Як
закривати
завдання
Вдвічі
швидше
та
досягти
Вдвічі
швидше
та
досягти
кращої
кращої
ефективності:
Робота у стилі Deep Work
Якщо 100 років тому єдиними джерелами інформації для людей були книги, газети та радіо, то згодом у наше життя увірвалися телебачення й інтернет. Наразі новини та розважальний контент переслідують людей 24/7, створюючи постійний інформаційний шум. Через це людині буває складно зосередитися на роботі та бути продуктивною, адже за її увагу змагаються соцмережі, гаджети та інші метушливі подразники.
На питання, як не відволікатися на дрібниці та досягати кращих результатів у своїй справі, відповідає професор Кел Ньюпорт, запропонувавши концепцію Deep Work — «глибока робота». У спільному спецпроєкті з Lenovo ми поспілкувалися з трьома героями, які практикують такий підхід, — це Product Manager в ІТ-компанії JatApp Олександр Лінник, PR Lead у «Київстар», авторка телеграм-каналу про комунікації Аня Абліцова та Data Scientist у monobank Олександр Лещенко. Вони поділилися своїми лайфхаками щодо продуктивності, розповіли, як себе привчити до сфокусованої роботи над першочерговими завданнями, а ще — протестували надійні ноутбуки для роботи Lenovo ThinkPad.
Які проблеми вирішує Deep Work
Deep Work — концепція, яка описує здатність зосереджуватися на високорівневих завданнях без зайвих відволікань. Здавалося б, це не складно: просто береш і працюєш. Але наша увага постійно розпорошується на тисячі дрібниць. Ми навіть не помічаємо, як багато сил та часу витрачаємо на «одноразову» інформацію, яка не несе нам жодної цінності. Як наслідок, в умовах інформаційного перенасичення мозок дедалі гірше концентрується на складній роботі, яка вимагає повного занурення.
Це підтверджують результати дослідження, яке компанія Lenovo провела на честь 30-річчя бренду ThinkPad. У ньому взяли участь понад 5700 респондентів із США, Великобританії, Німеччини та Японії. Вони здебільшого вважають, що зовнішні події останніх кількох років сприяють зменшенню концентрації, підвищенню багатозадачності та втоми, що ще більше погіршує якість їхнього мислення.
Серед усіх респондентів лише 34% стверджують, що витрачають весь або більшу частину свого часу на усвідомлене, глибоке та продуктивне мислення. Решта заявила про втрату приблизно двох годин на день продуктивності через неможливість цілеспрямовано мислити, насамперед внаслідок вигорання, стресу та розумової втоми.
Респонденти вважають, що першою необхідною умовою для кращого мислення є тиша. Саме відсутність зовнішніх подразників дозволяє досягти найвищого ступеня зосередженості. Водночас учасники дослідження погоджуються з тим, що навичка сфокусованого мислення є однією з ключових, аби отримати якнайкращі результати за короткий час.
Що значить працювати згідно з підходом Deep Work? Для цього потрібно навчитися обирати момент, коли варто відключитися від зовнішнього впливу та зосередитися на поточній справі. Інший виклик — грамотно відсіювати неважливе від важливого та навчатися контролювати свій час. Тоді є перед нами постає можливість виконати свою роботу дійсно якісно, творчо та з урахуванням усіх важливих деталей.
[ Як практикувати Deep Work:
поради з досвіду ]
Product Manager в ІТ-компанії JatApp
Як практикувати Deep Work:
поради з досвіду
Поєднує менеджмент і безпосередню аналітичну роботу з даними, тож його робочі завдання вимагають високої концентрації, уважності та фокусу у моменті. Зокрема, це стратегічне планування, аналіз ринку, підготовка документації для нових практичних рішень, координація роботи функціональних команд, взаємодія зі стейкхолдерами, People-менеджмент тощо.
Я працюю переважно віддалено з дому. Ще з часів пандемії коронавірусу обладнав для себе зручне робоче місце і зрозумів, що максимального фокуса можу досягнути лише в комфортних і тихих умовах. Робота в опенспейсі мене відволікає. Проте раз на тиждень виїжджаю в офіс, щоб наживо підтримувати звʼязок з командою.
Формально робочий день у нас нормований і складає класичні 8 робочих годин, хоча й рідко вдається закінчити роботу вчасно. Проте, у межах цього часу мені важливо встигнути максимально з того, що було заплановано, оскільки овертайми негативно впливають на продуктивність та психологічний стан. Буває, іноді працюю довше, щоб терміново закінчити щось важливе, але здебільшого ми в команді дотримуємося правила не овертаймити. Це допомагає навчитися краще планувати та використовувати свій робочий час, а також зберегти сили й ментальне здоровʼя.
Коли я перейшов у JatApp, моєю основною задачею була розробка та підтримка вебпродукту. Однак за рік я отримав можливість долучитися до розробки також і мобільного застосунку. Робота над кількома платформами, та ще й доволі різними, вимагала посиленої уваги та концентрації, до того ж мені подекуди бракувало досвіду. Я мав не лише якісно готувати специфікації та проводити дослідження, але й паралельно навчатися та шукати відповіді на сотні питань.
На той час у плануванні робочого дня я послуговувався принципами Getting Things Done. Але зрозумів, що цей підхід не дає змоги справлявся з тим рівнем потреб та навантаження, з яким я стикнувся. Відтак, щоб не вигоріти та виконувати свою роботу максимально добре, почав шукати способи підвищити свою концентрацію та продуктивність. Зрештою натрапив на концепцію Deep Work — ідею про глибоку, неперервну роботу без відволікань.
Насамперед я впровадив зміни у робочому процесі: створив чіткий розклад дня та виділив спеціальні часові блоки під Deep Work. Це були періоди від 60 до 120 хвилин, під час яких я повністю зосереджувався на складних задачах — вимикав усі сповіщення з гаджетів та усував будь-які потенційні подразники.
На початку у мене було 1–3 таких блоки в календарі на тиждень. Мені все ще було важко привчити себе до глибокої концентрації на такі проміжки часу. Згодом звик і можу виділяти до двох блоків щодня. Більше — ні, адже велику частину мого робочого дня займають дзвінки та мітинги з командами та стейкхолдерами. Однак розуміння, що час для Deep Work обмежений, допомагає присвячувати його головному.
Кожен мій блок висококонцентрованої роботи має мету або завдання. Я чітко розумію, що очікую від себе отримати, коли час для роботи над завданням закінчиться. Це допомагає фокусуватися на цілі та менше відволікатися на несуттєве.
перешкоди для концентрації
Раніше я б сказав, що мені найбільше заважають класичні сповіщення з месенджерів та прокрастинація. Проте сповіщення можна заглушити, а прокрастинацію — побороти за допомогою спеціальних технік. Тож наразі найбільша перешкода концентрації — війна та повітряні тривоги, адже доводиться йти в коридор чи укриття.
Повномасштабна війна загалом впливає тим, що про неї неможливо не думати. Протягом 2022 року я взагалі не міг довго тримати фокус на чомусь одному, як-от читання книжки, — постійно відчував гостру потребу зайти в соцмережі, щоб зрозуміти, що відбувається. Не скажу, що зараз це пройшло, але навчився це відчуття контролювати, щоб бути в роботі максимально «тут і зараз».
інструменти для deep work
Я використовую кілька технік та інструментів, які допомагають підтримувати високий рівень концентрації та запобігають швидкому вигоранню.
Техніка Pomodoro
Заглиблена сфокусована робота протягом певного проміжку часу (зазвичай 25 хвилин) чергується з короткими перервами. Нещодавно дізнався про український продукт Pomodollar, який списує у тебе з рахунку по долару за кожен момент, коли ти втратив фокус і відволікся від задачі. Жорстко, але дієво, щоб швидко привчити себе до цієї техніки.
Додатки для блокування сповіщень
Вони дозволяють блокувати доступ до конкретних джерел контенту, що можуть відволікати від роботи. Я особисто використовую плагін Stay Focusd для сайтів і стандартний вимикач в операційній системі для застосунків.
Робоче середовище
Комфорт так само важливий для концентрації, як і будь-що інше. Я придбав хороше крісло, потужний ноутбук, який дозволяє не думати про його продуктивність, а також додатковий монітор, щоб працювати з більшою кількістю інформації одночасно. Навушники з шумодавом рятують у голосному середовищі, як-от опенспейс чи кафе.
Планери, застосунки для нотаток
Для роботи із задачами я використовую Things та Structured. В останньому є AI-помічник, якому можна звичайним текстом описати, що плануєш зробити завтра, і він сам створить задачі чи відмітить зустрічі в календарі. Для нотаток використовую NotePlan.
Медитації та відпочинок
Без цього Deep Work просто не заведеться! Я використовую прості техніки медитації, щоб сконцентруватися перед виконанням завдання та відпочити після. Це займає усього кілька хвилин. Застосунки на кшталт Headspace чи Calm можуть бути корисними для введення медитації у щоденний ритуал.
результати
Завдяки Deep Work я відчуваю менше стресу перед великими завданнями. Встигаю протягом робочого дня більше, ніж до цього. Наприклад, раніше дослідження ринку займало у мене один робочий день, зараз — дві сесії по 2 години. Фактично, швидкість збільшилася вдвічі.
Загалом, я навчився тримати фокус краще, ніж до Deep Work. Якість виконання задач значно зросла й, відповідно, стали кращими й результати моєї роботи.
враження від роботи з ноутбуком
У межах спецпроєкту мені дали на тестування Lenovo ThinkPad X13 Yoga Gen 4. Історично, маю деякий особистий пієтет перед лінійкою ThinkPad: вони завжди вважалися надійними ноутбуками бізнес-класу з високою продуктивністю. Не раз звертав увагу, що розробники чи С-левел менеджмент обирають для роботи саме його.
Для себе я виділив гнучкість та мобільність ноутбука, що ідеально підходять для моєї віддаленої роботи, забезпечуючи зручність і ефективність як вдома, так і в офісі. Висока продуктивність Lenovo ThinkPad X13 Yoga Gen 4 дозволяє мені ефективно працювати з будь-якими застосунками (навіть Slack не глючить!), а тривала робота батареї гарантує, що я можу працювати цілий день без підзарядки.
Також зацінив дисплей-трансформер, що забезпечує чудовий досвід для проведення зустрічей, презентацій та роботи з документацією. Крім цього, дисплей матовий і не блікує на сонці, а розширені функції безпеки надають мені спокій щодо захисту конфіденційної інформації.
поради, як концентруватися на роботі та бути продуктивним
Плануйте свій час та встановлюйте чіткі цілі
Виділяйте спеціальні блоки часу під поглиблену роботу та дотримуйтеся них. Для кожного періоду Deep Work має бути конкретна мета або завдання, над яким ви працюєте.
Мінімізуйте подразники
Вимикайте сповіщення, блокуйте сайти і застосунки, які можуть вас відволікати. Не забувайте про навушники з шумодавом, якщо працюєте у місці, де гучно.
Робоче середовище — важливе
Добре підлаштоване під вас робоче місце допомагає зробити сесії Deep Work ефективнішими та комфортнішими, а процес входу у фокус — швидшим. Ваша техніка повинна допомагати виконувати вашу роботу швидше і якісніше. Інвестуйте в неї та в себе.
Бонусна порада: не зациклюйтеся на інструментах чи техніках. Крутий планер не зробить за вас роботу, а будь-яка практика для продуктивності — це всього лише методологія, яка може не працювати для когось у тому вигляді, в якому вона існує в «методичці». Підлаштовуйте все під свої потреби й не бійтеся пробувати різні формати, поки не знайдете той, що спрацює саме для вас.
Lenovo ThinkPad — серія потужних, компактних і гнучких ноутбуків для бізнесу, які допомагають ефективно та сфокусовано працювати з будь-якого місця.
Ніхто не має часу на простій системи. Аби впевнитися у надійності пристроїв, Lenovo перевіряє ноутбуки ThinkPad за 26 процедурами та 12 тестами стандартів Міністерства оборони США MIL-STD 810H. Вони включають перевірки на стійкість до вологи, висоти, низької та високої температури.
PR Lead у «Київстар», авторка телеграм-каналу про комунікації БЛІЦ
Як практикувати Deep Work: поради з досвіду
Очолює напрямок B2B PR-комунікацій. Серед щоденних завдань: менеджмент команди, аналіз інфополя, формування правильних меседжів, підготовка спікерів до виступів і багато комунікації — з колегами, партнерами, стейкхолдерами.
У нас є десяток різних бізнес-рішень, тож потрібно про кожне вибудувати знання та правильні комунікації. За 10 років кар’єри я вперше працюю у такому режимі, і це нереальний розфокус. Часто все настільки швидко несеться, що не знаєш, за що хапатися. Купу завдань треба закрити паралельно, месенджери не замовкають, тому знайти час для сфокусованої роботи — окрема задачка. Із зірочкою.
Я працюю як в офісі, так і вдома. Якщо залишаюся вдома, мій робочий день починається о 9:00. Віддаю свого 2-річного сина няні, заходжу в іншу кімнату, зачиняю двері й виходжу тільки пообідати.
В офісі я працюю рідше — можливо, раз на тиждень. Я їжджу туди, коли мені треба наживо зустрітися з колегами, або ж на якісь зйомки. Бути продуктивною в офісі особисто мені — важче, бо ми з колегами працюємо в опенспейсі, і в нас обов’язково виникне безліч тем, які можна обговорити. Це сильно відволікає. Тому на офісні будні я зазвичай не планую завдань з високим рівнем концентрації або ж зачиняюся в окремій переговорці й не виходжу звідти, поки все не зроблю.
Шлях до Deep Work
Усвідомлення важливості сконцентрованої роботи прийшло до мене декілька років тому, коли спалахнув коронавірус. Тоді вперше у житті я відчула, наскільки моя увага стала розпорошеною через новини. Складно було зібратися і робити свою роботу у звичному темпі. Я постійно відволікалася на новинні стрічки та соцмережі, тривожилася, що захворію і помру, аж смішно згадувати.
Тоді я вперше завантажила застосунок Pomodoro і почала працювати за цією технікою: 25 хвилин сфокусованої роботи і 5 хвилин перерви. У такий спосіб я просто дотримувалась цього «правила невідволікання» і встигала зробити все найпотрібніше.
Проте після повномасштабного вторгнення рівень розфокусу знову почав зростати. Було складно сконцентруватися навіть на найпримітивнішому завданні. Проте мене з цього ступору швидко висмикнуло усвідомлення, що в мене дуже обмежений час. Річ у тому, що у мене маленька дитина (на початок «повномасштабки» взагалі новонароджена) і няня на фултаймі. Тобто я маю на роботу тільки 8 годин на добу. Після роботи я — мама, і допрацювати ночами вже не вийде. Тому єдиний вихід — управляти своїм робочим часом так, щоб все встигати.
Так я і прийшла до впровадження системи Deep Work, за якою я працюю останні декілька років. Щоранку відкриваю блокнот і виписую всі завдання на день. Потім перевіряю пошту і можу дописати ще кілька завдань звідти. Далі дивлюсь на цей список та аналізую, що найважливіше маю зробити, щоб відчувати себе продуктивною наприкінці робочого дня. Зазвичай це не більш ніж 2–3 завдання — от з них і починаю. На післяобідній час залишаю рутину і те, що не потребує високої концентрації — наприклад, роботу з електронною поштою.
Бути продуктивною мені допомагають кілька звичок:
Не турбувати
Ставлю статус “don't disturb” у Teams — тоді, ймовірніше, менше колег надсилатимуть повідомлення.
Музика
Вмикаю лаунж-музику в навушниках, якщо є шуми навколо, які мене відволікають. Проте зазвичай я люблю працювати у тиші — так найлегше сконцентруватися.
Тихі дні
Практикую «тихі» дні без зустрічей, коли я весь день присвячую сфокусованій роботі — прописую певні стратегії, плани комунікацій чи аналізую результати певної кампанії.
Вимкнуті сповіщення
Вимикаю сповіщення у месенджерах та перевертаю телефон екраном до низу, щоб нічого там не блимало. Шкода, що вимкнути звук на дзвінок не можу — це нереальна опція, коли у твоїй країні повномасштабна війна.
Спорт
Регулярно ходжу на йогу. Не знаю, як це працює, але без тренувань мені складніше фокусуватися на роботі.
перешкоди для концентрації
Найбільше відволікають месенджери — таке враження, що вони не замовкають. І якщо соцмережі у мене зазвичай зам’ючені, то вимкнути корпоративний месенджер Teams складніше — туди може прилетіти щось важливе, на що варто швидко зреагувати.
В офісі відволікають розмови колег. Але то прекрасно — так відбувається швидкий обмін інформацією і досвідами, швидко вирішуються питання, які «підвисли».
Звісно, заважають концентруватися тривоги та наслідки обстрілів. Часом після майже безсонної ночі чи жахливого ранку складно прийти до тями та бути продуктивною.
інструменти для deep work
Я не користуюсь жодними застосунками чи програмами, бо звикла справлятися і без них. Хіба що бронюю час на виконання важливих завдань у календарі.
Проте найголовніше в роботі для мене — ноутбук, який «літає». Якщо він хоча б трішки висне, це демотивує і сповільнює.
Враження від lenovo ThinkPad X1 Yoga Gen 8
Робота за ноутбуком займає 90% мого робочого часу. Зазвичай це робота в браузері, пошта та онлайн-зустрічі. Найперше, що потішило мене в цьому лептопі — швидкість. Він з легкістю витримав усі мої 100500 відкритих вкладок у браузері й жодного разу не «підвис». Також я оцінила легкість, компактність і можливість його трансформувати під різні потреби та ситуації. Неважливо, буду я за робочим столом, у потязі чи за тісним столиком в кафе — цим ноутбуком зручно користуватися всюди, адже він легко може перетворитися в планшет.Батарея тримає чудово — сміливо можна працювати протягом дня і не хвилюватися, чи є поруч розетки.
результати
Складно відстежити зростання продуктивності, бо я в цій історії не перший рік. До того ж я не завжди настільки сфокусована і продуктивна — різні ситуації бувають. Найголовніший результат для мене — це те, що у разі потреби я можу налаштувати себе так, щоб зробити певне завдання у визначені дедлайни і без надзусиль, як-от робота ночами.
поради, як концентруватися на роботі та бути продуктивним
Спробуйте робити найважливіші завдання зранку
Це банальна порада про «з’їжте жабу», але у моєму випадку вона працює.
Закривайте швидкі завдання
Закривайте завдання, які можна виконати за 2 хвилини, одразу ж. Наприклад, якщо хтось із колег попросить мене поділитися якимись робочими матеріалами, то я зроблю це одразу, як побачу повідомлення. Так і колег не буду затримувати, і собі не перевантажу «оперативку» цими мінізавданнями.
Бронюйте у календарі «тихі» дні
та години
Бронюйте у календарі «тихі» дні та години для продуктивної роботи. Це дуже схоже на правило «немає зустрічі в календарі, тоді її не існує». Так і тут — немає заброньованого часу на сфокусовану роботу, то є ризик, що ти її вже не зробиш.
Ноутбуки Lenovo ThinkPad забезпечують продуктивність корпоративного рівня там, де це потрібно працівникам. Залежно від моделі, вони можуть відкриватися на кут від 180 до 360 градусів.
Найкращим та найвдалішим прикладом іншого формфактору на ринку є ноутбук Lenovo ThinkPad X1 Yoga з сенсорним екраном та стилусом: кришка з дисплеєм здатна зробити майже повний оберт та розміститися з іншої частини клавіатури. У такий спосіб ноутбук перетворюється на планшет, аби надати вам ще більшу мобільність.
А завдяки додатковим сервісам користувачі Lenovo ThinkPad знімають з себе головний біль про обслуговування пристрою. Так, усі нові Lenovo ThinkPad будуть постачатись із передплаченим додатковим сервісом преміум обслуговування - Premier Support.
Data Scientist у monobank
Як практикувати Deep Work: поради з досвіду
Серед обов’язків — розробка нових скорингів для автоматизації процесів у банку, їх підтримка й оновлення. Часто така робота вимагає великої концентрації особливо, коли потрібно досліджувати дані, щоб знайти та виправити помилки.
Я працюю віддалено, оскільки команда розкидана по інших містах. Проте я люблю офісну атмосферу: вона налаштовує мене на роботу. Тому все ж таки намагаюся щоденно їздити в офіс. Інколи залишаюся вдома, але зазвичай не частіше одного дня на тиждень.
Дорогою в офіс я зазвичай слухаю подкасти. Далі — ритуальна кава або зелений чай. Потім до обіду працюю з однією або двома короткими перервами. Ці чотири години з 10:00 до 14:00 — найпродуктивніша частина робочого дня. Після обіду продовжую роботу, але вже у не такому сфокусованому режимі.
Шлях до Deep Work
Уперше я задумався про продуктивну роботу під час ковіду. Тоді більше працював з дому, тому питання кращої концентрації стояло гостро. Насамперед вимикав усі сповіщення у Telegram, аби не отримувати непотрібної інформації. До речі, якраз тоді в iOS зʼявилася функція налаштування режиму зосередження, де можна обирати, хто може пробитися через цей фаєрвол до мене. Всі інші сповіщення приходять пізніше, коли я вимикаю цей режим, — це дуже зручно.
перешкоди для концентрації
Насамперед заважають соцмережі та постійні сповіщення від різних сервісів. Хоч вони й налаштовані у мене по мінімуму, але так чи інакше постійно щось «приходить». Особливо зараз, під час повномасштабного вторгнення, доволі багато новин, які важко ігнорувати.
Відволікати можуть і листи в корпоративній пошті. Але їх уникнути неможливо, адже вони безпосередньо стосуються роботи.
інструменти для deep work
Зазвичай користуюся наручним годинником, щоб стежити за часом. Наприклад, декомпозую своє поточне завдання і вирішую, що кожен етап зроблю за годину. Якщо попередній етап декомпозиції правильний, то, ймовірно, я вкладуся у визначений час.
результати
Подібні підходи дійсно допомагають швидше концентруватися та покращують продуктивність. Особисто мені це дало відчуття більшої прогнозованості. Тож усім раджу спробувати.
поради, як концентруватися на роботі та бути продуктивним
Робоче місце
Облаштуйте собі гарне робоче місце, якщо досі його не маєте. Це дійсно допоможе та буде правильною інвестицією.
Deep work
Занурюйтеся у Deep Work певними відрізками, коли ви забороняєте собі відволікатися на соцмережі та інші подразники.
Перерви
Робіть короткі перерви, адже людська здатність концентровано працювати — обмежена. До того ж саме під час перерв часто і народжуються розв'язання неочевидних проблем.
Враження від Роботи з Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 11
Я часто працюю в змішаному режимі, тому ношу ноутбук у рюкзаку. Для мене важливо, аби він був легким та мав оптимальні розміри, оскільки це дає справжню мобільність. Плюс класно, коли ноут підходить і для роботи в офісі (є можливість під’єднати зовнішній екран по Type-C), і коли можна просто подивитись контент вдома на дивані, тримаючи ноутбук на колінах без шаленого перегріву. Тож Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 11 у цьому мене повністю задовольнив. Програми на ньому «літають», усе швидко запускається, що підтримує мою продуктивність та допомагає оперативно виконувати робочі таски.
Щоб не відволікатися на введення логіну та паролю, розблоковуйте Lenovo ThinkPad поглядом. IR-камера впізнає обличчя власника, а щойно ви відійдете, миттєво закриє екран від допитливих очей.
До того ж ноутбуки захищені та продумані з точки зору безпеки користувача — криптографічний чип ТРМ 2.0 кодує кожен файл, не сповільнюючи роботу. А вбудований фільтр PrivacyGuard може обмежувати кути огляду екрана, щоб стороння людина не побачила ваш контент.
Дякуємо Creative States за надані локації для зйомки. Creative States — мережа висококласних бізнес-просторів з повним спектром операційних сервісів і унікальним ком’юніті.
