Inbox Zero — це підхід до керування поштою, спрямований на те, щоб папка «Вхідні» завжди була порожньою. Але в класичному дизайні десятки робочих, важливих та спам-листів перенавантажують інтерфейс і зменшують ваші шанси на дотримання цього принципу.

Співзасновник Netpeak Андрій Чумаченко у своєму Telegram-каналі розписав кейс перетворення забитої листами пошти на справді зручну систему, яку можливо тримати порожньою.

Зовнішній вигляд та управління

  • Заходимо у налаштування Gmail, вибирай вкладку Advanced, включай опцію Auto-advance та збережи зміни.
  • Повертаємось в налаштування, де на вкладці General з’явився розділ Auto-advance. Тут потрібно обрати Go to the next (newer) conversation.
  • В цьому ж розділі потрібно прокрутити трохи нижче і переконатися, що включені keyboard shortcuts.
  • Переходьте на вкладку Chat and Meet, включіть Google Chat, його розташування та Meet. Збережіть зміни.
  • Якщо до цього ви ще включили новий вид Gmail, то повертайтесь в налаштування на вкладку General, виберіть новий вид пошти та збережіть зміни.

Налаштування ярликів

  • У налаштуваннях виберіть вкладку Labels і внизу натисніть Create new label. Тут потрібно створити три нові ярлики: Follow Up, Waiting та Read Through.

«Ці три ярлики — реальна причина, чому взагалі існує підхід inbox zero. Адже всі корисні листи у світі можна розділити лише на три групи: дія потрібна від тебе, дія потрібна від когось іншого та листи з корисною інформацією. Всі інші листи можна архівувати, заглушувати чи просто видаляти», — зазначає Андрій Чумаченко.

  • У цій же вкладці потрібно відключи видимість всіх категорій, вони тільки заважатимуть.
  • Далі на вкладці Inbox потрібно увімкнути Multiple inboxes та заповнити поля search query та section name (імена можна писати будь-які, які будуть зручні): «Section 1: l:follow-up», «Section 2: l:waiting», «Section 3: l:read-through».
  • Тут же виберіть — показувати 10 листувань, розміщення праворуч та відключити маркери. Збережіть зміни.
  • Щоб було ще красивіше — на головній можна задати кольори ярликам, наприклад: червоний для фоллоу-ап, зелений для читання та жовтий для очікування.

Поради після правильного налаштування пошти

пош

Тепер, коли пошта остаточно налаштована потрібно пройтись по всім листам за останні 3-4 тижні і відзначити відповідними ярликами потрібні листування. Як тільки це буде готово — вибирайте всі листи у вхідних і заархівуйте їх (їх завжди можна знайти у вкладці all emails або через пошук).

«Тепер, відкриваючи кожен новий лист, у тебе є набір дій, які незабаром стануть автоматичними: 1. Сміття чи важливо? Сміття видаляємо, важливо читаємо. 2. Залежно від дій, які ми обговорили в п.6 налаштувань, нам потрібно визначитися, який із типів важливих листів перед нами: потрібно відповісти, почекати відповіді або почитати уважно пізніше.

У будь-якому випадку нам треба застосувати один з трьох ярликів і архівувати лист (щоб прибрати його з вхідних)», — пише Чумаченко.