Основні інструменти особистої продуктивності і планування — колонка

Спеціаліст з ecommerce-рішень та консультант з особистої продуктивності та планування Олексій Лунков продовжує знайомити з персональною продуктивності. У першій колонці для AIN.UA він розповів про основні принципи продуктивності та планування. Цього разу йтиметься про прикладні речі: інструменти для планування власного часу.

Перейдемо до конкретних інструментів, які допоможуть вам стати більш продуктивними і спланувати свій час:

• inbox management;
• to-do-manager & reminders;
• calendar;
• notes.

Поговоримо про кожен із них окремо.

Inbox management

Ми говорили про це раніше, але я хочу наголосити, що inbox-менеджмент (управління вхідними даними) — це початок, це основа, це база. Тут ми збираємо й сортуємо інформацію, яка до нас надходить із різних джерел — інші люди, події, наші думки.

Список джерел і регулярний їх перегляд під час тижневого планування (розписані в попередній колонці) — це запорука успіху.

Під час перегляду вхідних даних важливим правилом, яке захищатиме вас від порожньої праці, є «правило двох хвилин» (насправді правило «двох хвилин» можна змінити та зробити його «правилом однієї або пʼяти хвилин»). У ньому йдеться: якщо певне завдання (наприклад, перевести контакт у телефонну книгу з нотатника) потребує менш як дві хвилини, то нам не потрібно витрачати час і планувати цю задачу в to-do або календар, а просто зробити це тут і зараз.

Корисні застосунки та інструменти:

• Mimestream (email client);
• Apple Notes (quick notes);
• Inbox in Things;
• Скріншоти в Apple Photos.

To-do manager & reminders

Від отримання і фіксації вхідної інформації ми переходимо до організації цієї інформації. Почнемо із призначення цих двох критичних інструментів вашої системи. Перше — різниця між to-do-листами й нагадуваннями.

• To-do — завдання, які вам потрібно зробити до певного моменту часу в майбутньому, як правило, для того, щоби просунути проєкт.
  
  Наприклад: ця колонка, я хочу завершити її до 20 січня 2024 року. А отже, завдання «дописати статтю № 2» буде мати дедлайн 20 січня, але водночас може бути виконане в будь-який момент до цього дедлайну.
  
• Reminders — це, як правило, маленьке завдання, чітко прив’язане до однієї або всіх обставин: час (сьогодні о 16:00) або місце (коли я вийду з дому). Наприклад: нагадування «Забрати посилку з Нової Пошти» я хочу отримати в понеділок, коли вийду з офісу (бо дорогою матиму змогу її забрати).
  
  Pro tip: усі ці умови можна налаштувати в Apple Reminders.

Тепер поговоримо про техніки роботи з to-do-листами та нагадуваннями.

• Ваші завдання повинні базуватися на проєктах. Тому кожен проєкт може мати фінальну дату й пункти, які необхідно зробити для його завершення. Також у вас будуть «порожні» проєкти. Завдання для них поки не визначені (тут, у розділі «тижневе планування» описано, як і що робити з такими проєктами).
• Усі плани, які є у вашій голові, мають перетворюватися на завдання або проєкти в to-do manager або reminders.
• Не бійтеся створювати завдання та проєкти. Їх не потрібно робити «вже». Якісь можуть роками бути без дедлайну та конкретних пунктів. Це окей.

«Головне — вони не у вашій голові, а це дозволяє вам ефективно працювати, гарно спати й насолоджуватись життям»

Корисні застосунки:

• Things (Mac, iOS, iPadOS) — мій вибір;
• Todoist (multiplatform) — популярний варіант;
• OmniFocus (Mac, iOS, iPadOS, web) — для дуже просунутих користувачів;
• TickTick (multiplatform) — популярний варіант;
• Apple Reminders (Mac, iOS, iPadOS, web) — уже є на вашому iPhone;
• Google Tasks (multiplatform);
• Microsoft To Do (multiplatform).

Calendar

Продовжимо тему фіксації завдань. Календар у нашій системі використовується для подій, які чітко прив’язані до часу (наприклад: зустрічі, записи до лікарів) або time blocks — проміжків часу, які ми відводимо для себе або для роботи над певним завданням.

Основні техніки роботи з календарем

• Усі зустрічі та завдання, у яких важливий таймінг, мають бути в одному місці — якщо ви не бачите, коли у вас, скажімо, масаж, бо його немає в робочому календарі, і плануєте на цей час робочу зустріч, то виникає певна проблема. Саме тому необхідно мати один календар, у якому ви будете чітко бачити, коли вільні, а коли ні.
• Використовуйте різні кольори для різних графіків — робочий, особистий, проєктні.
• Плануйте вільний час — я прийшов до цієї звички відносно недавно. За власним досвідом скажу, що розплановане дозвілля допомагає позбутися провини за «змарнований час». Ви ж робите те що запланували — у чому проблема?
• Не плануйте більше, ніж можете зробити — майте робочі години й час, коли ви плануєте відпочинок. Уся продуктивність йде коту під хвіст без перерви на руханку або активність, яку ви хочете зробити, щоби трошки розвантажити мозок.

Корисні застосунки:

• Cron (Mac, iOS, iPadOS, web) — ідеально для організації Google-календарів;
• Fantastical (Mac, iOS, iPadOS) — дозволяє організувати всі ваші календарі;
• Microsoft Outlook (multiplatform);
• Apple Calendar (Mac, iOS, iPadOS, web) — уже є на вашому iPhone;
• Google Calendar (Android, iOS, iPadOS, web).

Notes

Сьогодні межа між нотатками й документами дуже розмита. Проте, вона існує. Нотатки — це щось тимчасове. Ваші думки, вилиті на папір (електронний або звичайний). Документи я визначаю як щось, що може бути роздруковане й матиме цінність у такому вигляді.

• Я не є прихильником рукописних нотаток (якщо мова не йде про щоденник). У таких нотатках неможливо щось знайти після декількох тижнів. Тому продумайте як їх можна гарно сортувати, або одразу переходьте на електронний формат.
• Нотатник має бути простим.
• Основне завдання — вам має бути швидко і зручно записати туди будь-що.
• Нотатки в багатьох випадках — не є фінальним станом інформації, а місцем для їх швидкої фіксації.
• Нотатки є одним із джерел вхідних даних, які потрібно передивлятися щотижня.

Корисні застосунки:

• Apple Notes (Mac, iOS, iPadOS, web);
• Bear (Mac, iOS, iPadOS);
• Notion (multiplatform);
• Google Keep (multiplatform);
• Microsoft OneNote (multiplatform).

Автор: Олексій Лунков, консультант з особистої продуктивності та планування