як SOX, GDPR та IFRS.

Розумне ведення бізнесу

Підсумовуючи, ERP дає можливість невеликим компаніям запровадити у себе стандарти найбільш раціонального управління бізнесом. Вона дозволяє оптимізувати процеси через їх автоматизацію та зменшити витрати шляхом правильного планування і використання ресурсів. Крім того, впровадження ERP-системи – це розумна інвестиція для бізнесів, що зростають, оскільки вона дає змогу легко масштабуватись та підготуватись до роботи із західними ринками. 

Якщо ви хочете дізнатись більше про те, як ERP-рішення може допомогти у розвитку вашої компанії, звертайтесь за порадою до фахівців-практиків.