Чому варто розпочати роботу з Copilot для Microsoft 365? Поради від фахівців SoftwareOne

За останній рік все більше компаній почали використовувати генеративний штучний інтелект (ШІ). Однак, щоб отримати максимум користі від цієї сучасної технології, варто розуміти, як вона працює, а також, як спонукати ШІ працювати на вас.

У цій статті Дмитро Рачицький, Business Development Executive, Digital Workplace у SoftwareOne, розповість про Microsoft Copilot, потужного асистента зі штучним інтелектом від Microsoft. Ви дізнаєтеся, як працює цей асистент зсередини, і з чого потрібно починати розгортання Copilot for Microsoft 365 у великих компаніях.

Copilot for Microsoft 365 надає організаціям можливості генеративного штучного інтелекту в безпечному та конфіденційному середовищі. Компанія SoftwareOne реалізувала десятки проєктів, допомагаючи клієнтам впровадити Copilot. Наразі компанія є одним з партнерів OpenAI Accelerator Program по всьому світу.

Ця стаття може бути цікава керівникам компаній, директорам з інформаційних технологій, менеджерам з автоматизації, лідерам технологій та особам, що приймають рішення.

Як працює Copilot for Microsoft 365?

Copilot for Microsoft 365 — це генеративна технологія штучного інтелекту, заснована на GPT-4, великій мовній моделі (Large Language Model або LLM), яку розробила компанія OpenAI. Copilot створює і використовує семантичний індекс усього контенту клієнта, по суті, відображаючи зв’язки між контентом і кінцевим користувачем. На основі цієї інформації Copilot розуміє контекст контенту і надає релевантні відповіді на майже будь-які робочі питання.

Copilot for Microsoft 365 аналізує всі дані, доступні кінцевому користувачеві, включаючи електронні листи, документи й навіть файли на SharePoint, до яких користувач має доступ. Тому дуже важливо правильно налаштувати права доступу, перш ніж ви почнете розгортати Copilot у своїй організації. Microsoft рекомендує створити міцний фундамент безпеки, застосовуючи принципи Zero Trust, щоб підготувати середовище до роботи з Copilot. Щоб дізнатися більше про принципи Zero Trust, прочитайте цю статтю на сайті Microsoft Learn.

Copilot for Microsoft 365 працює з такими основними компонентами.

• Microsoft 365 Apps
  Ці програми включають Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams тощо.
• Microsoft Graph
  Цей елемент охоплює весь ваш контент і контекст, а саме електронну пошту, файли, записи нарад, чати та календарі.
• Large Language Model
  LLM — це творчий механізм, який аналізує інформацію та створює текст, придатний для читання людиною.

На наступному зображенні показано архітектурну схему взаємодії цих компонент.

Магія починається з запиту користувача в Microsoft 365 Apps. По суті, це — головний інтерфейс, де користувачі взаємодіють з Copilot.

Далі Copilot for Microsoft 365 попередньо обробляє цей запит і покращує якість введених даних. Цей крок гарантує, що користувачі отримують релевантні та корисні відповіді. Крім того, на цьому етапі Copilot звертається до Microsoft Graph, щоб отримати бізнес-контент і контекст.

Потім Copilot надсилає цей модифікований запит до LLM, який використовує Semantic Index for Copilot, щоб проіндексувати всю доступну інформацію. На основі цих даних LLM генерує відповідь. Однак Copilot не пересилає цю відповідь користувачу.

Після отримання відповіді від LLM, Copilot починає етап постобробки. На цьому етапі Copilot верифікує відповідь штучного інтелекту, а також проводить перевірки безпеки, відповідності та конфіденційності.

Нарешті, Copilot надсилає відповідь користувачу. Ця відповідь зазвичай виглядає як магія, але насправді це результат кропіткої роботи ШІ, яку ретельно організовує Copilot.

Варто пам’ятати, що Copilot for Microsoft 365 суттєво відрізняється від Windows Copilot. Останній — це помічник на основі штучного інтелекту, інтегрований у Windows 11. Ви можете використовувати Windows Copilot у всіх програмах на вашому комп’ютері. Він працює на тому самому LLM, що й Copilot for Microsoft 365. Проте Copilot for Microsoft 365 надає більше можливостей, оскільки має доступ до інформації вашої організації на рівні користувача. Щоб запобігти витоку даних, варто заздалегідь налаштувати права доступу для всіх користувачів. Після цього ви можете не перейматися питаннями безпеки даних, оскільки Microsoft гарантує їх захист згідно з сучасними нормативними вимогами.

Як розпочати використання Copilot for Microsoft 365?

Copilot for Microsoft 365 доступний для всіх організацій і не вимагає мінімальної кількості ліцензій. Щоб скористатися Copilot for Microsoft 365, потрібно придбати ліцензію типу add-on, яка додається до вже чинної ліцензії Microsoft 365. Такий підхід має сенс, оскільки вам потрібно використовувати інші програми Microsoft, щоб насправді відчути наскільки корисним може бути Copilot. Щоб дізнатися більше про різні типи ліцензій для Copilot for Microsoft 365, прочитайте цю статтю.

Щоб використовувати Copilot for Microsoft 365 в окремих програмах, таких як Word, Excel або PowerPoint, переконайтеся, що ваша компанія розгорнула Microsoft 365 Apps. Щоб використовувати такі функції, як відновлення файлів і керування OneDrive, переконайтеся, що користувачі мають облікові записи OneDrive.

Copilot for Microsoft 365 працює лише з новим Outlook. Тож, щоб використовувати Copilot з електронною поштою та календарями, увімкніть новий Outlook і синхронізуйте налаштування Microsoft 365.

Щоб використовувати Copilot for Microsoft 365 з Teams, налаштуйте такі параметри, як зовнішній доступ і доступ для гостей. Також надайте Copilot дозволи на створення чатів. Щоб переконатися, що Copilot в Teams може аналізувати записи нарад, увімкніть функцію транскрибування в реальному часі.

Нарешті, щоб отримати доступ до Copilot, користувачі вашої організації повинні мати облікові записи Microsoft Entra ID (раніше Azure Active Directory). Щоб дізнатися більше про використання Copilot з іншими програмами та сервісами Microsoft 365, прочитайте цю статтю на сайті Microsoft Learn.

Згідно з нашим досвідом, успішне розгортання Copilot for Microsoft 365 зводиться до наступних трьох кроків.

1. Оновіть програми Microsoft 365 до останньої версії.
   Щоб використовувати найновіші та найкращі функції, які може запропонувати генеративний ШІ, варто регулярно перевіряти наявність оновлень.
2. Відкрийте доступ Microsoft Graph до ваших даних.
   Чим більше даних має ваш помічник зі штучним інтелектом, тим розумнішим і кориснішим він стає.
3. Налаштуйте права доступу для кожного співробітника.
   Надайте користувачам рівно стільки доступу, скільки їм і їхньому Copilot потрібно для виконання роботи.

Після завершення кількох проєктів з інтеграції Copilot for Microsoft 365 для наших клієнтів, експерти SoftwareOne розробили консультаційну пропозицію, яка перевіряє, чи готова організація до впровадження цієї технології. Ми також помітили, що коли організація готова до впровадження технології генеративного ШІ, вона повинна почати з залучення досвідчених співробітників до роботи з Copilot. І ось чому.

Керуйте своїм внутрішнім ШІ-працівником

За результатами дослідження Microsoft, досвідчені співробітники краще використовують Copilot, ніж їхні колеги на початку кар’єри. Це нетипово, коли мова йде про використання нових технологій. Основною причиною цього є те, що Copilot for Microsoft 365 діє як автономний працівник, перетворюючи користувачів на менеджерів.

На базовому рівні Copilot for Microsoft 365 корисний для автоматизації рутинних завдань. Однак, щоб отримати максимальну віддачу від цієї генеративної технології штучного інтелекту, спробуйте доручити Copilot складніші завдання, такі як аналіз, дослідження або підбиття підсумків. Скористайтеся наведеними нижче рекомендаціями, щоб Copilot for Microsoft 365 виправдовував ваші очікування.

• розбивайте завдання на дрібні таски;
• чітко визначайте очікування і надавайте ШІ необхідну інформацію і контекст;
• оцінюйте результати роботи ШІ та обов’язково надавайте зворотний зв’язок;
• ставтеся до ітераційної взаємодії як до розмови з людиною;
• постійно рухайтесь вперед, приймаючи результати роботи та додаючи нові завдання.

Отже, людина з розвиненими навичками менеджера зможе надати більш структуровані та якісні завдання для ШІ асистента та отримати більш розгорнуті та деталізовані відповіді, що допоможуть в роботі та прийнятті важливих рішень. 

Коли ви отримуєте результат, створений штучним інтелектом, раджу не приймати його як є. Перевірте факти, попри те, що Copilot робить це на етапі постобробки. Спробуйте відредагувати вхідні дані, та обов’язково надайте Copilot for Microsoft 365 зворотний зв’язок. Використовуйте найбільш релевантні та корисні частини результату. Розглядайте генеративний ШІ як помічника, який може швидко створити чудову першу чернетку. Copilot надає багато корисної інформації, яку достатньо трохи обробити, щоб використати для досягнення цілей та задач організації. Додайте краплю свого таланту і досвіду, щоб отримати діамант.

Пам’ятайте, що використання ШІ — це сучасний спосіб працювати розумніше, а не важче.

Висновки

Тепер ви знаєте, як працює Copilot for Microsoft 365 і як зробити так, щоб цей потужний помічник зі штучним інтелектом працював на вас. Крім того, з цієї статті ви дізналися про наступне.

• Ви можете використовувати Copilot в усіх програмах Microsoft 365.
• Copilot генерує відповіді, використовуючи інформацію вашої організації.
• Copilot має доступ до інформації організації на рівні його користувача.
• На відміну від інших ШІ технологій, Copilot перевіряє відповіді LLM.
• Ви можете додати ліцензії Copilot до чинних ліцензій Microsoft 365.
• З Copilot for Microsoft 365, ви стаєте менеджером ефективного працівника.
• Розпочати використання Copilot легко, і це варто зробити просто зараз.

Як бачите, майбутнє роботи зі смаком ШІ вже настало. Як прискорити роботу на своєму робочому місці за допомогою Copilot for Microsoft 365, дізнайтеся з Whitepaper від SoftwareOne.