Як почати рік правильно. Колонка про персональну продуктивність, планування і постановку цілей

Новий рік – ще одна можливість впровадити у своє життя нові звички та покращити персональну продуктивність. З цією метою спеціаліст з ecommerce-рішень та консультант з особистої продуктивності та планування Олексій Лунков підготував для AIN.UA три колонки. 

Це перша з них, Олексій розповів про основні принципи персональної продуктивності та планування. 

Основні принципи особистої продуктивності і планування

Джерела вхідних даних

Пам’ятаєте школу? А інформатику? Поговоримо про інформацію. Є два типи інформації: та, яка надходить до вас ззовні й та, яка продукується вами.

Обидва типи мають опинитися в місці, яке не є вашою головою, інакше дуже скоро увесь ваш мозок буде думати про збереження інформації, що надійшла раніше, чи про те, що ви придумали раніше. Нічого нового не потраплятиме та не створюватиметься в мозку.

Ось декілька ідей, як можна організувати інформацію на базовому рівні. Наприклад: скріншоти з важливою інформацією в галереї; збережені пости в Instagram; номери телефонів у нотатках; нагадування на папірцях, що приклеєні до холодильника тощо.

Так, це базові інструменти, але наше першочергове завдання — знати свої джерела вхідних даних.

Ось приклад інформації, яку використовую я.

Інформація, що находить:

• Електронна пошта;
• Telegram;
• Slack;
• Фототека;
• Закладки в браузері.

Інформація, яка продукується:

• «Inbox» розділ to-do у застосунку — усі ідеї і думки про те, що треба колись зробити.
• Нотатки на iPhone — усі ідеї і думки які просто є, і з якими не потрібно щось робити
• Додаток Instapaper — почитати на пізніше
• Збереженні в YouTube — подивитись на пізніше

Це лише приклад, є і багато інших. Тому пропоную вам виписати свої джерела вхідних даних. Це буде гарним початком у роботі над вашою продуктивністю.

Завдання № 1:

Виписати всі джерела вхідних даних і даних, які ви продукуєте. Зробити два списки.

Тримай інформацію в одному місці

Наступний крок у побудові персональної системи продуктивності — організація цієї інформації. Основне правило: яким би застосунком чи сервісом ви не користувалися — він має бути єдиним місцем, де зберігається інформація цього типу.

Наприклад:

• Абсолютно всі мої зустрічі в календарі Cron. До нього під’єднані: особистий, робочий та інші календарі, тому, якщо маю вільне вікно у Cron, я на 100% впевнений, що в мене немає запланованих зустрічей на цей час. Це дуже допомагає в плануванні часу.

• Усі задачі в мене в to-do менеджері Things, тому, якщо він пустий — я нічого не забув. Таким чином я не витрачаю час на згадування «а куди ж я це записав і чи записав взагалі».
• Усі мої особисті документи, включно із цим гайдом, в Notion.
• Навіть речі, які мають невеликий вплив мою продуктивність — усі дні народження додані до контактів в Apple Contacts. Вони синхронізуються із календарем і to-do менеджером.
• Усі фільми, які я дивився і хочу подивитись, в IMDb.
• Усі книжки в GoodReads.
• Усі подкасти в Apple Podcasts тощо.

У кожного виду інформації має бути своє місце. Так, можна почати використовувати новий застосунок, але поки він не стане єдиним місцем, якому ви довіряєте — нічого не зміниться.

Регулярність

Якщо ви вирішили бути продуктивним і організованим — вам потрібно регулярно дотримуватися певних правил. Без регулярності та дисципліни в цій справі — нікуди.

Вечірній брейншторм

Є хороша практика, яка буде корисною на початкових етапах, коли у вас ще не виробилась звичка все й одразу заносити в потрібні сервіси. Перед сном можна сісти з листочком і промотати в голові все, що сталося за день: від зараз і до моменту, коли ви прокинулися. Під час аналізу прожитого дня у вас у голові будуть виникати думки про речі, які ви мали зробити, але не зробили, мали сказати, але не сказали, хотіли запланувати, подивитись, прочитати… Тут знадобиться листок паперу — виписуйте на нього все. Він — один із каналів отримання вхідної інформації. Що робити із записаним — розповім далі.

Тижневе планування

Тижневе планування — один із найважливіших ритуалів. Радимо планувати свій майбутній тиждень у четвер. Таким чином у вас буде можливість внести корективи в перебіг подій наступного тижня. Водночас значного коригування ваших планів через зовнішні фактори не відбудеться.

Що може бути у тижневому плануванні

Перегляд і сортування всіх важливих джерел вхідних даних. У моєму випадку це:

• Список «Inbox» у to-do додатку. Упродовж тижня ми можемо додавати туди задачі «на подумати».
• Перегляд нотаток в Apple Notes.
• Перегляд документів у Notion (через пошук можна побачити останні за 7 днів).
• Перегляд скриншотів у галереї телефону. До речі, не найелегантніший спосіб, проте звичка робити скриншот усього цікавого (наприклад: події, цікаві відео, фільми, книги, додатки) дуже допомагає.
• Перегляд застосунку Instapaper. У ньому можна зберігати всі статті для подальшого читання.
• Переглянути всі проєкти й задачі в моєму to-do.

Переглянути минулий тиждень

• Що ми робили? Як себе почували? Що потрібно додати/забрати?
• Переглянути цілі (на квартал) і визначити як потрібно скоригувати наступний тиждень (або самі цілі) для їх досягнення.

Запланувати наступний тиждень

• Переглянути й оновити календар. Перевірити чи немає конфліктів у зустрічах (тому мати всі зустрічі в одному календарі надважливо).
• Плануємо професійний розвиток: що почитати, подивитись тощо.
• Плануємо вільний час: куди сходити, що подивитись, як провести час.

Поступовість

Звичайно, є ще і спокуса вибрати найскладніший інструмент на всі випадки життя і організувати все своє життя з його допомогою. Але цього робити НЕ потрібно. Якщо вас застане вигорання — користі від цього нуль. Крім цього, ви витратите більше часу на впровадження цих інструментів, ніж на саму роботу. Є навіть такий вислів: «Система має бути такою складною, як потрібно, але не складнішою».

Тож не поспішайте, а впроваджуйте кожен новий інструмент поступово — коли будете готові й відчуватимете потребу.

Швидкий доступ

Уся інформація, яка гіпотетично вам знадобиться, завжди повинна бути у швидкому доступі.

Коли ви йдете на роботу і слухаєте книгу, під рукою має бути один і той самий застосунок для нотаток, що й за вашим робочим столом. Календар із зустрічами повинен бути доступний вам усюди: на телефоні, ноутбуці, смартгодиннику.

Зокрема, це допоможе вам дотримуватися принципу «один тип даних — одне джерело».

Приємність у користуванні

Це найпростіший, проте не менш важливий розділ. Вам мають подобатись застосунки, які ви для себе обрали, а користування ними має бути приємним і легким.

Одна з причин чому я, наприклад, не користуюся Spotify — він просто не подобається з боку організації інтерфейсу. Коли йдеться про продуктивність — та сама історія з OmniFocus. Усе має бути в задоволення. Навіть планування.

Автор: Олексій Лунков, консультант з особистої продуктивності