Перед тим, як облаштувати касу у закладі, підприємцю потрібно ознайомитися з касовою дисципліною. Правила приймання, зберігання та видачі готівки визначаються внутрішніми документами підприємства, Положенням та іншими розпорядчими актами НБУ.

8 серпня 2023 hjre власниця бухгалтерського бюро Alfa Gold Олександра Герасименко та керівниця техпідтримки української компанії з автоматизації закладів Ксенія Меркулова провели вебінар про те, як облаштувати касу в закладі, правила роботи з готівкою, документальне оформлення каси, з чого почати впровадження РРО або ПРРО. AIN.Business вибрав основне.

Різниця між ФОП і ТОВ

  • ФОП — це фізична особа, зареєстрована як підприємець.
  • ТОВ — це юридична особа, організація, яку створює один або декілька осіб, з розділеним на частки статутним капіталом. Важливо: ТОВ несе відповідальності лише статутним капіталом, але не може «вільно» використовувати готівкові кошти. 
  • ФОП — не веде касову дисципліну: не здає виручку в банк, не створює касові ордери, не веде касову книгу, не встановлює ліміт каси.
  • ТОВ — має бути обов‘язково створена касова дисципліна.

Розрахунки готівкою

  • 10 000 грн — максимальна сума на день, яку ФОП і ТОВ можуть провести готівкою з іншими ФОП/ТОВ.  
  • 50 000 грн — максимальна сума на день, яку ФОП і ТОВ можуть провести готівкою з однією фізичною особою.

Етапи створення касової дисципліни

  1. Облаштуйте місце для зберігання готівки. Це має бути стале місце, але критеріїв його вигляду не існує.
  2. Оформте договір повної матеріальної відповідальності з касиром. Якщо у закладі, клієнтів розраховує бармен, — він автоматично виконує функцію касира. 
  3. Затвердіть порядок оприбуткування готівки у касі. Чітко пропишіть три пункти: місце оприбуткування, час, відповідальну особу. 
  4. Затвердіть посадову інструкцію касира. 
  5. Розрахуйте та затвердіть ліміт готівки в касі. Якщо ви не встановите ліміт каси, то він вважатиметься нульовим. Для закладу це неможливо, тож податкова точно завітає до вас із питаннями. Ліміт можна змінювати будь-коли. 
  6. Укладіть договір з банком про відкриття рахунку та визначте терміни здачі виручки та іншої готівки. 
  7. Вирішіть питання організації касової книги, електронних фіскальних чеків, КУРО та РРО, здавання готівки.

Службові операції 

  • Службові операції — це контроль обігу готівки у закладі (вони не фіскалізуються).  
  • Розмінна монета — це той залишок готівки, який зберігається в скриньці РРО/ПРРО. Наявність розміну — це вимога НБУ. Тому для ТОВ краще створити наказ і зафіксувати суму по закладу.
  • Вносити розмінну монету потрібно через службову операцію — службове внесення.

Впровадження РРО або ПРРО

  1. Визначте робочу зміну закладу. Зміна — це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту за період роботи одного касира. Кількість змін (Z-звітів) необмежена. Але важливо, щоб одна зміна не перевищувала 24 години. 
  2. Визначте ліміт каси для юридичних осіб. Ви маєте встановити готівковий ліміт у своєму закладі. Штраф за порушення лімітів: 1700-3400 грн за перше порушення та 8500-17 000 грн – за повторне. 
  3. Визначте оприбуткування доходу закладу. Кожен із суб‘єктів господарювання робить оподаткування по-різному. ФОП на загальній системі — вносить суму, яку показав Z-звіт, у таблицю доходів і витрат. ФОП на спрощеній системі — робить періодичний звіт за місяць і вносить в таблицю доходів. ТОВ — оприбутковує готівку в день її отримання. А підставою для оприбуткування є Z-звіт.